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Last amendment included: M.R. 146/2021

 
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Amendments
Amendment Title Registered Published
146/2021 Personal Health Information Regulation, amendment 17 Dec. 2021 17 Dec. 2021
89/2018 Personal Health Information Regulation, amendment 2 Aug. 2018 3 Aug. 2018
282/2014 Personal Health Information Regulation, amendment 15 Dec. 2014 16 Dec. 2014
99/2012 Personal Health Information Regulation, amendment 3 Aug. 2012 18 Aug. 2012
38/2010 Personal Health Information Regulation, amendment 26 Mar. 2010 3 Apr. 2010
142/2005 Personal Health Information Regulation, amendment 30 Sept. 2005 15 Oct. 2005
70/2004 Personal Health Information Regulation, amendment 11 May 2004 22 May 2004
64/2003 Personal Health Information Regulation, amendment 21 Mar. 2003 5 Apr. 2003
90/2001 Personal Health Information Regulation, amendment 22 June 2001 7 July 2001
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Personal Health Information Regulation, M.R. 245/97

Règlement sur les renseignements médicaux personnels, R.M. 245/97

The Personal Health Information Act, C.C.S.M. c. P33.5

Loi sur les renseignements médicaux personnels, c. P33.5 de la C.P.L.M.


Regulation  245/97
Registered December 11, 1997

bilingual version (HTML)

Règlement  245/97
Date d'enregistrement : le 11 décembre 1997

version bilingue (HTML)
Definitions

1   In this regulation,

"Act" means The Personal Health Information Act; (« Loi »)

"agent", in relation to a trustee, includes,

(a) if the trustee is a corporation, an officer or director of the corporation, and

(b) a student or volunteer; (« mandataire »)

"record of user activity" means a record about access to personal health information maintained on an electronic information system, which identifies the following:

(a) individuals whose personal health information has been accessed,

(b) persons who accessed personal health information,

(c) when personal health information was accessed,

(d) the electronic information system or component of the system in which personal health information was accessed,

(e) whether personal health information that has been accessed is subsequently disclosed under section 22 of the Act; (« document concernant l'activité des utilisateurs »)

"removable electronic storage media" includes diskettes, magnetic tape, CD ROMs, disk drives and laser disks; (« supports électroniques amovibles »)

"Research Manitoba" means Research Manitoba, as continued under The Research Manitoba Act; (« Société Recherche Manitoba »)

"use", in relation to personal health information, includes processing, reproduction, transmission and transportation of information. (« utilisation »)

M.R. 64/2003; 142/2005; 146/2021

Définitions

1   Les définitions qui suivent s'appliquent au présent règlement.

« document concernant l'activité des utilisateurs » Document qui concerne l'accès aux renseignements médicaux personnels maintenus dans un système d'information électronique et qui indique :

a) les particuliers dont les renseignements médicaux personnels ont été consultés;

b) les personnes qui ont eu accès aux renseignements médicaux personnels;

c) le moment où les renseignements médicaux personnels ont été consultés;

d) le système d'information électronique ou l'élément du système dans lequel les renseignements médicaux personnels ont été consultés;

e) si les renseignements médicaux personnels qui ont été consultés sont communiqués ultérieurement en vertu de l'article 22 de la Loi. ("record of user activity")

« Loi » La Loi sur les renseignements médicaux personnels. ("Act")

« mandataire » Sont assimilés au mandataire d'un dépositaire :

a) si celui-ci est une personne morale, ses dirigeants et ses administrateurs;

b) les étudiants et les bénévoles. ("agent")

« Société Recherche Manitoba » La Société Recherche Manitoba maintenue sous le régime de la Loi sur la Société Recherche Manitoba. ("Research Manitoba")

« supports électroniques amovibles » Sont compris parmi les supports électroniques amovibles les disquettes, les rubans magnétiques, les CD-ROM, les lecteurs de disque et les disques à lecture laser. ("removable electronic storage media")

« utilisation » S'entend notamment du traitement, de la reproduction, de la transmission et du transport de renseignements médicaux personnels. ("use")

R.M. 64/2003; 142/2005; 146/2021

Specified public bodies

1.1   The following are specified public bodies for the purpose of clauses 22(2)(h) and (2.1)(d) of the Act:

(a) every regional health authority established or continued under The Regional Health Authorities Act;

(b) Shared Health Inc.

M.R. 64/2003; 70/2004; 38/2010; 89/2018

Organismes publics

1.1   Pour l'application des alinéas 22(2)h) et (2.1)d) de la Loi, sont désignés à titre d'organismes publics :

a) les offices régionaux de la santé constitués ou prorogés sous le régime de la Loi sur les offices régionaux de la santé;

b) Soins communs.

R.M. 64/2003; 70/2004; 38/2010; 89/2018

Designation of health professionals

1.2   The following classes of persons are designated as health professionals for the purpose of the Act:

(a) persons registered or eligible for registration under The Manitoba Institute of Registered Social Workers Incorporation Act;

(b) persons registered or eligible for registration under The Manitoba Speech and Hearing Association Act;

(c) persons registered or eligible for registration with the Massage Therapy Association of Manitoba Inc.;

(c.1) persons licensed to operate a business as a massage therapist under the City of Thompson Business Licensing By-Law No. 1677-2002 or any other municipal by-law of similar intent;

(d) persons certified or eligible for certification as orthotists by the Canadian Board of Certification of Prosthetists and Orthotists;

(e) persons certified or eligible for certification as prosthetists by the Canadian Board of Certification of Prosthetists and Orthotists.

