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This is the first version. It has been in effect since March 4, 1997.
Retention and Disposition of Municipal Records Regulation, M.R. 53/97
Règlement sur la conservation et le déclassement des documents municipaux, R.M. 53/97
The Municipal Act, C.C.S.M. c. M225
Loi sur les municipalités, c. M225 de la C.P.L.M.
Regulation 53/97
Registered March 4, 1997
Règlement 53/97
Date d'enregistrement : le 4 mars 1997
Definitions
1 In this regulation,
"archives" means an agency responsible for the permanent storage of records that are designated as archival in the Schedule; (« archives »)
"designated as archival" means a record that is required under the Schedule to be transferred to an archives; (« désigné document d'archives »)
"disposition" means transfer to an archives ("Archive") or destroy, ("Destroy") as provided in the Schedule; (« déclassement »)
"minimum retention period" means the minimum time period for which a record must be retained before it is destroyed or transferred to an archives. (« période de conservation minimale »)
Définitions
1 Les définitions qui suivent s'appliquent au présent règlement.
« archives » Organisme chargé de l'entreposage permanent des documents désignés documents d'archives dans l'annexe. ("archives")
« déclassement » Transfert aux archives ou destruction d'un document selon ce que prévoit l'annexe. ("disposition")
« désigné document d'archives » Document qui doit, en vertu de l'annexe, être transféré aux archives. ("designated as archival")
« période de conservation minimale » Période minimale pendant laquelle un document doit être conservé avant sa destruction ou son transfert aux archives. ("minimum retention period")
Retention and disposition requirements respecting records
2 A council must ensure
(a) in respect of each record, that
(i) the record is retained by the municipality for the minimum retention period,
(ii) documentation of the disposition of the record is maintained which provides details of the destruction of a record, or its transfer to an archives;
(b) in respect of each record designated as archival, that
(i) the record is not destroyed, and
(ii) the record is transferred to the Archives of Manitoba, or to an archives that the council has determined meets established minimum archival standards, as soon as is reasonably possible after the minimum retention period.
Exigences — conservation et déclassement
2 Le conseil s'assure que :
a) dans le cas de chaque document :
(i) la municipalité le conserve pendant la période de conservation minimale,
(ii) est gardée la documentation relative à son déclassement et contenant les détails de son transfert aux archives ou de sa destruction;
b) dans le cas des documents désignés documents d'archives :
(i) les documents ne sont pas détruits,
(ii) les documents sont transférés le plus tôt possible après la période de conservation minimale aux Archives du Manitoba ou aux archives qui, selon le conseil, répondent aux normes archivistiques minimales établies.
Other requirements respecting records
3(1) A council must ensure in respect of each record that reasonable care is taken to protect the record against damage, deterioration, unauthorized destruction or alienation.
Autres exigences
3(1) Le conseil s'assure que les documents sont protégés de façon convenable contre les dommages, la détérioration ainsi que la destruction et l'aliénation non autorisées.
3(2) A council that retains a record in electronic form must ensure that the record is retained and retrievable for the minimum retention period.
3(2) Le conseil s'assure que les documents qu'il conserve sur support électronique sont conservés et accessibles pendant la période de conservation minimale.
3(3) A council that retains a record that is designated as archival in electronic form must copy the record to paper or microfilm for the purpose of transfer to an archives.
3(3) Lorsqu'il conserve sur support électronique des documents désignés documents d'archives, le conseil les copie sur papier ou microfilm aux fins de leur transfert aux archives.
3(4) Microfilm applications of records designated as archival must conform to industry accepted technical standards and established preparation and documentation procedures.
3(4) La transposition sur microfilms de documents désignés documents d'archives est conforme aux normes techniques reconnues dans l'industrie et aux méthodes de préparation et de documentation établies.
