Note : Les modifications rétroactives édictées après le 15 juin 2011 n’y figurent pas.
Pour savoir si une modification est rétroactive, consultez les dispositions
sur l’entrée en vigueur qui figurent à la fin de la loi modificative.
C.P.L.M. c. A132
Loi sur les archives et la tenue de dossiers
(Date de sanction : 6 juillet 2001)
Attendu :
que la préservation de documents ayant une valeur archivistique constitue un don unique et inestimable qui se transmet d'une génération de Manitobains à l'autre;
que le fait pour le gouvernement de bien assurer la tenue des dossiers renforce sa responsabilisation à l'endroit du public et permet aux Archives du Manitoba de préserver des documents gouvernementaux ayant une importance durable;
que certains documents d'organismes privés et de personnes, tels que les documents que la Compagnie de la Baie d'Hudson a établis depuis 1670 et qu'elle a donnés à la province, ont une valeur durable et que leur préservation par les Archives du Manitoba favorise l'enrichissement des connaissances,
SA MAJESTÉ, sur l'avis et avec le consentement de l'Assemblée législative du Manitoba, édicte :
DÉFINITIONS
Les définitions qui suivent s'appliquent à la présente loi.
« administration locale »
a) Division ou district scolaire établi sous le régime de la Loi sur les écoles publiques;
b) district d'administration locale;
c) conseil d'une collectivité que vise la Loi sur les affaires du Nord;
d) district d'aménagement établi sous le régime de la Loi sur l'aménagement du territoire;
e) district de conservation établi sous le régime de la Loi sur les districts de conservation;
f) tout autre organisme désigné dans les règlements. ("local authority")
« archives » Documents ayant une valeur archivistique :
a) qui sont des documents gouvernementaux que détient l'archiviste ou dont il est responsable après l'expiration du délai de conservation indiqué dans le calendrier des délais de conservation s'appliquant à ces documents;
b) qui sont des documents visés par les articles 10 à 14 et qui, en vertu d'un accord conclu avec l'archiviste :
(i) d'une part, ont été désignés à titre de documents ayant une valeur archivistique,
(ii) d'autre part, sont détenus par l'archiviste après l'expiration d'un délai de conservation;
c) qui sont des documents visés par l'article 15 et qui sont acquis par l'archiviste au nom du gouvernement. ("archival record")
« Archives » Les Archives du Manitoba mentionnées à l'article 2. ("archives")
« archiviste » L'archiviste du Manitoba mentionné à l'article 3. ("archivist")
« calendrier des délais de conservation » Plan officiel désignant des documents gouvernementaux, indiquant leurs délais de conservation et prévoyant leur élimination. ("records schedule")
« document » Information présentée sur quelque support que ce soit, notamment sur support électronique. La présente définition exclut les mécanismes et les systèmes servant à générer, à envoyer, à recevoir, à mettre en mémoire ou à traiter des documents électroniques. ("record")
« document ayant une valeur archivistique » Document ayant une importance durable pour le gouvernement ou la société, notamment un document :
a) portant sur le fondement juridique, l'origine, le développement, l'organisation ou les activités du gouvernement ou de ses institutions;
b) portant sur l'élaboration ou la mise en œuvre de lignes directrices du gouvernement;
c) portant sur l'histoire du Manitoba;
d) ayant une valeur historique. ("record of archival value")
« document gouvernemental » Document créé ou reçu par un organisme gouvernemental dans l'exercice de ses activités, ou au nom d'un tel organisme. La présente définition exclut :
a) les documents personnels ou de circonscription des ministres;
b) les documents de bibliothèque;
c) les artéfacts;
d) les documents que l'archiviste reçoit en vertu des articles 10 à 15. ("government record")
« électronique » Expression servant à qualifier un document créé, enregistré, transmis ou mis en mémoire sous forme numérique ou sous une autre forme intangible par des moyens électroniques, magnétiques ou optiques ou par d'autres moyens comparables. ("electronic")
« entité gouvernementale »
a) Ministère;
b) organisme gouvernemental;
c) Bureau du Conseil exécutif;
d) bureau d'un ministre. ("government body")
« juge en chef »
a) Dans le cas de la Cour d'appel, le juge en chef du Manitoba;
b) dans le cas de la Cour du Banc de la Reine, le juge en chef de ce tribunal;
c) dans le cas de la Cour provinciale, le juge en chef de ce tribunal. ("chief judge")
« ministère » Ministère, direction ou bureau du gouvernement provincial. ("department")
« ministre » Membre du Conseil exécutif. ("minister")
« ministre responsable » Le ministre que le lieutenant-gouverneur en conseil charge de l'application de la présente loi. ("responsible minister")
« municipalité » Municipalité maintenue ou constituée sous le régime de la Loi sur les municipalités. ("municipality")
« organisme gouvernemental »
a) Conseil, commission, association, bureau ou autre entité semblable, constitué ou non en personne morale, dont tous les membres ou tous ceux du conseil de direction ou d'administration sont nommés par une loi de la Législature ou par le lieutenant-gouverneur en conseil;
b) toute autre entité désignée dans les règlements. ("government agency")
« tribunal » La Cour d'appel, la Cour du Banc de la Reine ou la Cour provinciale. ("court")
ARCHIVES DU MANITOBA
Les Archives provinciales, autrefois appelées « Direction des archives et des documents publics », sont maintenues sous le nom « Archives du Manitoba ».