M.R. 64/2003; 38/2010

Désignation de professionnels de la santé

1.2   Les catégories de personnes suivantes sont désignées à titre de professionnels de la santé pour l'application de la Loi :

a) les personnes inscrites en vertu de la Loi constituant en corporation « The Manitoba Institute of Registered Social Workers » ou pouvant l'être;

b) les personnes inscrites en vertu de la Loi sur l'Association des orthophonistes et des audiologistes du Manitoba ou pouvant l'être;

c) les personnes inscrites auprès de la Massage Therapy Association of Manitoba Inc. ou pouvant l'être;

c.1) les personnes autorisées à exploiter une entreprise à titre de massothérapeutes en vertu du règlement no 1677-2002 de la ville de Thompson ou de tout autre règlement municipal ayant le même objet;

d) les personnes certifiées à titre d'orthésistes par le Conseil canadien de la certification des prothésistes et orthésistes ou pouvant l'être;

e) les personnes certifiées à titre de prothésistes par le Conseil canadien de la certification des prothésistes et orthésistes ou pouvant l'être.

R.M. 64/2003; 38/2010

Designation of health care facilities

1.3   The facilities set out in Schedule A are designated as health care facilities for the purpose of the Act.

M.R. 64/2003; 142/2005

Désignation d'établissements de soins de santé

1.3   Les établissements mentionnés à l'annexe A sont désignés à titre d'établissements de soins de santé pour l'application de la Loi.

R.M. 64/2003; 142/2005

Notice of right to access information

1.4(1)   For the purpose of section 9.1 of the Act, a trustee must use a sign, poster, brochure or other similar type of notice to inform individuals.

Avis concernant le droit d'accès à l'information

1.4(1)   Pour l'application de l'article 9.1 de la Loi, le dépositaire se sert d'enseignes, d'affiches, de dépliants ou d'autres types d'avis afin d'informer les particuliers.

1.4(2)   The notice must

(a) set out the information clearly in a manner that the individual can reasonably be expected to understand;

(b) state that the individual has a right to examine and receive a copy of his or her personal health information; and

(c) state that the individual has a right to authorize another person to examine and receive a copy of the information.

1.4(2)   L'avis :

a) présente clairement les renseignements de manière à ce que le particulier puisse vraisemblablement les comprendre;

b) indique que le particulier a le droit d'examiner et de recevoir une copie de ses renseignements médicaux personnels;

c) indique que le particulier a le droit d'autoriser une autre personne à examiner et à recevoir une copie de tels renseignements.

1.4(3)   The notice may also contain other information about the trustee's practices and procedures relating to personal health information, including information about the trustee's collection practices required by section 15 of the Act.

1.4(3)   L'avis peut également comprendre d'autres renseignements portant sur les pratiques du dépositaire à l'égard des renseignements médicaux personnels, notamment des renseignements concernant les pratiques en matière de collecte visées à l'article 15 de la Loi.

1.4(4)   The notice must be prominently displayed in as many locations and in such numbers as the trustee reasonably considers adequate to ensure that the information is likely to come to the individuals' attention.

M.R. 38/2010

1.4(4)   Le dépositaire veille à ce que l'affichage se fasse de manière à ce que le particulier soit susceptible de prendre connaissance des avis.

R.M. 38/2010

Written security policy and procedures

2   A trustee shall establish and comply with a written policy and procedures containing the following:

(a) provisions for the security of personal health information during its collection, use, disclosure, storage, and destruction, including measures

(i) to ensure the security of the personal health information when a record of the information is removed from a secure designated area, and

(ii) to ensure the security of personal health information in electronic form when the computer hardware or removable electronic storage media on which it has been recorded is being disposed of or used for another purpose;

(b) provisions for the recording of security breaches;

(c) corrective procedures to address security breaches.

Directives écrites

2   Le dépositaire établit des directives écrites qu'il observe et qui contiennent :

a) des dispositions pour la sécurité des renseignements médicaux personnels au cours de leur collecte, de leur utilisation, de leur communication, de leur stockage et de leur destruction, notamment des mesures :

(i) garantissant la sécurité des renseignements si un document les contenant est retiré d'un lieu désigné d'accès réservé,

(ii) garantissant la sécurité des renseignements sous forme électronique si le matériel informatique ou les supports électroniques amovibles servant à leur consignation sont utilisés à une autre fin ou qu'il en soit disposé;

b) des dispositions prévoyant la consignation des atteintes à la sécurité des renseignements;

c) des mesures correctrices visant à remédier aux atteintes à la sécurité des renseignements.

Access restrictions and other precautions

3   A trustee shall

(a) ensure that personal health information is maintained in a designated area or areas and is subject to appropriate security safeguards;

(b) limit physical access to designated areas containing personal health information to authorized persons;

(c) take reasonable precautions to protect personal health information from fire, theft, vandalism, deterioration, accidental destruction or loss and other hazards; and

(d) ensure that removable media used to record personal health information is stored securely when not in use.

Restriction d'accès et autres précautions

3   Le dépositaire :

a) fait en sorte que les renseignements médicaux personnels soient maintenus dans un ou des lieux désignés et fassent l'objet de mesures de protection appropriées;

b) limite l'accès aux lieux désignés où se trouvent des renseignements médicaux personnels aux personnes autorisées;

c) prend les précautions voulues pour protéger les renseignements médicaux personnels contre le feu, le vol, le vandalisme, la détérioration, la destruction ou la perte accidentelle et d'autres dangers;

d) fait en sorte que les supports électroniques amovibles servant à consigner les renseignements médicaux personnels soient gardés en lieu sûr lorsqu'ils ne sont pas utilisés.