Duplicate copies of records
4 A council may destroy or authorize the destruction of a duplicate copy of a record at any time.
Duplicata des documents
4 Le conseil peut, à tout moment, détruire le duplicata d'un document ou autoriser sa destruction.
February 25, 1997Minister of Rural Development/
25 février 1997Le ministre du Développement rural,
Len Derkach
SCHEDULE
RECORDS RETENTION AND DISPOSITION
Item | COLUMN 1 Description of Record |
COLUMN 2 Minimum Retention Period |
COLUMN 3 Disposition |
1. COUNCIL | |||
1.1 | Minutes | ||
1.1(a) |
Original Minutes (not microfilmed) |
10 years | Archive |
1.1(b) |
Original Minutes (microfilmed) |
None | Archive |
1.1(c) |
Original Microfilm of Minutes |
None | Archive |
1.2 | By-laws | ||
1.2(a) |
Original By-laws (not microfilmed) |
20 years | Archive |
1.2(b) |
Original By-laws (microfilmed) |
None | Archive |
1.2(c) |
Original Microfilm of By-Laws |
None | Archive |
1.3 | Committee reports | 10 years | Archive |
1.4 | List of electors | 4 years | Archive |
1.5 | Nomination papers | Expiration of term | Destroy |
1.6 | Election records | 1 year after election | Destroy |
1.7 | Oath of office for members of council | Expiration of term | Destroy |
1.8 | Disclosure of assets and interests | 6 years | Destroy |
1.9 | Election appeals | 1 year after appeal order | Destroy |
1.10 | Resolutions | 1 year | Destroy |
2. HUMAN RESOURCES | |||
2.1 | Payroll records | ||
2.1(a) |
Registers dating from time employees participated in Municipal Employees Benefits Board |
10 years | Destroy |
2.1(b) |
Registers relating to non-Municipal Employees Benefits Board participants |
60 years | Destroy |
2.1(c) |
Time sheets (bi-weekly) |
1 year | Destroy |
2.2 | Employee files (includes applications, leaves for vacation, sickness, education, leaves of absence, performance appraisals, Workers Compensation Board claims) | 1 year after cessation of employment or 6 years after dismissal | Destroy |
2.3 | Payroll administration (includes T-4's, TD-1's) | 6 years | Destroy |
2.4 | Grievance records | 3 years after final decision | Destroy |
2.5 | Personnel administration (includes policy and procedure records, policy manual) | 2 years or until superseded | Destroy |
2.6 | Competition and hiring records (includes applications of unsuccessful candidates, competition records, and other supporting documents) | 1 year | Destroy |
3. ADMINISTRATION | |||
3.1 | Correspondence (routine correspondence of no continuing fiscal, legal or administrative value, including informational copies, letters of transmittal, invitations and cover letters, copies of minutes and reports received from non-profit or municipally funded organizations) | 1 year | Destroy |
3.2 | Other administrative records | ||
3.2(a) |
Records management tracking files (inventories, disposition documentation) |
Maintain indefinitely in office of origin | |
3.2(b) |
General administrative records held by all operational divisions |
Retain as required | Destroy |
3.3 | Administrative policies and procedures | Until superseded | Destroy |
3.4 | Insurance records | ||
3.4(a) |
Policies |
Term + 1 year | Destroy |
3.4(b) |
Claims |
1 year after resolution | Destroy |
3.5 | Litigation records | 6 years after settlement, judgement, discontinuance or dismissal | Destroy |
3.6 | Workplace, Safety and Health | ||
3.6(a) |
Workplace Hazardous Materials Information System (WHMIS) |
30 years | Destroy |
3.6(b) |
All other records, including minutes and associated reports |
Retention and disposition in accordance with appropriate federal or provincial requirements | |
3.7 | Tax certificates | 6 years | Destroy |
4. FINANCIAL MANAGEMENT | |||
4.1 | Accounts payable and receivable (includes requisitions, purchase orders, receipts, invoices, utility billings, meter readings, and other source documents) | 6 years | Destroy |
4.2 | Banking records | 6 years | Destroy |
4.3 | Budget working papers | 3 years | Destroy |
4.4 | Financial statements | ||
4.4(a) |
monthly |
1 year | Destroy |
4.4(b) |
annual statement |
5 years | Destroy |
4.4(c) |
annual report of auditor |
5 years | Archive |
4.5 | Ledgers | ||
4.5(a) |
general |
10 years | Archive |
4.5(b) |
other (all subsidiary ledgers) |
10 years | Destroy |
4.6 | Journals | 10 years | Destroy |
4.7 | Debentures (includes coupons) | Term + 1 year | Destroy |
4.8 | Loans and cancelled notes | Term + 1 year | Destroy |
