DÉFINITIONS ET APPLICATION

Définitions

1   Les définitions qui suivent s'appliquent au présent règlement.

« agent d'accès à l'information et de protection de la vie privée » Personne à qui le responsable de l'organisme a délégué des attributions en vertu de l'article 81 de la Loi. ("access and privacy officer")

« Loi » La Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée. ("Act")

R.M. 165/2010; 138/2021

1.1   [Abrogé]

R.M. 157/2013; 207/2015

Application

1.2(1)   Pour l'application de l'alinéa 13(1.1)b) et du sous-alinéa 15(1)b)(ii) de la Loi, l'organisme public qui a des motifs raisonnables de croire qu'au moins deux personnes ont agi de concert en présentant une ou plusieurs demandes de communication peut les considérer comme étant associées.

1.2(2)   Lorsqu'il évalue si les auteurs de demandes ont agi de concert, l'organisme public prend en considération leur intérêt commun dans les renseignements demandés en tenant compte des éléments suivants :

a) l'identité des auteurs et toute relation connue entre eux;

b) les points communs des auteurs concernant leurs emplois;

c) les intérêts communs des auteurs, y compris leurs adhésions ou affiliations aux mêmes organismes ou entités ou à des organismes ou entités semblables.

R.M. 138/2021

COORDONNATEUR DE L'ACCÈS À L'INFORMATION ET DE LA PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE

Coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection de la vie privée

2(1)   Chaque organisme public nomme une personne à titre de coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection de la vie privée.

2(2)   Le coordonnateur est responsable :

a) de la réception des demandes de communication de documents;

b) de l'application quotidienne de la Loi pour le compte de l'organisme public.

R.M. 138/2021

DEMANDES DE COMMUNICATION

Demandes de communication

3(1)   Si possible, les personnes qui présentent une demande de communication conformément à l'article 8 de la Loi le font auprès du coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection de la vie privée à l'adresse de l'organisme public qu'indique le site www.gov.mb.ca/fippa/index.fr.html.

3(2)   L'organisme public fait en sorte que les demandes de communication qu'il reçoit soient frappées du timbre-dateur le jour de leur réception.

3(3)   L'organisme public qui est d'avis qu'il est nécessaire de vérifier l'identité de l'auteur de la demande ou de celle d'un tiers pour donner suite à la demande peut exiger que l'auteur fournisse des pièces d'identité suffisantes.

R.M. 165/2010; 138/2021

AVIS D'ATTEINTE À LA VIE PRIVÉE

Facteurs de risque de préjudice grave

3.1   Pour l'application du paragraphe 41.1(2) de la Loi, il est tenu compte des facteurs pertinents qui suivent pour établir s'il est raisonnable de s'attendre à ce que l'atteinte à la vie privée pose un risque réel de préjudice grave pour un particulier :

a) la nature confidentielle des renseignements personnels en cause;

b) la probabilité que les renseignements personnels soient utilisés pour causer un préjudice grave au particulier, compte tenu :

(i) de l'incident à l'origine de l'atteinte à la vie privée et notamment de l'existence ou non d'une preuve d'intention malveillante, par exemple un vol ou l'obtention d'un accès non autorisé à un système informatique,

(ii) du nombre de personnes qui ont accédé ou auraient accédé aux renseignements,

(iii) du fait que l'identité des personnes qui ont accédé ou auraient accédé aux renseignements est connue ou non,

(iv) de toute relation connue entre les personnes qui ont accédé ou auraient accédé aux renseignements et le particulier auquel les renseignements se rapportent, ainsi que de la nature de la relation,

(v) du fait que l'organisme public est ou non raisonnablement convaincu que la personne qui a accédé ou aurait accédé aux renseignements en a détruit les copies non autorisées et s'est engagée à ni utiliser ni communiquer ces renseignements,

(vi) de la durée écoulée depuis le moment où l'atteinte à la vie privée a d'abord eu lieu et de la durée pendant laquelle, en contravention avec la Loi, les renseignements ont pu être utilisés, communiqués, détruits ou modifiés ou dont l'accès a pu être obtenu,

(vii) du nombre de renseignements en cause,

(viii) du fait que les renseignements ont été récupérés ou non,

(ix) du fait que les renseignements ont été ou non convenablement chiffrés ou anonymisés ou étaient ou non autrement difficiles d'accès,

(x) du fait qu'un préjudice a été subi ou non;

c) les autres facteurs qui sont raisonnablement pertinents dans les circonstances.