Les Archives sont dirigées par l'archiviste du Manitoba, nommé en vertu de la Loi sur la fonction publique.
Absence ou empêchement de l'archiviste
En cas d'absence ou d'empêchement de l'archiviste, ce dernier peut nommer une personne chargée d'exercer ses fonctions.
Les Archives ont pour mandat :
a) de désigner et de préserver les documents ayant une valeur archivistique à l'intention des générations actuelles et futures;
b) de promouvoir et de faciliter la bonne tenue des dossiers constitués de documents gouvernementaux afin que soient renforcées la gestion efficace du gouvernement et sa responsabilisation;
c) de publiciser l'existence des archives au moyen de campagnes publicitaires, de publications, d'expositions ou de prêts et de faciliter l'accès aux archives, en conformité avec les droits d'accès prévus en droit, par des dispositions législatives ou par les conditions d'un accord;
d) d'encourager d'autres organismes à bien tenir les dossiers et de leur fournir de l'aide à cette fin;
e) d'encourager et d'appuyer les activités archivistiques et d'aider les personnes ou organismes qui œuvrent dans ce domaine.
Directives du ministre responsable
Le ministre responsable peut donner à l'archiviste des directives qui sont compatibles avec les dispositions de la présente loi et qui portent sur l'exercice des attributions qui lui sont conférées en vertu de celle-ci.
ATTRIBUTIONS DE L'ARCHIVISTE
L'archiviste est chargé :
a) de la protection et de la gestion des archives et des autres documents qu'il détient ou dont il a la responsabilité;
b) de faciliter l'accès aux archives conformément aux droits d'accès prévus en droit, par des dispositions législatives ou par les conditions d'un accord.
Obligations de l'archiviste à l'égard des documents gouvernementaux
En ce qui concerne les documents gouvernementaux, l'archiviste :
a) établit des lignes directrices et des normes pour la tenue des dossiers, notamment pour la création, la désignation, le maintien, l'élimination, la garde et la protection des documents;
b) établit des normes et des lignes directrices en ce qui a trait aux formalités à suivre lorsque des documents doivent être conservés ou préservés sous une forme ou sur un support autre que celui qui existait à l'origine;
c) désigne les documents ayant une valeur archivistique de concert avec l'entité gouvernementale qui a créé ou reçu les documents ou au nom de laquelle ils ont été créés ou reçus;
d) élabore la marche à suivre visant les calendriers des délais de conservation et établit les formules qui s'y rapportent;
e) approuve les calendriers des délais de conservation;
f) s'acquitte de ses attributions en ce qui a trait aux calendriers des délais de conservation approuvés en vertu de la présente loi;
g) préserve et protège les archives :
(i) en les détenant,
(ii) en prenant des arrangements avec l'entité gouvernementale qui a créé ou reçu les documents ou au nom de laquelle ils ont été créés ou reçus afin de continuer à les détenir, à les préserver et à les protéger conformément aux normes et aux exigences qu'il a établies,
(iii) en prenant les autres arrangements que l'archiviste juge indiqués pour protéger les documents.
