Définitions

1   Les définitions qui suivent s'appliquent au présent règlement.

« document concernant l'activité des utilisateurs » Document qui concerne l'accès aux renseignements médicaux personnels maintenus dans un système d'information électronique et qui indique :

a) les particuliers dont les renseignements médicaux personnels ont été consultés;

b) les personnes qui ont eu accès aux renseignements médicaux personnels;

c) le moment où les renseignements médicaux personnels ont été consultés;

d) le système d'information électronique ou l'élément du système dans lequel les renseignements médicaux personnels ont été consultés;

e) si les renseignements médicaux personnels qui ont été consultés sont communiqués ultérieurement en vertu de l'article 22 de la Loi. ("record of user activity")

« Loi » La Loi sur les renseignements médicaux personnels. ("Act")

« mandataire » Sont assimilés au mandataire d'un dépositaire :

a) si celui-ci est une personne morale, ses dirigeants et ses administrateurs;

b) les étudiants et les bénévoles. ("agent")

« Société Recherche Manitoba » La Société Recherche Manitoba maintenue sous le régime de la Loi sur la Société Recherche Manitoba. ("Research Manitoba")

« supports électroniques amovibles » Sont compris parmi les supports électroniques amovibles les disquettes, les rubans magnétiques, les CD-ROM, les lecteurs de disque et les disques à lecture laser. ("removable electronic storage media")

« utilisation » S'entend notamment du traitement, de la reproduction, de la transmission et du transport de renseignements médicaux personnels. ("use")

R.M. 64/2003; 142/2005; 146/2021

Organismes publics

1.1   Pour l'application des alinéas 22(2)h) et (2.1)d) de la Loi, sont désignés à titre d'organismes publics :

a) les offices régionaux de la santé constitués ou prorogés sous le régime de la Loi sur les offices régionaux de la santé;

b) Soins communs.

R.M. 64/2003; 70/2004; 38/2010; 89/2018

Désignation de professionnels de la santé

1.2   Les catégories de personnes suivantes sont désignées à titre de professionnels de la santé pour l'application de la Loi :

a) les personnes inscrites en vertu de la Loi constituant en corporation « The Manitoba Institute of Registered Social Workers » ou pouvant l'être;

b) les personnes inscrites en vertu de la Loi sur l'Association des orthophonistes et des audiologistes du Manitoba ou pouvant l'être;

c) les personnes inscrites auprès de la Massage Therapy Association of Manitoba Inc. ou pouvant l'être;

c.1) les personnes autorisées à exploiter une entreprise à titre de massothérapeutes en vertu du règlement n^o 1677-2002 de la ville de Thompson ou de tout autre règlement municipal ayant le même objet;

d) les personnes certifiées à titre d'orthésistes par le Conseil canadien de la certification des prothésistes et orthésistes ou pouvant l'être;

e) les personnes certifiées à titre de prothésistes par le Conseil canadien de la certification des prothésistes et orthésistes ou pouvant l'être.

R.M. 64/2003; 38/2010

Désignation d'établissements de soins de santé

1.3   Les établissements mentionnés à l'annexe A sont désignés à titre d'établissements de soins de santé pour l'application de la Loi.

R.M. 64/2003; 142/2005

Avis concernant le droit d'accès à l'information

1.4(1)   Pour l'application de l'article 9.1 de la Loi, le dépositaire se sert d'enseignes, d'affiches, de dépliants ou d'autres types d'avis afin d'informer les particuliers.

1.4(2)   L'avis :

a) présente clairement les renseignements de manière à ce que le particulier puisse vraisemblablement les comprendre;

b) indique que le particulier a le droit d'examiner et de recevoir une copie de ses renseignements médicaux personnels;

c) indique que le particulier a le droit d'autoriser une autre personne à examiner et à recevoir une copie de tels renseignements.

1.4(3)   L'avis peut également comprendre d'autres renseignements portant sur les pratiques du dépositaire à l'égard des renseignements médicaux personnels, notamment des renseignements concernant les pratiques en matière de collecte visées à l'article 15 de la Loi.