4.9 | Agreements (working copies) | Term + 1 year | Destroy |
4.10 | Investment records | Term + 1 year | Destroy |
4.11 | Tenders/quotes | 3 years | Destroy |
4.12 | Liens | Term + 1 year | Destroy |
5. LICENSING/PERMITS | |||
5.1 | Permits (buildings, utilities, occupancy, plumbing and electrical, including inspection reports and all supporting documents) | Lifetime of building + 1 year | Destroy |
5.2 | Licences (bicycle, animal, business etc., including applications and any supporting documents) | Term + 1 year | Destroy |
6. WORKS/OPERATIONS | |||
6.1 | Operations activity reports | 5 years | Destroy |
6.2 | Capital project records | ||
6.2(a) |
As-built drawings |
Lifetime of facility | Destroy |
6.2(b) |
All other project records |
1 year following project completion | Destroy |
6.3 | Equipment Records (includes acquisitions, warranties, maintenance and repair) | Lifetime of unit | Destroy |
7. PARKS AND RECREATION | |||
7.1 | Facilities maintenance records | 5 years | Destroy |
7.2 | Facilities operations records (includes user contracts/rates, staffing records, programming records) | 2 years | Destroy |
7.3 | Capital project records | ||
7.3(a) |
As-built drawings |
Lifetime of facility | Destroy |
7.3(b) |
All other project records |
1 year following project completion | Destroy |
8. PROPERTY MANAGEMENT | |||
8.1 | Property titles | Until title transferred | Not applicable |
8.2 | Land ledger sheets | Until property transferred | Destroy |
8.3 | Easement agreement | Term + 1 year | Destroy |
8.4 | Leasing records (copy of lease and supporting documents) | Term + 1 year | Destroy |
8.5 | Registered plans | Until superseded | Destroy |
9. CEMETERY ADMINISTRATION | |||
9.1 | Site plans/Plot Register/Index | ||
9.1(a) |
working copy |
Not applicable | Not applicable |
9.1(b) |
security copy |
Transfer upon preparation | Archive |
9.2 | Copies of burial or exhumation permits | 1 year | Destroy |
10. ENVIRONMENTAL CONTROL | |||
10.1 | Operating Licences or Permits (lagoon, water treatment, waste disposal grounds, including application for environmental control licences and all supporting documents, hearing records and technical reports | Lifetime of facility | Archive |
10.2 | Site monitoring records | Until site closed and requirements cease | Destroy |
11. TRANSPORTATION | |||
11.1 | Local Transit | ||
11.1(a) |
Capital projects (acquisition or as-built records) |
Lifetime of facility/equipment | Destroy |
11.1(b) |
Capital projects (all other project records) |
1 year following project completion | Destroy |
11.1(c) |
Operating and maintenance records (equipment/facility) |
Lifetime of equipment/facility | Destroy |
11.1(d) |
Handivan transit records (including user applications, operating grant documentation, etc.) |
2 years | Destroy |
11.1(e) |
Program records (including planning, scheduling, staffing, training, statistics) |
2 years | Destroy |
11.2 | Airports | ||
11.2(a) |
Department of Transport agreements or grants (working copy) |
Term + 1 year | Destroy |
11.2(b) |
Capital projects (acquisition or as-built records) |
Lifetime of facility/equipment | Destroy |
11.2(c) |
Capital projects (all other project records) |
1 year following project completion | Destroy |
11.2(d) |
Operating and maintenance records (equipment/facility) |
Lifetime of equipment/facility | Destroy |
12. SOCIAL SERVICES | |||
12.1 | Client file (includes application, record of benefits, medical records, acceptance or rejection, personal financial records, appeal records, etc.) | 3 years | Destroy |
12.2 | Program reports - monthly (includes details of all financial transactions with recipients, and statistical or financial summaries) | 2 years | Destroy |
13. LAND USE AND DEVELOPMENT | |||
13.1 | Support files re: Planning Scheme, Basic Planning Statement, Development Plan (including copies of plans, amendments, and applications, advertising, hearing and appeal records) | 6 years after By-law repealed | Destroy |
13.2 | Zoning files (including applications, advertising, copy of by-laws, maps, hearing and appeal records) | 6 years after By-law repealed | Destroy |
13.3 | Conditional use files (including applications, advertising, hearing records and permit) | 1 year after conditional use ceases | Destroy |
13.4 | Variation orders (including applications, advertising, hearing records and order) | 1 year after variation requirement ceases | Destroy |