R.M. 138/2021

Modalités de forme ou autres — avis remis directement aux particuliers

3.2(1)   L'avis d'atteinte à la vie privée qui est remis à un particulier conformément à l'article 41.1 de la Loi doit l'être par écrit et doit comporter :

a) une description des circonstances de l'atteinte à la vie privée;

b) la date à laquelle ou la période pendant laquelle l'atteinte à la vie privée a eu lieu ou aurait eu lieu;

c) le nom de l'organisme public de qui relevaient les renseignements personnels au moment où l'atteinte à la vie privée a eu lieu;

d) une description des renseignements personnels ayant fait l'objet de l'atteinte à la vie privée;

e) une description des mesures que l'organisme public a prises ou a l'intention de prendre à la date de l'avis en vue de :

(i) réduire le risque de préjudice que pose l'atteinte à la vie privée pour le particulier,

(ii) réduire le risque qu'une atteinte à la vie privée semblable se reproduise;

f) une description des mesures que peut prendre le particulier afin de réduire le risque de préjudice pouvant découler de l'atteinte à la vie privée ou d'atténuer le préjudice;

g) une déclaration attestant que l'ombudsman a été ou sera avisé de l'atteinte à la vie privée comme l'exige le paragraphe 41.1(4) de la Loi;

h) le nom et les coordonnées d'un cadre ou d'un employé de l'organisme public qui est en mesure de répondre aux questions concernant l'atteinte à la vie privée;

i) les autres renseignements que l'organisme public estime pertinents.

3.2(2)   S'il a des motifs raisonnables de croire que le délai nécessaire pour remettre l'avis écrit au particulier risque d'accroître considérablement le risque réel de préjudice grave pour ce dernier, l'organisme public peut lui donner l'avis verbalement, à condition, selon le cas :

a) au moment de le faire, qu'il consigne les renseignements fournis et la date à laquelle l'avis a été donné;

b) dans un délai raisonnable après l'avoir fait, qu'il remette l'avis par écrit conformément au paragraphe (1).

R.M. 138/2021

Avis remis indirectement

3.3(1)   En conformité avec l'alinéa 41.1(3)c) de la Loi, l'avis d'atteinte à la vie privée peut être remis indirectement à un ou plusieurs particuliers dans les circonstances suivantes :

a) l'organisme public a des motifs raisonnables de croire que l'atteinte à la vie privée pourrait entraîner un risque pour la santé ou la sécurité publique;

b) l'identité ou les coordonnées actuelles du ou des particuliers ne sont pas connues;

c) l'organisme public a des motifs raisonnables de croire que la remise de l'avis en conformité avec l'article 3.2, selon le cas :

(i) est peu pratique ou excessivement coûteuse en raison du grand nombre de particuliers ayant pu être touchés par l'atteinte à la vie privée,

(ii) pourrait menacer la santé physique ou mentale du ou des particuliers ou y nuire.

3.3(2)   L'avis visé au présent article, selon le cas :

a) est remis au moyen d'une communication publique ou d'une autre mesure semblable permettant vraisemblablement de joindre le ou les particuliers touchés et ne divulguant aucun renseignement permettant vraisemblablement de le ou les identifier;

b) dans le cas où l'atteinte à la vie privée risquerait vraisemblablement de menacer la santé physique ou mentale du destinataire ou d'y nuire, est remis par écrit au particulier qui fournit des soins au destinataire ou au particulier avec lequel le destinataire entretient des liens personnels étroits.

R.M. 138/2021

DROITS

Droits de recherche et de préparation

4(1)   L'auteur de la demande paie un droit de recherche et de préparation à l'organisme public lorsque celui-ci juge que la recherche et la préparation liées à la demande de communication prendra plus de deux heures.

4(2)   Le droit payable pour la recherche et la préparation est de 15 $ pour chaque demi-heure qui s'ajoute aux deux premières heures.

4(3)   Lorsqu'il calcule le temps de recherche et de préparation, l'organisme public tient compte du temps qu'il a fallu pour prélever des renseignements dans les documents pertinents en vertu du paragraphe 7(2) de la Loi. Est exclu toutefois du calcul le temps consacré :

a) à la transmission d'une demande de communication à un autre organisme public en vertu de l'article 16 de la Loi;

b) à l'estimation des droits en vertu de l'article 7;

c) à l'examen des documents pertinents afin que l'organisme détermine, avant le prélèvement de renseignements dans ceux-ci, si certaines exceptions à la communication s'appliquent ou non;

d) à la reproduction d'un document fourni à l'auteur de la demande;

e) à la fourniture de renseignements supplémentaires relatifs à un document en vertu du paragraphe 14(2) de la Loi.