1.4(4)   Le dépositaire veille à ce que l'affichage se fasse de manière à ce que le particulier soit susceptible de prendre connaissance des avis.

R.M. 38/2010

Directives écrites

2   Le dépositaire établit des directives écrites qu'il observe et qui contiennent :

a) des dispositions pour la sécurité des renseignements médicaux personnels au cours de leur collecte, de leur utilisation, de leur communication, de leur stockage et de leur destruction, notamment des mesures :

(i) garantissant la sécurité des renseignements si un document les contenant est retiré d'un lieu désigné d'accès réservé,

(ii) garantissant la sécurité des renseignements sous forme électronique si le matériel informatique ou les supports électroniques amovibles servant à leur consignation sont utilisés à une autre fin ou qu'il en soit disposé;

b) des dispositions prévoyant la consignation des atteintes à la sécurité des renseignements;

c) des mesures correctrices visant à remédier aux atteintes à la sécurité des renseignements.

Restriction d'accès et autres précautions

3   Le dépositaire :

a) fait en sorte que les renseignements médicaux personnels soient maintenus dans un ou des lieux désignés et fassent l'objet de mesures de protection appropriées;

b) limite l'accès aux lieux désignés où se trouvent des renseignements médicaux personnels aux personnes autorisées;

c) prend les précautions voulues pour protéger les renseignements médicaux personnels contre le feu, le vol, le vandalisme, la détérioration, la destruction ou la perte accidentelle et d'autres dangers;

d) fait en sorte que les supports électroniques amovibles servant à consigner les renseignements médicaux personnels soient gardés en lieu sûr lorsqu'ils ne sont pas utilisés.

Protection supplémentaire des systèmes d'information électronique en matière de santé

4(1)   Conformément aux directives du ministre, le dépositaire établit et conserve ou fait établir et conserver un document concernant l'activité des utilisateurs pour tout système d'information électronique qu'il utilise afin de maintenir des renseignements médicaux personnels.

4(2)   Les documents concernant l'activité des utilisateurs peuvent être générés manuellement ou électroniquement.

4(3)   Aucun document concernant l'activité des utilisateurs n'est nécessaire sous le régime du présent article dans les cas suivants :

a) les renseignements médicaux personnels sont des données ou des renseignements énumérés à l'annexe B ou limitent ou précisent ces données ou ces renseignements;

b) les renseignements médicaux personnels sont communiqués en vertu de l'alinéa 22(2)h) de la Loi dans le cadre d'une transmission courante et documentée d'un système d'information électronique à un autre;

c) les renseignements médicaux personnels sont consultés ou communiqués pendant qu'un dépositaire génère, distribue ou reçoit un rapport statistique, pour autant que le dépositaire :

(i) conserve un document concernant les personnes autorisées à générer, à distribuer et à recevoir un tel rapport,

(ii) revoit régulièrement les autorisations.

4(4)   Conformément aux directives du ministre, le dépositaire examine les documents concernant l'activité des utilisateurs afin de déceler les atteintes à la sécurité.

4(5)   Le dépositaire conserve les documents concernant l'activité des utilisateurs pendant une période minimale de trois ans.

4(6)   Le dépositaire fait en sorte que les documents concernant l'activité des utilisateurs soient examinés au moins une fois avant d'être détruits.

R.M. 90/2001; 142/2005

Accès autorisé

5   Le dépositaire détermine les renseignements médicaux personnels auxquels chacun de ses employés et mandataires a accès.

Orientation et formation des employés

6   Le dépositaire donne des sessions d'orientation et une formation continue à ses employés et à ses mandataires au sujet des directives que vise l'article 2.

Confidentialité

7   Le dépositaire fait en sorte que ses employés et mandataires signent une promesse de confidentialité dans laquelle ils reconnaissent être liés par les directives que vise l'article 2 et déclarent être au courant des conséquences que comporte leur inobservation.

Vérification

8(1)   Le dépositaire vérifie les mesures de protection qu'il a prises au moins une fois tous les deux ans.

8(2)   Le dépositaire corrige dès que possible les carences que la vérification lui permet, le cas échéant, de déceler dans les mesures de protection qu'il a prises.