Additional safeguards for electronic health information systems

4(1)   In accordance with guidelines set by the minister, a trustee shall create and maintain, or have created and maintained, a record of user activity for any electronic information system it uses to maintain personal health information.

Protection supplémentaire des systèmes d'information électronique en matière de santé

4(1)   Conformément aux directives du ministre, le dépositaire établit et conserve ou fait établir et conserver un document concernant l'activité des utilisateurs pour tout système d'information électronique qu'il utilise afin de maintenir des renseignements médicaux personnels.

4(2)   A record of user activity may be generated manually or electronically.

4(2)   Les documents concernant l'activité des utilisateurs peuvent être générés manuellement ou électroniquement.

4(3)   In the following circumstances, a record of user activity is not required under this section:

(a) if personal health information is demographic or eligibility information listed in Schedule B, or is information that qualifies or further describes information listed in Schedule B;

(b) if personal health information is disclosed under the authority of clause 22(2)(h) of the Act (disclosure to a computerized health information network) in a routine and documented transmission from one electronic information system to another;

(c) if personal health information is accessed or disclosed while a trustee is generating, distributing or receiving a statistical report, as long as the trustee

(i) maintains a record of the persons authorized to generate, distribute and receive such reports, and

(ii) regularly reviews the authorizations.

4(3)   Aucun document concernant l'activité des utilisateurs n'est nécessaire sous le régime du présent article dans les cas suivants :

a) les renseignements médicaux personnels sont des données ou des renseignements énumérés à l'annexe B ou limitent ou précisent ces données ou ces renseignements;

b) les renseignements médicaux personnels sont communiqués en vertu de l'alinéa 22(2)h) de la Loi dans le cadre d'une transmission courante et documentée d'un système d'information électronique à un autre;

c) les renseignements médicaux personnels sont consultés ou communiqués pendant qu'un dépositaire génère, distribue ou reçoit un rapport statistique, pour autant que le dépositaire :

(i) conserve un document concernant les personnes autorisées à générer, à distribuer et à recevoir un tel rapport,

(ii) revoit régulièrement les autorisations.

4(4)   A trustee shall audit records of user activity to detect security breaches, in accordance with guidelines set by the minister.

4(4)   Conformément aux directives du ministre, le dépositaire examine les documents concernant l'activité des utilisateurs afin de déceler les atteintes à la sécurité.

4(5)   A trustee shall maintain a record of user activity for at least three years.

4(5)   Le dépositaire conserve les documents concernant l'activité des utilisateurs pendant une période minimale de trois ans.

4(6)   A trustee shall ensure that at least one audit of a record of user activity is conducted before the record is destroyed.

M.R. 90/2001; 142/2005

4(6)   Le dépositaire fait en sorte que les documents concernant l'activité des utilisateurs soient examinés au moins une fois avant d'être détruits.

R.M. 90/2001; 142/2005

Authorized access for employees and agents

5   A trustee shall, for each of its employees and agents, determine the personal health information that he or she is authorized to access.

Accès autorisé

5   Le dépositaire détermine les renseignements médicaux personnels auxquels chacun de ses employés et mandataires a accès.

Orientation and training for employees

6   A trustee shall provide orientation and ongoing training for its employees and agents about the trustee's policy and procedures referred to in section 2.

Orientation et formation des employés

6   Le dépositaire donne des sessions d'orientation et une formation continue à ses employés et à ses mandataires au sujet des directives que vise l'article 2.

Pledge of confidentiality for employees

7   A trustee shall ensure that each employee and agent signs a pledge of confidentiality that includes an acknowledgment that he or she is bound by the policy and procedures referred to in section 2 and is aware of the consequences of breaching them.

Confidentialité

7   Le dépositaire fait en sorte que ses employés et mandataires signent une promesse de confidentialité dans laquelle ils reconnaissent être liés par les directives que vise l'article 2 et déclarent être au courant des conséquences que comporte leur inobservation.

Audit

8(1)   A trustee shall conduct an audit of its security safeguards at least every two years.

Vérification

8(1)   Le dépositaire vérifie les mesures de protection qu'il a prises au moins une fois tous les deux ans.

8(2)   If an audit identifies deficiencies in the trustee's security safeguards, the trustee shall take steps to correct the deficiencies as soon as practicable.

8(2)   Le dépositaire corrige dès que possible les carences que la vérification lui permet, le cas échéant, de déceler dans les mesures de protection qu'il a prises.

Disclosure for charitable fundraising

8.1(1)   The following are designated for the purpose of section 23.2 of the Act (charitable fundraising):

(a) Society for Manitobans with Disabilities Inc.;

(b) Pan Am Clinic.

Collecte de fonds

8.1(1)   Pour l'application de l'article 23.2 de la Loi, sont désignés à tire d'établissement de soins de santé ou d'organisme de services de santé :

a) la Society for Manitobans with Disabilities Inc.;

b) Pan Am Clinic.

8.1(2)   A trustee must not disclose personal health information under subsection 23.2(2) of the Act in any of the following circumstances:

(a) the individual has requested that the trustee limit disclosure of his or her personal health information;

(b) the individual has died while in the trustee's care;

(c) the individual is a child;

(d) the trustee is a hospital and the reason for the patient's admission would reasonably be considered to be sensitive personal health information.