R.M. 138/2021

Droits de copie

5(1)   L'auteur de la demande qui reçoit copie d'un document paie les droits de copie suivants à l'organisme public :

a) 20 cents la page pour les copies faites à l'aide d'une machine à photocopier ou d'une imprimante d'ordinateur;

b) 50 cents la page pour les copies produites à l'aide d'une imprimante pour microfilm;

c) les frais réels liés à tout autre mode de fourniture de copies.

5(2)   Malgré le paragraphe (1), la personne qui fait une demande de communication de renseignements la concernant n'est pas tenue de payer un droit de copie si le total de ce droit est inférieur à 10 $.

Droits relatifs à la programmation informatique et au traitement de données

6   Lorsque, pour faire suite à une demande de communication, l'organisme public doit utiliser une programmation informatique ou engage des frais de traitement de données, l'auteur de la demande paie à l'organisme :

a) 10 $ pour chaque période de quinze minutes de programmation ou de traitement de données effectué au sein de l'organisme;

b) le coût réel de la programmation ou du traitement de données effectué par un autre organisme.

R.M. 138/2021

Non-paiement des droits

7   L'auteur de la demande ne paie aucun droit :

a) lorsqu'il présente une demande de communication d'un document;

b) lorsqu'il utilise une liste de fichiers, une description de fichiers ou des documents semblables à ceux qu'utilisent les organismes publics pour déterminer, retrouver ou désigner des documents; un droit de 20 cents par page est toutefois exigible lorsqu'il demande une copie;

c) pour les frais de courrier ordinaire, à l'exception des frais de courrier par exprès dont il doit payer le coût réel.

R.M. 165/2010

ESTIMATION DES DROITS

Estimation des droits

8(1)   Les organismes publics, conformément au paragraphe 82(2) de la Loi, remettent aux auteurs des demandes une estimation des droits rédigée selon la formule 2 de l'annexe A lorsqu'ils jugent que, pour donner suite aux demandes :

a) soit la recherche et la préparation prendront vraisemblablement plus de deux heures;

b) soit des frais de programmation ou de traitement de données seront engagés.

8(2)   Après avoir reçu l'estimation des droits, l'auteur de la demande signe et renvoie à l'organisme public une copie de la formule 2 de l'annexe A accompagnée du paiement des droits estimatifs s'il désire toujours recevoir communication de documents.

8(3)   L'estimation des droits lie l'organisme public. De plus, si le coût réel de recherche et de préparation, de programmation informatique ou de traitement de données est inférieur à l'estimation, l'organisme rembourse la différence à l'auteur de la demande.

8(4)   L'organisme public rembourse à l'auteur de la demande le montant des droits estimatifs payés si sa demande est refusée en entier.

RENONCIATION AUX DROITS

Renonciation aux droits

9(1)   Le responsable d'un organisme public peut renoncer à la totalité ou à une partie des droits que l'auteur de la demande doit payer sous le régime du présent règlement si celui-ci lui en fait la demande et s'il est convaincu :

a) que le paiement des droits causerait à l'auteur de la demande des difficultés financières déraisonnables;

b) que la demande de communication se rapporte aux renseignements personnels de l'auteur de la demande et que la renonciation aux droits serait raisonnable et juste dans les circonstances;

c) que le document se rapporte à une question d'intérêt public touchant la santé publique, la sécurité ou l'environnement.

9(2)   Le responsable de l'organisme public informe par écrit l'auteur de la demande de la décision qu'il a prise concernant la renonciation aux droits, lorsque la demande de communication de documents est accordée ou avant qu'elle ne le soit.

9(3)   Dans le présent article, le responsable d'un organisme public qui est un ministère désigne le sous-ministre du ministère ou une personnne occupant un poste équivalent.

10   [Abrogé]

R.M. 138/2021

DÉSIGNATION

Désignation des organismes gouvernementaux

11   Les organismes indiqués à l'annexe B sont désignés à titre d'organismes gouvernementaux pour l'application de la Loi, sauf pour l'application de l'alinéa 75.1(1)e) et du paragraphe 76.3(1).

R.M. 138/2021

12   [Abrogé]

R.M. 165/2010

12.1   [Abrogé]

R.M. 23/2006; 165/2010

Désignation des organismes de soins de santé

12.2   Les organismes indiqués à l'annexe E sont désignés à titre d'organismes de soins de santé pour l'application de la Loi, sauf pour l'application de l'alinéa 75.1(1)e) et du paragraphe 76.3(1).