Collecte de fonds

8.1(1)   Pour l'application de l'article 23.2 de la Loi, sont désignés à tire d'établissement de soins de santé ou d'organisme de services de santé :

a) la Society for Manitobans with Disabilities Inc.;

b) Pan Am Clinic.

8.1(2)   Le dépositaire ne peut communiquer des renseignements médicaux personnels en vertu du paragraphe 23.2(2) de la Loi si :

a) le particulier lui a demandé que soit limitée la communication des renseignements le concernant;

b) le particulier était confié à ses soins au moment de son décès;

c) le particulier est un enfant;

d) celui-ci est un hôpital et la raison de l'admission du malade constitue un renseignement qui est réputé être de nature délicate.

8.1(3)   L'organisation caritative qui reçoit de la part d'un dépositaire des renseignements médicaux personnels visant un particulier en vertu de l'article 23.2 de la Loi ne peut utiliser ces renseignements à des fins de collecte de fonds si les dossiers de cette dernière indiquent que le particulier a demandé qu'elle ne communique pas avec lui.

8.1(4)   L'organisation informe clairement le particulier avec lequel elle communique en vertu de l'article 23.2 de la Loi qu'il peut refuser toute communication ultérieure et lui indique le numéro de téléphone qu'il peut composer pour exprimer son refus.

R.M. 38/2010; 282/2014

Comité de la protection de la confidentialité en matière de recherche en santé

8.2(1)   L'auteur d'une demande d'approbation d'un projet de recherche en santé visé à l'article 24 de la Loi est tenu de fournir les renseignements qui suivent au Comité de la protection de la confidentialité en matière de recherche en santé :

a) les fins visées par le projet de recherche;

b) le nom du ou des principaux chercheurs responsables du projet, y compris le nom de leurs collaborateurs si le projet est décentralisé;

c) la durée, la date du début et la date d'achèvement prévue du projet;

d) une description détaillée des renseignements médicaux personnels nécessaires pour la recherche;

e) une mention de tout regroupement possible des renseignements médicaux personnels avec d'autres renseignements et la justification de ce regroupement;

f) une indication quant à savoir si le projet de recherche nécessitera un contact direct avec des particuliers;

g) une mention des méthodes qui seront employées afin que soit maintenue la sécurité des renseignements médicaux personnels, notamment le sort qui leur sera réservé;

h) le nom des personnes qui recevront les résultats du projet, y compris les projets de publication;

i) une mention des sources et de la durée du financement du projet de recherche;

j) [abrogé] R.M. 146/2021;

k) les renseignements supplémentaires que le Comité estime nécessaires.

8.2(1.1)   Le Comité de la protection de la confidentialité en matière de recherche en santé veille à transmettre à la Société Recherche Manitoba les renseignements exigés au paragraphe (1) dès qu'il les reçoit afin qu'ils soient examinés par le Comité pour l'analyse harmonisée.

8.2(2)   Après avoir reçu une confirmation satisfaisante indiquant que le Comité pour l'analyse harmonisée a approuvé le projet de recherche faisant l'objet de la demande, le Comité de la protection de la confidentialité en matière de recherche en santé approuve le projet ou refuse de l'approuver et avise par écrit l'auteur de la demande de sa décision.

8.2(2.1)   Le Comité de la protection de la confidentialité en matière de recherche en santé peut siéger en sous-comités composés de trois membres et, lorsqu'il examine un projet de recherche faisant l'objet d'une demande :

a) le sous-comité a la compétence de ce Comité;

b) la décision rendue par la majorité des membres du sous-comité constitue la décision du Comité.

8.2(3)   Le Comité de la protection de la confidentialité en matière de recherche en santé peut déterminer son propre mode de fonctionnement.

8.2(4)   [Abrogé] R.M. 146/2021

8.2(5)   Le Comité de la protection de la confidentialité en matière de recherche en santé remet au ministre un rapport annuel au sujet de ses activités.