8.1(2)   Le dépositaire ne peut communiquer des renseignements médicaux personnels en vertu du paragraphe 23.2(2) de la Loi si :

a) le particulier lui a demandé que soit limitée la communication des renseignements le concernant;

b) le particulier était confié à ses soins au moment de son décès;

c) le particulier est un enfant;

d) celui-ci est un hôpital et la raison de l'admission du malade constitue un renseignement qui est réputé être de nature délicate.

8.1(3)   A charitable fundraising foundation that receives personal health information from a trustee under section 23.2 of the Act must not use an individual's information for fundraising if the foundation's records indicate that the individual has previously requested that he or she does not wish to receive communication from the foundation.

8.1(3)   L'organisation caritative qui reçoit de la part d'un dépositaire des renseignements médicaux personnels visant un particulier en vertu de l'article 23.2 de la Loi ne peut utiliser ces renseignements à des fins de collecte de fonds si les dossiers de cette dernière indiquent que le particulier a demandé qu'elle ne communique pas avec lui.

8.1(4)   A charitable fundraising foundation must

(a) clearly inform an individual to whom it sends a solicitation under section 23.2 of the Act that the individual may refuse any further solicitation; and

(b) provide a telephone number that the individual may call to communicate a refusal.

M.R. 38/2010; 282/2014

8.1(4)   L'organisation informe clairement le particulier avec lequel elle communique en vertu de l'article 23.2 de la Loi qu'il peut refuser toute communication ultérieure et lui indique le numéro de téléphone qu'il peut composer pour exprimer son refus.

R.M. 38/2010; 282/2014

Health research privacy committee

8.2(1)   A research applicant seeking approval for a health research project under section 24 of the Act must provide the health research privacy committee with the following information:

(a) the purpose of the health research;

(b) the name of the principal researcher or researchers responsible for the project, including any collaborating researchers if the project is multi-centre in scope;

(c) the duration of the project, the date of commencement and the projected date it will conclude;

(d) a detailed description of the personal health information required for the research;

(e) a description of any possible linkage or merging of the personal health information with other information and the rationale for that linkage or merger;

(f) whether the research project will require direct contact with individuals;

(g) a description of the methods to be employed to maintain security of the personal health information, including disposal of the information;

(h) the names of persons who will receive the project results, including any proposed submissions for publication;

(i) identification of the sources and duration of funding for the research project;

(j) [repealed] M.R. 146/2001;

(k) any additional information the committee considers necessary.

Comité de la protection de la confidentialité en matière de recherche en santé

8.2(1)   L'auteur d'une demande d'approbation d'un projet de recherche en santé visé à l'article 24 de la Loi est tenu de fournir les renseignements qui suivent au Comité de la protection de la confidentialité en matière de recherche en santé :

a) les fins visées par le projet de recherche;

b) le nom du ou des principaux chercheurs responsables du projet, y compris le nom de leurs collaborateurs si le projet est décentralisé;

c) la durée, la date du début et la date d'achèvement prévue du projet;

d) une description détaillée des renseignements médicaux personnels nécessaires pour la recherche;

e) une mention de tout regroupement possible des renseignements médicaux personnels avec d'autres renseignements et la justification de ce regroupement;

f) une indication quant à savoir si le projet de recherche nécessitera un contact direct avec des particuliers;

g) une mention des méthodes qui seront employées afin que soit maintenue la sécurité des renseignements médicaux personnels, notamment le sort qui leur sera réservé;

h) le nom des personnes qui recevront les résultats du projet, y compris les projets de publication;

i) une mention des sources et de la durée du financement du projet de recherche;

j) [abrogé] R.M. 146/2021;

k) les renseignements supplémentaires que le Comité estime nécessaires.

8.2(1.1)   On receiving the information required under subsection (1), the health research privacy committee must ensure that the information is forwarded to Research Manitoba, for consideration by CHIPER.

8.2(1.1)   Le Comité de la protection de la confidentialité en matière de recherche en santé veille à transmettre à la Société Recherche Manitoba les renseignements exigés au paragraphe (1) dès qu'il les reçoit afin qu'ils soient examinés par le Comité pour l'analyse harmonisée.

8.2(2)   After receiving satisfactory confirmation that the proposed research project has been approved by CHIPER, the health research privacy committee may grant or refuse to grant an approval of the project, and must advise the research applicant in writing of its decision.

8.2(2)   Après avoir reçu une confirmation satisfaisante indiquant que le Comité pour l'analyse harmonisée a approuvé le projet de recherche faisant l'objet de la demande, le Comité de la protection de la confidentialité en matière de recherche en santé approuve le projet ou refuse de l'approuver et avise par écrit l'auteur de la demande de sa décision.

8.2(2.1)   The health research privacy committee may sit in panels of three members, and when considering a proposed research project,

(a) a panel has all the jurisdiction of the committee; and

(b) a decision of a majority of the members of a panel is the decision of the committee.

8.2(2.1)   Le Comité de la protection de la confidentialité en matière de recherche en santé peut siéger en sous-comités composés de trois membres et, lorsqu'il examine un projet de recherche faisant l'objet d'une demande :

a) le sous-comité a la compétence de ce Comité;

b) la décision rendue par la majorité des membres du sous-comité constitue la décision du Comité.

8.2(3)   The committee may determine its own practice and procedure.

8.2(3)   Le Comité de la protection de la confidentialité en matière de recherche en santé peut déterminer son propre mode de fonctionnement.

8.2(4)   [Repealed] M.R. 146/2021

8.2(4)   [Abrogé] R.M. 146/2021

8.2(5)   The committee shall provide the minister with an annual report of its activities.

8.2(5)   Le Comité de la protection de la confidentialité en matière de recherche en santé remet au ministre un rapport annuel au sujet de ses activités.