Installations d'entreposage et services
L'archiviste peut fournir aux entités gouvernementales une installation d'entreposage ainsi que des services liés à la tenue des dossiers.
L'archiviste peut conclure avec le juge en chef d'un tribunal un accord au sujet des documents de ce tribunal. L'accord peut notamment prévoir :
a) l'obtention par le tribunal de conseils sur la tenue des dossiers;
b) l'élaboration d'un plan de conservation et d'élimination des documents par l'archiviste;
c) la prestation de services d'entreposage et de tenue des dossiers;
d) la préservation et la protection des archives.
Documents de l'Assemblée et de ses fonctionnaires
L'archiviste peut conclure avec le président de l'Assemblée législative, le greffier de l'Assemblée législative, le directeur général des élections, l'ombudsman, le protecteur des enfants ou le vérificateur provincial un accord au sujet des documents de l'Assemblée ou du fonctionnaire en question. L'accord peut porter sur les points mentionnés aux alinéas 10a) à d).
L'archiviste peut conclure avec une municipalité un accord au sujet des documents de celle-ci. L'accord peut notamment prévoir :
a) l'obtention par la municipalité de conseils sur la tenue des dossiers;
b) la conclusion avec la municipalité d'arrangements, compatibles avec les règlements de la Loi sur les municipalités, sur la conservation et l'élimination de ses documents;
c) la préservation et la protection de documents ayant une valeur archivistique.
Documents des administrations locales
L'archiviste peut conclure avec une administration locale un accord au sujet des documents de celle-ci. L'accord peut notamment prévoir :
a) l'obtention par l'administration locale de conseils sur la tenue des dossiers;
b) l'apport d'aide à l'administration locale lorsqu'elle élabore ses propres plans de conservation et d'élimination des documents;
c) la préservation et la protection de documents ayant une valeur archivistique.
Documents des offices des services à l'enfant et à la famille
L'archiviste peut conclure avec un office des services à l'enfant et à la famille créé en vertu de la Loi sur les services à l'enfant et à la famille un accord au sujet des documents que cet office établit ou reçoit aux fins de l'exercice des attributions que cette loi ou la Loi sur l'adoption lui confère. L'accord peut notamment prévoir :
a) l'obtention par l'office de conseils sur la tenue des dossiers;
b) l'apport d'aide à l'office lorsqu'il s'acquitte de ses responsabilités en matière de conservation, d'entreposage et de destruction de documents, conformément aux règlements de la Loi sur les services à l'enfant et à la famille ou de la Loi sur l'adoption;
c) la préservation et la protection de documents ayant une valeur archivistique.
Documents des organismes privés et des personnes
L'archiviste peut conclure avec un organisme privé ou une personne un accord au sujet des documents de cet organisme ou de cette personne. L'accord peut notamment prévoir :
a) l'obtention par l'organisme ou la personne de conseils sur la tenue des dossiers;
b) la conclusion d'arrangements sur la détermination de la valeur archivistique des documents et sur la préservation ainsi que la protection de ces documents;
c) l'acquisition, notamment par don, legs ou achat, de documents ayant une valeur archivistique au nom du gouvernement et :
(i) leur préservation ainsi que leur protection,
(ii) la facilitation de leur accès en conformité avec les conditions de l'accord.
Documents n'ayant plus une valeur archivistique
Sous réserve des conditions des accords conclus, l'archiviste peut prendre les dispositions qui suivent à l'égard des documents d'organismes privés ou de personnes qui, selon lui, n'ont plus une valeur archivistique pour les Archives :
a) remettre les documents aux organismes privés ou aux personnes dont ils provenaient;
b) remettre les documents à d'autres archives, personnes ou organismes;
c) dans des circonstances exceptionnelles, détruire les documents.
L'archiviste peut accomplir les autres actes qu'il juge nécessaires ou utiles à l'application de la Loi.
CALENDRIERS DES DÉLAIS DE CONSERVATION
Établissement des calendriers des délais de conservation
De concert avec l'archiviste, les entités gouvernementales établissent un ou plusieurs calendriers des délais de conservation à l'égard des documents gouvernementaux qu'elles détiennent ou dont elles sont responsables, conformément à la présente loi ainsi qu'aux normes et aux lignes directrices qu'a établies l'archiviste.