8.2(6)   Pour l'application du présent article, « Comité pour l'analyse harmonisée » s'entend du Comité pour l'analyse harmonisée des effets sur la santé, de la confidentialité et de l'éthique établi par la Société Recherche Manitoba. ("CHIPER")

R.M. 64/2003; 38/2010; 146/2021

Membres du Comité de la protection de la confidentialité en matière de recherche en santé

8.3(1)   Le Comité de la protection de la confidentialité en matière de recherche en santé se compose de huit à douze membres.

8.3(2)   Le ministre nomme au moins une personne à partir de la liste de candidats obtenue de chacun des organismes suivants :

a) l'Ordre des médecins et chirurgiens du Manitoba;

b) l'Ordre des infirmières et des infirmiers du Manitoba;

c) l'Ordre des pharmaciens du Manitoba;

d) la section du Manitoba et du Nunavut de l'Association canadienne interprofessionnelle du dossier de santé;

e) l'Université du Manitoba;

f) la Société Recherche Manitoba.

8.3(2.1)   Le ministre nomme également au moins une personne à partir de la liste de candidats obtenue de Soins Communs, de la Société Action cancer Manitoba et de tout office régional de la santé.

8.3(3)   Lorsqu'il nomme les autres personnes au Comité, le ministre consulte les personnes et les organismes qu'il estime indiqués de consulter et tient compte de la nécessité de veiller à ce que le Comité soit composé de membres ayant l'expertise et l'expérience nécessaires pour exercer efficacement ses attributions.

8.3(3.1)   Les membres du Comité sont nommés pour un mandat n'excédant pas six ans et demeurent en fonction jusqu'à ce qu'ils reçoivent un nouveau mandat, que leur nomination soit révoquée ou que des successeurs leur soient nommés.

8.3(4)   Le Comité élit parmi ses membres le président.

R.M. 64/2003; 38/2010; 146/2021

Accords en matière de recherche

8.4   L'accord conclu entre un dépositaire et un chercheur en vertu du paragraphe 24(4) de la Loi est écrit et décrit de façon convenable le projet de recherche approuvé.

R.M. 64/2003; 38/2010

Accord

8.5(1)   Pour l'application de l'article 24.1 de la Loi, le Manitoba Centre for Health Policy de l'Université du Manitoba et l'Institut canadien d'information sur la santé sont des organismes réglementaires de recherche en matière de santé.

8.5(2)   Pour l'application du paragraphe 24.1(4) de la Loi, l'accord conclu entre le dépositaire et l'organisme réglementaire de recherche en matière de santé :

a) précise les fins pour lesquelles l'organisme peut utiliser les renseignements médicaux personnels;

b) interdit la communication de renseignements médicaux personnels, sous réserve de l'obtention préalable du consentement écrit du dépositaire;

c) oblige l'organisme à mettre en œuvre des mesures appropriées que le dépositaire juge acceptables pour la protection, la conservation ainsi que la destruction des renseignements médicaux personnels;

d) permet au dépositaire de surveiller l'observation des conditions de l'accord;

e) prévoit des recours si l'organisme ne se conforme pas aux conditions de l'accord.

R.M. 38/2010

Sens de « conjoint de fait »

8.6   Pour l'application de l'alinéa 60(2)a) de la Loi, « conjoint de fait » s'entend de toute personne qui vit dans une relation maritale d'une certaine permanence avec une autre personne sans être mariée avec elle.

R.M. 38/2010

Facteurs de risque de préjudice grave

8.7   Pour l'application du paragraphe 19.0.1(2) de la Loi, il est tenu compte des facteurs pertinents qui suivent pour établir s'il est raisonnable de s'attendre à ce que l'atteinte à la vie privée pose un risque réel de préjudice grave pour un particulier :

a) la nature confidentielle des renseignements médicaux personnels en cause;

b) la probabilité que les renseignements médicaux personnels soient utilisés pour causer un préjudice grave au particulier, compte tenu :

(i) de l'incident à l'origine de l'atteinte à la vie privée et notamment de l'existence ou non d'une preuve d'intention malveillante, par exemple un vol ou l'obtention d'un accès non autorisé à un système informatique,

(ii) du nombre de personnes qui ont accédé ou auraient accédé aux renseignements,