8.2(6)   In this section, "CHIPER" means the Committee for Harmonized Health Impact, Privacy, and Ethics Review (CHIPER), as established by Research Manitoba. (« Comité pour l'analyse harmonisée »)

M.R. 64/2003; 38/2010; 146/2021

8.2(6)   Pour l'application du présent article, « Comité pour l'analyse harmonisée » s'entend du Comité pour l'analyse harmonisée des effets sur la santé, de la confidentialité et de l'éthique établi par la Société Recherche Manitoba. ("CHIPER")

R.M. 64/2003; 38/2010; 146/2021

Members of the health research privacy committee

8.3(1)   The health research privacy committee is to consist of not less than eight and not more than 12 members.

Membres du Comité de la protection de la confidentialité en matière de recherche en santé

8.3(1)   Le Comité de la protection de la confidentialité en matière de recherche en santé se compose de huit à douze membres.

8.3(2)   The minister must appoint at least one person from nominations received from each of the following:

(a) the College of Physicians and Surgeons of Manitoba;

(b) the College of Registered Nurses of Manitoba;

(c) the College of Pharmacists of Manitoba;

(d) the Manitoba and Nunavut Chapter of the Canadian Health Information Management Association;

(e) The University of Manitoba;

(f) Research Manitoba.

8.3(2)   Le ministre nomme au moins une personne à partir de la liste de candidats obtenue de chacun des organismes suivants :

a) l'Ordre des médecins et chirurgiens du Manitoba;

b) l'Ordre des infirmières et des infirmiers du Manitoba;

c) l'Ordre des pharmaciens du Manitoba;

d) la section du Manitoba et du Nunavut de l'Association canadienne interprofessionnelle du dossier de santé;

e) l'Université du Manitoba;

f) la Société Recherche Manitoba.

8.3(2.1)   In addition, the minister must appoint at least one person from nominations received from Shared Health Inc., CancerCare Manitoba and any regional health authority.

8.3(2.1)   Le ministre nomme également au moins une personne à partir de la liste de candidats obtenue de Soins Communs, de la Société Action cancer Manitoba et de tout office régional de la santé.

8.3(3)   In appointing the balance of the members of the committee, the minister must consult with persons and organizations that the minister considers relevant and must have regard for the need to ensure that the committee as a whole represents a sufficient range of expertise and experience for it to carry out its role and responsibilities effectively.

8.3(3)   Lorsqu'il nomme les autres personnes au Comité, le ministre consulte les personnes et les organismes qu'il estime indiqués de consulter et tient compte de la nécessité de veiller à ce que le Comité soit composé de membres ayant l'expertise et l'expérience nécessaires pour exercer efficacement ses attributions.

8.3(3.1)   A committee member may be appointed for a period of no more than six years, and continues to hold office until the member is re-appointed, the appointment is revoked or a successor is appointed.

8.3(3.1)   Les membres du Comité sont nommés pour un mandat n'excédant pas six ans et demeurent en fonction jusqu'à ce qu'ils reçoivent un nouveau mandat, que leur nomination soit révoquée ou que des successeurs leur soient nommés.

8.3(4)   The committee shall elect a chairperson from among its members.

M.R. 64/2003; 38/2010; 146/2021

8.3(4)   Le Comité élit parmi ses membres le président.

R.M. 64/2003; 38/2010; 146/2021

Research agreements

8.4   An agreement between a trustee and a researcher under subsection 24(4) of the Act must be in writing and must adequately identify the research project for which approval is given.

M.R. 64/2003; 38/2010

Accords en matière de recherche

8.4   L'accord conclu entre un dépositaire et un chercheur en vertu du paragraphe 24(4) de la Loi est écrit et décrit de façon convenable le projet de recherche approuvé.

R.M. 64/2003; 38/2010

Agreement re health research

8.5(1)   For the purpose of section 24.1 of the Act, the following are prescribed health research organizations:

(a) Manitoba Centre for Health Policy at the University of Manitoba;

(b) Canadian Institute for Health Information.

Accord

8.5(1)   Pour l'application de l'article 24.1 de la Loi, le Manitoba Centre for Health Policy de l'Université du Manitoba et l'Institut canadien d'information sur la santé sont des organismes réglementaires de recherche en matière de santé.

8.5(2)   For the purpose of 24.1(4) of the Act, an agreement between a trustee and a prescribed health research organization must

(a) specify the purposes for which the health research organization may use the personal health information;

(b) prohibit disclosure of personal health information except with the trustee's prior written consent;

(c) require the health research organization to implement and maintain adequate safeguards for the protection, retention and destruction of personal health information satisfactory to the trustee;

(d) allow the trustee to monitor compliance with the terms of the agreement; and

(e) include remedies to address any failure by the health research organization to comply with the terms of the agreement.

M.R. 38/2010

8.5(2)   Pour l'application du paragraphe 24.1(4) de la Loi, l'accord conclu entre le dépositaire et l'organisme réglementaire de recherche en matière de santé :

a) précise les fins pour lesquelles l'organisme peut utiliser les renseignements médicaux personnels;

b) interdit la communication de renseignements médicaux personnels, sous réserve de l'obtention préalable du consentement écrit du dépositaire;

c) oblige l'organisme à mettre en œuvre des mesures appropriées que le dépositaire juge acceptables pour la protection, la conservation ainsi que la destruction des renseignements médicaux personnels;

d) permet au dépositaire de surveiller l'observation des conditions de l'accord;

e) prévoit des recours si l'organisme ne se conforme pas aux conditions de l'accord.