R.M. 8/2008; 138/2021

Désignation d'organismes d'administration locale

12.3   Les organismes indiqués à l'annexe F sont désignés à titre d'organismes d'administration locale pour l'application de la Loi.

R.M. 174/2012

13   [Abrogé]

R.M. 23/2006; 165/2010

ABROGATION ET ENTRÉE EN VIGUEUR

Abrogation

14   Le Règlement sur la communication de documents, R.M. 296/88, est abrogé.

Entrée en vigueur

15   Le présent règlement entre en vigueur le 4 mai 1998.

ANNEXE A

Formule 1[Abrogée] R.M. 138/2021

Formule 2Estimation des droits

Formule 3[Abrogée] R.M. 138/2021

ANNEXE B

(Article 11)

ORGANISMES GOUVERNEMENTAUX

Comité consultatif du Programme d'apprentissage à l'intention des Autochtones constitué par la Commission de l'apprentissage et de la qualification professionnelle

Commission de l'apprentissage et de la qualification professionnelle maintenue sous le régime de la Loi sur l'apprentissage et la qualification professionnelle

Conseil consultatif de gestion de la rivière Assiniboine constitué par le ministre de la Gestion des ressources hydriques

Commission de révision des brevets constituée sous le régime de la Loi sur l'administration scolaire

Offices des services à l'enfant et à la famille constitués sous le régime de la Loi sur les services à l'enfant et à la famille, à l'exception d'un bureau régional du ministère des Services à la famille et du Logement

Régies de services à l'enfant et à la famille constituées sous le régime de la Loi sur les régies de services à l'enfant et à la famille

Comité des compétences et de la formation en matière de garde d'enfants constitué sous le régime de la Loi sur la garde d'enfants

Comité d'étude des dossiers des soins de chiropratique constitué par le ministre des Services à la famille et du Logement

Comités de justice communautaire constitués par le ministre de la Justice

Comité consultatif de notification du public constitué par le ministre de la Justice

Comité d'étude des dossiers des soins dentaires constitué par le ministre des Services à la famille et du Logement

Comité de la protection des renseignements médicaux constitué sous le régime de la Loi sur les renseignements médicaux personnels

Comité consultatif des locateurs et des locataires constitué sous le régime de la Loi sur la location à usage d'habitation

Manitoba Community Services Council Inc.

Manitoba Games Council Inc.

Conseil manitobain de la recherche en matière de santé constitué sous le régime de la Loi sur le Conseil manitobain de la recherche en matière de santé

Bureau de logement du Manitoba constitué sous le régime de la Loi sur la Société d'habitation et de rénovation

Société de gestion des produits du Manitoba constituée sous le régime du Règlement sur la gestion des matériaux multiples (mesures provisoires) pris en application de la Loi sur la réduction du volume et de la production des déchets

Comité du prix du procureur général du Manitoba pour la sécurité des collectivités nommé par le ministre de la Justice

Comité provincial des évaluations constitué par le ministre de l'Éducation, de la Citoyenneté et de la Jeunesse

Comités consultatifs des métiers provinciaux constitués sous le régime de la Loi sur l'apprentissage et la qualification professionnelle

Sport Manitoba Inc.

Se prendre en main! Inc.

Commission d'appel des impôts et des taxes constituée sous le régime de la Loi sur la Commission d'appel des impôts et des taxes

Commission de réglementation des taxis maintenue sous le régime de la Loi sur les taxis

Comité sur la formation des enseignants et les brevets d'enseignement constitué par le ministre de l'Éducation, de la Citoyenneté et de la Jeunesse

Commission de gestion des pneus constituée sous le régime du Règlement sur la gestion des pneus pris en application de la Loi sur la réduction du volume et de la production des déchets

R.M. 95/98; 174/2003; 46/2004; 8/2008; 85/2017

ANNEXE C

[Abrogée]

R.M. 165/2010

ANNEXE D

[Abrogée]

R.M. 23/2006; 165/2010

ANNEXE E

(Article 12.2)

ORGANISMES DE SOINS DE SANTÉ

Action cancer Manitoba maintenue sous le régime de la Loi sur la Société Action cancer Manitoba

Regional Health Authorities of Manitoba, Inc.

Soins communs

R.M. 8/2008; 82/2018

ANNEXE F

(article 12.3)

ORGANISMES D'ADMINISTRATION LOCALE

Les conseils de police établis par les municipalités, y compris la ville de Winnipeg, sous le régime de la Loi sur les services de police.

R.M. 174/2012