Les calendriers des délais de conservation revêtent la forme qu'établit l'archiviste. Par ailleurs, ils :
a) désignent et décrivent les documents gouvernementaux qu'ils visent;
b) indiquent la période de conservation des documents et la forme ou le support utilisé pour leur conservation, compte tenu des exigences s'appliquant à la vérification, des exigences à respecter sur le plan juridique, administratif et financier ainsi que de la nécessité de responsabiliser le gouvernement à l'endroit du public;
c) désignent les documents qui ont une valeur archivistique et la forme ou le support à utiliser pour leur conservation;
d) précisent, en ce qui concerne les documents qui n'ont pas été désignés à titre de documents ayant une valeur archivistique, s'ils peuvent être détruits après la période de conservation prévue;
e) précisent, si des documents ayant une valeur archivistique ont été désignés, les arrangements pris pour leur préservation et leur protection en vertu de l'alinéa 8g);
f) fournissent, au sujet des documents, les autres renseignements que l'archiviste juge nécessaires à leur conservation et à leur gestion.
S'il juge qu'il y a lieu d'inclure les documents de deux ou de plusieurs entités gouvernementales dans un seul calendrier des délais de conservation, l'archiviste peut :
a) ordonner que le calendrier porte sur les documents de deux ou de plusieurs entités gouvernementales;
b) déterminer quelle entité gouvernementale sera chargée de l'établissement du calendrier et de sa présentation pour approbation.
Approbation des calendriers des délais de conservation
Les entités gouvernementales présentent à l'archiviste, pour approbation, leurs projets de calendriers des délais de conservation.
L'archiviste peut, s'il l'estime indiqué, consulter d'autres représentants lorsqu'il examine les calendriers des délais de conservation qui lui ont été présentés pour approbation.
Révision ou remplacement des calendriers
S'il y a lieu, les calendriers des délais de conservation peuvent être révisés ou remplacés par de nouveaux calendriers, auquel cas les dispositions de la présente loi s'appliquent avec les adaptations nécessaires.
Obligation des entités gouvernementales concernant le respect des calendriers
Les entités gouvernementales conservent et éliminent les documents gouvernementaux conformément aux calendriers des délais de conservation approuvés.
Obligation des entités gouvernementales concernant les archives
En ce qui concerne les documents gouvernementaux qui sont des archives, les entités gouvernementales prennent toutes les mesures voulues pour que soient respectés les arrangements conclus en vertu du sous-alinéa 8g)(ii) ou (iii).
Obligation concernant la vente d'organismes gouvernementaux constitués en personnes morales
Le ministre responsable d'un organisme gouvernemental constitué en personne morale qui doit être vendu ou aliéné autrement fait en sorte que l'accord de vente ou d'aliénation prévoie le transfert à l'archiviste, au nom du gouvernement, jusqu'à la date de l'opération en question, des documents de cet organisme :
a) qui sont désignés à titre de documents ayant une valeur archivistique dans un calendrier des délais de conservation approuvé;
b) dont les acheteurs n'ont pas besoin pour les activités courantes de l'organisme.
DISPOSITIONS DIVERSES
Dans le présent article, « instrument des bureaux des titres fonciers » s'entend d'un document gouvernemental qui est :
a) un instrument au sens de la Loi sur les biens réels;
b) un instrument au sens de la Loi sur l'enregistrement foncier, y compris un livre ou un registre.
Garde et admissibilité des instruments
Les instruments des bureaux des titres fonciers qui se trouvent aux Archives :
a) sont réputés être conservés par les registraires de district;
b) demeurent admissibles en preuve devant les tribunaux;
c) sont traités en vertu des dispositions de la Loi sur les biens réels ou de la Loi sur l'enregistrement foncier, selon le cas.
L'archiviste peut, à l'égard des instruments des bureaux des titres fonciers :
a) fournir des conseils aux registraires de district au sujet de la tenue des dossiers;
b) aider les registraires de district à s'acquitter des responsabilités que leur confère la Loi sur les biens réels ou la Loi sur l'enregistrement foncier pour ce qui est de la conservation, de l'entreposage, de la préservation et de la destruction des instruments.