R.M. 38/2010

Meaning of "common-law partner"

8.6   For the purpose of clause 60(2)(a) of the Act, "common-law partner" means a person who, not being married to the other person, is cohabitating with him or her in a conjugal relationship of some permanence.

M.R. 38/2010

Sens de « conjoint de fait »

8.6   Pour l'application de l'alinéa 60(2)a) de la Loi, « conjoint de fait » s'entend de toute personne qui vit dans une relation maritale d'une certaine permanence avec une autre personne sans être mariée avec elle.

R.M. 38/2010

Risk of significant harm — factors

8.7   For the purpose of subsection 19.0.1(2) of the Act (notifying individual of privacy breach), for determining if a privacy breach could reasonably be expected to create a real risk of significant harm to an individual, the relevant factors to be considered are

(a) the sensitivity of the personal health information involved;

(b) the probability that the personal health information could be used to cause significant harm to the individual, having regard for

(i) the event that caused the privacy breach to occur, including whether there is evidence of any malicious intent, such as the breach being the result of theft or gaining unauthorized access to a computer system,

(ii) the number of persons who actually or potentially accessed the personal health information,

(iii) if the identity of the persons who actually or potentially accessed the personal health information is known or unknown,

(iv) any known relationship between any of the persons who actually or potentially accessed the personal health information and the individual to whom the information relates, and the nature of the relationship,

(v) if the trustee is reasonably satisfied that any person who actually or potentially accessed the personal health information has destroyed any unauthorized copies of it and has committed to not use or disclose it,

(vi) the length of time since the privacy breach first occurred and the duration of the period in which the personal health information was available to be accessed, used, disclosed, destroyed or altered in contravention of the Act,

(vii) the amount of personal health information involved,

(viii) if the personal health information has been recovered,

(ix) if the personal health information was adequately encrypted, anonymized or otherwise not easily accessible, and

(x) if harm has materialized; and

(c) any other factors that are reasonably relevant in the circumstances.

M.R. 146/2021

Facteurs de risque de préjudice grave

8.7   Pour l'application du paragraphe 19.0.1(2) de la Loi, il est tenu compte des facteurs pertinents qui suivent pour établir s'il est raisonnable de s'attendre à ce que l'atteinte à la vie privée pose un risque réel de préjudice grave pour un particulier :

a) la nature confidentielle des renseignements médicaux personnels en cause;

b) la probabilité que les renseignements médicaux personnels soient utilisés pour causer un préjudice grave au particulier, compte tenu :

(i) de l'incident à l'origine de l'atteinte à la vie privée et notamment de l'existence ou non d'une preuve d'intention malveillante, par exemple un vol ou l'obtention d'un accès non autorisé à un système informatique,

(ii) du nombre de personnes qui ont accédé ou auraient accédé aux renseignements,

(iii) du fait que l'identité des personnes qui ont accédé ou auraient accédé aux renseignements est connue ou non,

(iv) de toute relation connue entre les personnes qui ont accédé ou auraient accédé aux renseignements et le particulier auquel les renseignements se rapportent, ainsi que de la nature de la relation,

(v) du fait que le dépositaire est ou non raisonnablement convaincu que la personne qui a accédé ou aurait accédé aux renseignements en a détruit les copies non autorisées et s'est engagée à ni utiliser ni communiquer ces renseignements,

(vi) de la durée écoulée depuis le moment où l'atteinte à la vie privée a d'abord eu lieu et de la durée pendant laquelle, en contravention avec la Loi, les renseignements ont pu être utilisés, communiqués, détruits ou modifiés ou dont l'accès a pu être obtenu,

(vii) du nombre de renseignements en cause,

(viii) du fait que les renseignements ont été récupérés ou non,

(ix) du fait que les renseignements ont été ou non convenablement chiffrés ou anonymisés ou étaient ou non autrement difficiles d'accès,

(x) du fait qu'un préjudice a été subi ou non;

c) les autres facteurs qui sont raisonnablement pertinents dans les circonstances.

R.M. 146/2021

Form and manner of direct notice to individuals

8.8(1)   When notice of a privacy breach is to be given to an individual as required under section 19.0.1 of the Act, the notice must be given in writing and must include

(a) a description of the circumstances of the privacy breach;

(b) the date or period of time that the privacy breach occurred, or is believed to have occurred;

(c) the name of the trustee who had custody or control of the personal health information at the time of the privacy breach;

(d) a description of the personal health information that was the subject of the privacy breach;

(e) a description of the steps that the trustee has taken or is intending to take, as of the date of the notice,

(i) to reduce the risk of harm to the individual as a result of the privacy breach, and

(ii) to reduce the risk of a similar privacy breach in the future;

(f) a description of the steps that the individual can take to reduce the risk of harm that can result from the privacy breach or to mitigate that harm;

(g) a statement that the Ombudsman has been or will be given notice of the privacy breach, as required under subsection 19.0.1(4) of the Act;

(h) the name and contact information of an officer or employee of the trustee who is able to answer questions about the privacy breach; and

(i) any other information that the trustee considers relevant.