(iii) du fait que l'identité des personnes qui ont accédé ou auraient accédé aux renseignements est connue ou non,

(iv) de toute relation connue entre les personnes qui ont accédé ou auraient accédé aux renseignements et le particulier auquel les renseignements se rapportent, ainsi que de la nature de la relation,

(v) du fait que le dépositaire est ou non raisonnablement convaincu que la personne qui a accédé ou aurait accédé aux renseignements en a détruit les copies non autorisées et s'est engagée à ni utiliser ni communiquer ces renseignements,

(vi) de la durée écoulée depuis le moment où l'atteinte à la vie privée a d'abord eu lieu et de la durée pendant laquelle, en contravention avec la Loi, les renseignements ont pu être utilisés, communiqués, détruits ou modifiés ou dont l'accès a pu être obtenu,

(vii) du nombre de renseignements en cause,

(viii) du fait que les renseignements ont été récupérés ou non,

(ix) du fait que les renseignements ont été ou non convenablement chiffrés ou anonymisés ou étaient ou non autrement difficiles d'accès,

(x) du fait qu'un préjudice a été subi ou non;

c) les autres facteurs qui sont raisonnablement pertinents dans les circonstances.

R.M. 146/2021

Modalités de forme ou autres — avis remis directement aux particuliers

8.8(1)   L'avis d'atteinte à la vie privée qui est remis à un particulier conformément à l'article 19.0.1 de la Loi doit l'être par écrit et doit comporter :

a) une description des circonstances de l'atteinte à la vie privée;

b) la date à laquelle ou la période pendant laquelle l'atteinte à la vie privée a eu lieu ou aurait eu lieu;

c) le nom du dépositaire de qui relevaient les renseignements médicaux personnels au moment où l'atteinte à la vie privée a eu lieu;

d) une description des renseignements médicaux personnels ayant fait l'objet de l'atteinte à la vie privée;

e) une description des mesures que le dépositaire a prises ou a l'intention de prendre à la date de l'avis en vue de :

(i) réduire le risque de préjudice que pose l'atteinte à la vie privée pour le particulier,

(ii) réduire le risque qu'une atteinte à la vie privée semblable se reproduise;

f) une description des mesures que peut prendre le particulier afin de réduire le risque de préjudice pouvant découler de l'atteinte à la vie privée ou d'atténuer le préjudice;

g) une déclaration attestant que l'ombudsman a été ou sera avisé de l'atteinte à la vie privée comme l'exige le paragraphe 19.0.1(4) de la Loi;

h) le nom et les coordonnées d'un cadre ou d'un employé du dépositaire qui est en mesure de répondre aux questions concernant l'atteinte à la vie privée;

i) les autres renseignements que le dépositaire estime pertinents.

8.8(2)   S'il a des motifs raisonnables de croire que le délai nécessaire pour remettre l'avis écrit au particulier risque d'accroître considérablement le risque réel de préjudice grave pour ce dernier, le dépositaire peut lui donner l'avis verbalement, à condition, selon le cas :

a) au moment de le faire, qu'il consigne les renseignements fournis et la date à laquelle l'avis a été donné;

b) dans un délai raisonnable après l'avoir fait, qu'il remette l'avis par écrit conformément au paragraphe (1).

R.M. 146/2021

Avis remis indirectement

8.9(1)   En conformité avec l'alinéa 19.0.1(3)c) de la Loi, l'avis d'atteinte à la vie privée peut être remis indirectement à un ou plusieurs particuliers dans les circonstances suivantes :

a) le dépositaire a des motifs raisonnables de croire que l'atteinte à la vie privée pourrait entraîner un risque pour la santé ou la sécurité publique;

b) l'identité ou les coordonnées actuelles du ou des particuliers ne sont pas connues;

c) le dépositaire a des motifs raisonnables de croire que la remise de l'avis en conformité avec l'article 8.8, selon le cas :

(i) est peu pratique ou excessivement coûteuse en raison du grand nombre de particuliers ayant pu être touchés par l'atteinte à la vie privée,

(ii) pourrait menacer la santé physique ou mentale du ou des particuliers ou y nuire.