Documents régis par la Loi sur la gestion des finances publiques
Si la conservation et la destruction de documents gouvernementaux sont régies par un règlement de la Loi sur la gestion des finances publiques :
a) ces documents sont traités en conformité avec les dispositions de cette loi et de ce règlement;
b) l'archiviste peut aider le ministre des Finances à appliquer les dispositions de cette loi et de ce règlement en ce qui concerne ces documents.
Les copies de documents que détient l'archiviste, qui sont faites sur un support quelconque par quelque procédé que ce soit et qu'il certifie conformes :
a) sont réputées, sauf preuve contraire, être authentiques et exactes sans qu'il soit nécessaire de prouver la nomination de l'archiviste ou l'authenticité de sa signature;
b) sont admissibles en preuve aux fins auxquelles les originaux l'auraient été.
L'archiviste peut déléguer aux employés des Archives le pouvoir de certifier des copies délivrées en vertu du paragraphe (1).
Admissibilité des copies en preuve
Sont admissibles en preuve, aux fins auxquelles les originaux l'auraient été, les copies de documents gouvernementaux détruits qui ont été préservées sur un autre support et qui, selon l'attestation de l'archiviste, du ministre ou d'un représentant de l'entité gouvernementale qui les détient, ont été faites sur l'autre support en conformité avec les normes et les lignes directrices de l'archiviste ou une pratique établie.
Restitution de documents gouvernementaux
Les poursuites visant l'obtention d'une ordonnance de restitution d'un document gouvernemental, ou d'un document acquis par l'archiviste au nom du gouvernement, dont le gouvernement ou les Archives sont illégalement privés sont intentées au nom de la Couronne et peuvent être engagées par avis de requête devant la Cour du Banc de la Reine.
Interdiction s'appliquant aux documents gouvernementaux
Sous réserve des calendriers des délais de conservation approuvés en vertu de la présente loi, nul ne peut détruire ou endommager un document gouvernemental, y effacer ou y enlever des renseignements, le rendre illisible, le retirer de l'endroit où il se trouve, le dissimuler ou ordonner ou conseiller à une personne de commettre ces actes ou faire en sorte qu'elle les commette, et ce, dans le but d'empêcher le gouvernement, une entité gouvernementale ou les Archives de le détenir, d'en avoir la responsabilité, de l'utiliser ou d'y avoir accès.
28(2) Le paragraphe (1) ne s'applique pas aux personnes qui conservent ou détruisent un document gouvernemental conformément à :
a) la Loi sur la gestion des finances publiques ou à ses règlements;
b) la Loi sur les biens réels ou la Loi sur l'enregistrement foncier;
c) un texte du gouvernement fédéral.
Commet une infraction et encourt, sur déclaration de culpabilité par procédure sommaire, une amende maximale de 50 000 $ quiconque contrevient au paragraphe (1).
Les poursuites visant une infraction au paragraphe (1) se prescrivent par deux ans à compter de la date à laquelle elle aurait été commise.
Saisie et traitement de renseignements
Sous réserve du paragraphe (2), les personnes qui ne sont ni des employés ni des mandataires d'une entité gouvernementale peuvent saisir ou traiter les renseignements que l'entité gouvernementale produit ou reçoit. La transmission de ces renseignements à ces personnes ne constitue pas une contravention à une loi ni à un règlement.
Confidentialité des renseignements
Si des personnes qui ne sont ni des employés ni des mandataires de l'entité gouvernementale ont l'intention de saisir ou de traiter les renseignements que vise le paragraphe (1), les accords autorisant la saisie ou le traitement de ces renseignements contiennent des clauses garantissant leur confidentialité.
Les personnes qui saisissent ou traitent les renseignements que vise le paragraphe (1) sans l'autorisation voulue ou qui divulguent intentionnellement ou par négligence des renseignements personnels au sens de la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée commettent une infraction et encourent, sur déclaration de culpabilité par procédure sommaire :
a) une amende maximale de 5 000 $ et un emprisonnement maximal de six mois, ou l'une de ces peines, dans le cas d'un particulier;
b) une amende maximale de 25 000 $, dans le cas d'une personne morale.
Responsabilité des administrateurs de personnes morales
Si une personne morale est déclarée coupable d'une infraction visée au paragraphe (3), ceux de ses dirigeants, administrateurs, employés ou mandataires qui l'ont autorisée, ou qui y ont consenti ou participé, commettent également une infraction et encourent la peine prévue à l'alinéa (3)a).