Modalités de forme ou autres — avis remis directement aux particuliers

8.8(1)   L'avis d'atteinte à la vie privée qui est remis à un particulier conformément à l'article 19.0.1 de la Loi doit l'être par écrit et doit comporter :

a) une description des circonstances de l'atteinte à la vie privée;

b) la date à laquelle ou la période pendant laquelle l'atteinte à la vie privée a eu lieu ou aurait eu lieu;

c) le nom du dépositaire de qui relevaient les renseignements médicaux personnels au moment où l'atteinte à la vie privée a eu lieu;

d) une description des renseignements médicaux personnels ayant fait l'objet de l'atteinte à la vie privée;

e) une description des mesures que le dépositaire a prises ou a l'intention de prendre à la date de l'avis en vue de :

(i) réduire le risque de préjudice que pose l'atteinte à la vie privée pour le particulier,

(ii) réduire le risque qu'une atteinte à la vie privée semblable se reproduise;

f) une description des mesures que peut prendre le particulier afin de réduire le risque de préjudice pouvant découler de l'atteinte à la vie privée ou d'atténuer le préjudice;

g) une déclaration attestant que l'ombudsman a été ou sera avisé de l'atteinte à la vie privée comme l'exige le paragraphe 19.0.1(4) de la Loi;

h) le nom et les coordonnées d'un cadre ou d'un employé du dépositaire qui est en mesure de répondre aux questions concernant l'atteinte à la vie privée;

i) les autres renseignements que le dépositaire estime pertinents.

8.8(2)   If the trustee reasonably believes that the delay necessary to provide written notice to an individual is likely to significantly increase a real risk of significant harm to the individual, the trustee may give the notice orally, provided

(a) at the time the oral notice is given, the trustee records the information that was given and the date on which it was provided; or

(b) the trustee gives notice in writing in accordance with subsection (1) within a reasonable time after the oral notice is provided.

M.R. 146/2021

8.8(2)   S'il a des motifs raisonnables de croire que le délai nécessaire pour remettre l'avis écrit au particulier risque d'accroître considérablement le risque réel de préjudice grave pour ce dernier, le dépositaire peut lui donner l'avis verbalement, à condition, selon le cas :

a) au moment de le faire, qu'il consigne les renseignements fournis et la date à laquelle l'avis a été donné;

b) dans un délai raisonnable après l'avoir fait, qu'il remette l'avis par écrit conformément au paragraphe (1).

R.M. 146/2021

When indirect notification may be given

8.9(1)   Under clause 19.0.1(3)(c) of the Act, notification of a privacy breach may be given indirectly to one or more individuals in the following circumstances:

(a) if the trustee reasonably believes that the privacy breach may result in a risk to public health or safety;

(b) if the identity or current contact information of the individual or individuals is not known;

(c) if the trustee reasonably believes giving notice to an individual in accordance with section 8.8

(i) is impractical or unduly expensive because of the large number of individuals that may have been affected by the privacy breach, or

(ii) could threaten or harm the individual's mental or physical health.

Avis remis indirectement

8.9(1)   En conformité avec l'alinéa 19.0.1(3)c) de la Loi, l'avis d'atteinte à la vie privée peut être remis indirectement à un ou plusieurs particuliers dans les circonstances suivantes :

a) le dépositaire a des motifs raisonnables de croire que l'atteinte à la vie privée pourrait entraîner un risque pour la santé ou la sécurité publique;

b) l'identité ou les coordonnées actuelles du ou des particuliers ne sont pas connues;

c) le dépositaire a des motifs raisonnables de croire que la remise de l'avis en conformité avec l'article 8.8, selon le cas :

(i) est peu pratique ou excessivement coûteuse en raison du grand nombre de particuliers ayant pu être touchés par l'atteinte à la vie privée,

(ii) pourrait menacer la santé physique ou mentale du ou des particuliers ou y nuire.

8.9(2)   Notification under this section must be given

(a) by public communication or similar measure that

(i) can be reasonably expected to reach the affected individual or individuals, and

(ii) does not include any information that could reasonably identify the affected individual or individuals; or

(b) if notice of the privacy breach can be reasonably expected to threaten or harm the recipient's mental or physical health, in writing to an individual who provides care to the recipient or to an individual with whom the recipient is known to have a close personal relationship.

M.R. 146/2021

8.9(2)   L'avis visé au présent article, selon le cas :

a) est remis au moyen d'une communication publique ou d'une autre mesure semblable permettant vraisemblablement de joindre le ou les particuliers touchés et ne divulguant aucun renseignement permettant vraisemblablement de le ou les identifier;

b) dans le cas où l'atteinte à la vie privée risquerait vraisemblablement de menacer la santé physique ou mentale du destinataire ou d'y nuire, est remis par écrit au particulier qui fournit des soins au destinataire ou au particulier avec lequel le destinataire entretient des liens personnels étroits.

R.M. 146/2021

Coming into force

9(1)   This regulation comes into force on December 11, 1997.

Entrée en vigueur

9(1)   Le présent règlement entre en vigueur le 11 décembre 1997.

Time to comply: one year

9(2)   Notwithstanding subsection (1), a trustee shall comply with this regulation, except section 4, as soon as reasonably possible but not later than December 11, 1998.

Délai

9(2)   Malgré le paragraphe (1), le dépositaire se conforme aux dispositions du présent règlement, à l'exception de l'article 4, au plus tard le 11 décembre 1998.

9(3)   [Repealed] M.R. 90/2001

M.R. 90/2001

9(3)   [Abrogé] R.M. 90/2001

R.M. 90/2001


SCHEDULE A

(Section 1.3)

DESIGNATED HEALTH CARE FACILITIES


ANNEXE A

(Article 1.3)

ÉTABLISSEMENTS DE SOINS DE SANTÉ DÉSIGNÉS

Aboriginal Health and Wellness Centre of Winnipeg, Inc.

Beaver Air Services L.P.

Behavioural Health Foundation Inc.