8.9(2)   L'avis visé au présent article, selon le cas :

a) est remis au moyen d'une communication publique ou d'une autre mesure semblable permettant vraisemblablement de joindre le ou les particuliers touchés et ne divulguant aucun renseignement permettant vraisemblablement de le ou les identifier;

b) dans le cas où l'atteinte à la vie privée risquerait vraisemblablement de menacer la santé physique ou mentale du destinataire ou d'y nuire, est remis par écrit au particulier qui fournit des soins au destinataire ou au particulier avec lequel le destinataire entretient des liens personnels étroits.

R.M. 146/2021

Entrée en vigueur

9(1)   Le présent règlement entre en vigueur le 11 décembre 1997.

Délai

9(2)   Malgré le paragraphe (1), le dépositaire se conforme aux dispositions du présent règlement, à l'exception de l'article 4, au plus tard le 11 décembre 1998.

9(3)   [Abrogé] R.M. 90/2001

R.M. 90/2001

ANNEXE A

(Article 1.3)

ÉTABLISSEMENTS DE SOINS DE SANTÉ DÉSIGNÉS

Aboriginal Health and Wellness Centre of Winnipeg, Inc.

Beaver Air Services L.P.

Behavioural Health Foundation Inc.

Brandon Cardiac Reh-Fit – YMCA

CFB Shilo Emergency Services

Société canadienne du sang

Centre de Santé

Chemawawin First Nation Ambulance Service

Clinique Youville Clinic Inc.

Community Therapy Services Inc.

Eden Residential Care Services Inc.

Emerson Volunteer Ambulance Service

Fisher Ambulance Service Ltd.

Gilbert Plains Ambulance Service

Hope Centre Health Care Incorporated

Jocelyn House Inc.

Keewatin Air

Klinic, Inc.

Laurel Centre Inc.

MFL Occupational Health and Safety Centre Inc.

Main Street Project Inc.

Manitoba Cardiac Institute (Reh-Fit) Inc.

Melita Ambulance Service

Mount Carmel Clinic

Native Addictions Council of Manitoba

Neepawa & District Ambulance Service Ltd.

Nine Circles Community Health Centre

Norway House Cree Nation EMS

Nor'West Co-op Health & Social Services Centre Inc.

Perimeter AeroMed

Pimichikimac Air Ltd.

Pine Falls Ambulance Service

Portage Emergency Medical Care Services

Riverton Ambulance Service

Rosaire House – The Pas

St. Amant Centre Inc.

Ste. Rose and District Ambulance Service

Salvation Army Inc. – Anchorage Program

Salvation Army Inc. – Brandon Crisis Stabilization/Mobile Crisis Unit

Salvation Army Inc. – Interlake Crisis Stabilization/Mobile Crisis Unit

Saul Sair Health Centre — Siloam Mission

SkyCare Air Ambulance

Society for Manitobans with Disabilities Inc.

Swan Valley Ambulance Service

Tamarack Rehab Inc.

Commission des sanatoriums du Manitoba (Pelican Lake Centre)

Winnipegosis Ambulance Service

Women's Health Clinic Inc.

R.M. 64/2003; 142/2005; 38/2010

ANNEXE B

[Alinéa 4(3)a)]

DONNÉES DÉMOGRAPHIQUES ET RENSEIGNEMENTS SUR L'ADMISSIBILITÉ

Nom

Signature

Adresse

Renseignements sur les télécommunications

Sexe

Date de naissance

Date de décès

Associations de famille

Admissibilité aux soins de santé

Territoire de résidence

Numéro d'immatriculation familial de Santé Manitoba

Numéro d'identification médical personnel (NIMP)

Un identificateur unique équivalant au NIMP attribué par une autre autorité législative qui paie pour les soins de santé

Un identificateur unique, à l'exclusion du numéro d'assurance sociale ou, sous réserve de la présente annexe, de tout autre identificateur préexistant, attribué à un particulier par un dépositaire à ses propres fins, lorsque tout dépositaire y accède

Un numéro d'identification médical unique attribué par une autorité législative non canadienne

R.M. 142/2005; 99/2012