Les poursuites visant une infraction au paragraphe (3) se prescrivent par deux ans à compter de la date à laquelle elle aurait été commise.
Le lieutenant-gouverneur en conseil peut, par règlement :
a) désigner des conseils, des commissions, des corporations, des associations, des organismes ou d'autres entités à titre d'organismes gouvernementaux ou d'administrations locales;
b) prendre des mesures concernant les droits à payer en vertu de la présente loi et prévoir les circonstances dans lesquelles il peut être renoncé en tout ou en partie à leur paiement;
c) définir des termes ou des expressions qui sont utilisés dans la présente loi mais qui n'y sont pas définis;
d) prendre toute autre mesure nécessaire ou utile à l'application de la présente loi.
DISPOSITIONS TRANSITOIRES
La personne qui exerçait les fonctions d'archiviste provincial juste avant l'entrée en vigueur de la présente loi est maintenue au poste d'archiviste du Manitoba jusqu'à ce qu'elle cesse d'exercer ces fonctions.
Dans les proclamations, lois, règlements, décrets, accords ou autres documents :
a) toute mention de l'« archiviste provincial » est remplacée par une mention de l'« archiviste du Manitoba »;
b) toute mention des « Archives provinciales » ou de la « Direction des archives et des documents publics » est remplacée par une mention des « Archives du Manitoba ».
Documents conservés par les Archives du Manitoba
Les documents que détenaient les Archives provinciales ou la Direction des archives et des documents publics ou qui étaient sous leur responsabilité juste avant l'entrée en vigueur de la présente loi sont, au moment de l'entrée en vigueur de celle-ci, réputés être détenus par les Archives du Manitoba ou être sous leur responsabilité, sous réserve des conditions des accords qui visaient ces documents à ce moment-là.
Calendriers approuvés sous le régime de l'ancienne loi
Les nomenclatures qui visent des documents publics, qui sont prévues à la partie II de la Loi sur la bibliothèque de l'Assemblée législative et qui étaient en vigueur la veille de l'entrée en vigueur de la présente loi, sont réputées être des calendriers des délais de conservation approuvés en vertu de celle-ci.
NOTE : Les modifications corrélatives que contenaient les articles 32 et 33 ont été intégrées aux lois auxquelles elles s'appliquaient.
NOTE : L'article 34 contient les modifications corrélatives apportées à la Loi modifiant la Loi sur la Cour provinciale et modifications corrélatives, c. 42 des L.M. 1997 et qui ne sont pas en vigueur au 28 février 2003.
NOTE : Les modifications corrélatives que contenait l'article 35 ont été intégrées à la Loi électorale, loi à laquelle elles s'appliquaient.
NOTE : L'article 36 contient les modifications corrélatives apportées à la Loi sur le commerce et l'information électroniques, modifiant la Loi sur la protection du consommateur et la Loi sur la preuve au Manitoba, c. 32 des L.M. 2000 et qui ne sont pas en vigueur au 28 février 2003.
NOTE : Les modifications corrélatives que contenaient les articles 37 à 41 ont été intégrées aux lois auxquelles elles s'appliquaient.
CODIFICATION PERMANENTE ET ENTRÉE EN VIGUEUR
42 La présente loi peut être citée sous le titre : Loi sur les archives et la tenue de dossiers. Elle constitue le chapitre A132 de la Codification permanente des lois du Manitoba.
La présente loi, à l'exception des articles 34 et 36, entre en vigueur à la date fixée par proclamation.
Entrée en vigueur de l'article 34
L'article 34 entre en vigueur à la date d'entrée en vigueur de la Loi modifiant la Loi sur la Cour provinciale et modifications corrélatives, chapitre 42 des L.M. 1997.
Entrée en vigueur de l'article 36
L'article 36 entre en vigueur à la plus éloignée des dates suivantes :
a) la date d'entrée en vigueur de l'article 15 de la Loi sur le commerce et l'information électroniques, modifiant la Loi sur la protection du consommateur et la Loi sur la preuve au Manitoba, chapitre 32 des L.M. 2000;
b) la date d'entrée en vigueur de la présente loi.
NOTE : Le chapitre 35 des L.M. 2001, sauf les articles 34 et 36, est entré en vigueur par proclamation le 15 février 2003.