Brandon Cardiac Reh-Fit — YMCA

CFB Shilo Emergency Services

Canadian Blood Services (The)

Centre de Santé

Chemawawin First Nation Ambulance Service

Clinique Youville Clinic Inc.

Community Therapy Services Inc.

Eden Residential Care Services Inc.

Emerson Volunteer Ambulance Service

Fisher Ambulance Service Ltd.

Gilbert Plains Ambulance Service

Hope Centre Health Care Incorporated

Jocelyn House Inc.

Keewatin Air

Klinic, Inc.

Laurel Centre Inc.

MFL Occupational Health and Safety Centre Inc.

Main Street Project Inc.

Manitoba Cardiac Institute (Reh-Fit) Inc.

Melita Ambulance Service

Mount Carmel Clinic

Native Addictions Council of Manitoba

Neepawa & District Ambulance Service Ltd.

Nine Circles Community Health Centre

Norway House Cree Nation EMS

Nor'West Co-op Health & Social Services Centre Inc.

Perimeter AeroMed

Pimichikimac Air Ltd.

Pine Falls Ambulance Service

Portage Emergency Medical Care Services

Riverton Ambulance Service

Rosaire House — The Pas

St. Amant Centre Inc.

Ste. Rose and District Ambulance Service

Salvation Army Inc. — Anchorage Program

Salvation Army Inc. — Brandon Crisis Stabilization/Mobile Crisis Unit

Salvation Army Inc. — Interlake Crisis Stabilization/Mobile Crisis Unit

Saul Sair Health Centre — Siloam Mission

SkyCare Air Ambulance

Society for Manitobans with Disabilities Inc.

Swan Valley Ambulance Service

Tamarack Rehab Inc.

The Sanatorium Board of Manitoba (Pelican Lake Centre)

Winnipegosis Ambulance Service

Women's Health Clinic Inc.

M.R. 64/2003; 142/2005; 38/2010

Aboriginal Health and Wellness Centre of Winnipeg, Inc.

Beaver Air Services L.P.

Behavioural Health Foundation Inc.

Brandon Cardiac Reh-Fit – YMCA

CFB Shilo Emergency Services

Société canadienne du sang

Centre de Santé

Chemawawin First Nation Ambulance Service

Clinique Youville Clinic Inc.

Community Therapy Services Inc.

Eden Residential Care Services Inc.

Emerson Volunteer Ambulance Service

Fisher Ambulance Service Ltd.

Gilbert Plains Ambulance Service

Hope Centre Health Care Incorporated

Jocelyn House Inc.

Keewatin Air

Klinic, Inc.

Laurel Centre Inc.

MFL Occupational Health and Safety Centre Inc.

Main Street Project Inc.

Manitoba Cardiac Institute (Reh-Fit) Inc.

Melita Ambulance Service

Mount Carmel Clinic

Native Addictions Council of Manitoba

Neepawa & District Ambulance Service Ltd.

Nine Circles Community Health Centre

Norway House Cree Nation EMS

Nor'West Co-op Health & Social Services Centre Inc.

Perimeter AeroMed

Pimichikimac Air Ltd.

Pine Falls Ambulance Service

Portage Emergency Medical Care Services

Riverton Ambulance Service

Rosaire House – The Pas

St. Amant Centre Inc.

Ste. Rose and District Ambulance Service

Salvation Army Inc. – Anchorage Program

Salvation Army Inc. – Brandon Crisis Stabilization/Mobile Crisis Unit

Salvation Army Inc. – Interlake Crisis Stabilization/Mobile Crisis Unit

Saul Sair Health Centre — Siloam Mission

SkyCare Air Ambulance

Society for Manitobans with Disabilities Inc.

Swan Valley Ambulance Service

Tamarack Rehab Inc.

Commission des sanatoriums du Manitoba (Pelican Lake Centre)

Winnipegosis Ambulance Service

Women's Health Clinic Inc.

R.M. 64/2003; 142/2005; 38/2010


SCHEDULE B

(Clause 4(3)(a))

DEMOGRAPHIC AND ELIGIBILITY INFORMATION


ANNEXE B

[Alinéa 4(3)a)]

DONNÉES DÉMOGRAPHIQUES ET RENSEIGNEMENTS SUR L'ADMISSIBILITÉ

Name

Signature

Address

Telecommunications information

Sex

Date of birth

Date of death

Family associations

Eligibility for health care coverage

Jurisdiction of residence

Manitoba Health family registration number

Personal Health Identification Number(PHIN)

A unique identifier equivalent to the PHIN assigned by another jurisdiction that pays for health care

A unique identifier — not including a social insurance number or, except as provided in this Schedule, any other pre-existing identifier — assigned to an individual by a trustee for its own purposes, when accessed by any trustee

A non-Canadian unique health identification number

M.R. 142/2005; 99/2012

Nom

Signature

Adresse

Renseignements sur les télécommunications

Sexe

Date de naissance

Date de décès

Associations de famille

Admissibilité aux soins de santé

Territoire de résidence

Numéro d'immatriculation familial de Santé Manitoba

Numéro d'identification médical personnel (NIMP)

Un identificateur unique équivalant au NIMP attribué par une autre autorité législative qui paie pour les soins de santé

Un identificateur unique, à l'exclusion du numéro d'assurance sociale ou, sous réserve de la présente annexe, de tout autre identificateur préexistant, attribué à un particulier par un dépositaire à ses propres fins, lorsque tout dépositaire y accède

Un numéro d'identification médical unique attribué par une autorité législative non canadienne

R.M. 142/2005; 99/2012