13.5 | Zoning memorandums and certificates of non-conformity | Lifetime of structure | Destroy |
13.6 | Subdivision files (including copy of application, copy of report from Province or Planning Board, any copy of notices, and a copy of hearing, copy of approval conditions or denial by municipal resolution, conditional approval or denial by Province or Planning Board, and all supporting documents, any subdivision construction plan or engineering reports, environmental assessment or impact study, dedication and legal fees documents, letter of credit, development agreement, performance bond, appeals to Municipal Board or Planning Board and all supporting documents. | 6 years after registration of plan of subdivision | Destroy |
14. ASSESSMENT AND TAXATION | |||
14.1 | Assessment rolls | ||
14.1(a) |
Preliminary rolls |
1 year | Destroy |
14.1(b) |
Final roll (up to and including 1982) |
Transfer immediately | Archive |
14.1(c) |
Final roll (1983 and following) |
10 years | Destroy |
14.2 | Tax collectors roll or tax collection activity report | 10 years | Archive |
14.3 | Tax collection records | ||
14.3(a) |
Tax notices (statement and demand for taxes) |
1 year | Destroy |
14.3(b) |
Receipts |
6 years | Destroy |
14.4 | Tax rolls maintenance | ||
14.4(a) |
monthly roll trial balance |
2 years | Destroy |
14.4(b) |
All other records (including changes of address, additions and cancellation to rolls) |
2 years | Destroy |
14.5 | Boards of Revision Records (including advertising, applications to Board, notice of sitting to applicant, decisions, appeals by applicants, and copy of decision of Municipal Board or Court of King's Bench) | 1 year after final decision | Destroy |
14.6 | Tax sale records | ||
14.6(a) |
Warrant for sale (tax sale ledger) |
10 years | Archive |
14.6(b) |
All other records (including list of lands for tax sale, advertisement of sale, return to District Registrar, tax sale certificate(s), assignment of tax sale certificates, certificate(s) of redemption, return of non-redemption to District Registrar, and application(s) for title) |
1 year after redemption or registration of title | Destroy |
15. POLICE, AMBULANCE, FIRE, EMERGENCY RESPONSE | |||
15.1 | Administrative records | See item 3 of this Schedule | See item 3 of this Schedule |
15.2 | Operational records | See appropriate federal or provincial regulations | See appropriate federal or provincial regulations |
ANNEXE
CONSERVATION ET DÉCLASSEMENT DE DOCUMENTS
Article | Colonne 1 Description du document |
Colonne 2 Période de conservation minimale |
Colonne 3 Déclassement |
1. CONSEIL | |||
1.1 | Procès-verbaux | ||
1.1a) |
Procès-verbaux originaux (ne sont pas sur microfilms) |
10 ans | Archives |
1.1b) |
Procès-verbaux originaux (sur microfilms) |
aucune | Archives |
1.1c) |
Microfilms originaux des procès-verbaux |
aucune | Archives |
1.2 | Règlements | ||
1.2a) |
Règlements originaux (ne sont pas sur microfilms) |
20 ans | Archives |
1.2b) |
Règlements originaux (sur microfilms) |
aucune | Archives |
1.2c) |
Microfilms originaux des règlements |
aucune | Archives |
1.3 | Rapports de comités | 10 ans | Archives |
1.4 | Listes électorales | 4 ans | Archives |
1.5 | Déclarations de candidatures | Fin du mandat | Détruire |
1.6 | Documents d'élections | 1 an après l'élection | Détruire |
1.7 | Serments professionnels des conseillers | Fin du mandat | Détruire |
1.8 | Déclaration des biens et des intérêts | 6 ans | Détruire |
1.9 | Appels en matière d'élections | 1 an après que l'ordonnance relative à l'appel a été rendue | Détruire |
1.10 | Résolutions | 1 an | Détruire |
2. RESSOURCES HUMAINES | |||
2.1 | Livres de paie | ||
2.1a) |
Registres remontant à la période où les employés participaient à la Commission des avantages sociaux des employés municipaux |
10 ans | Détruire |
2.1b) |
Registres portant sur les employés qui ne participaient pas à la Commission des avantages sociaux des employés municipaux |
60 ans | Détruire |
2.1c) |
Feuilles de temps (bimensuelles) |
1 an | Détruire |
2.2 | Dossiers des employés (notamment les demandes, les vacances, les absences-maladie, les congés de formation, les absences autorisées, les évaluations de performance et les demandes d'indemnisation à la Commission des accidents du travail) | 1 an après la cessation de l'emploi ou 6 ans après le renvoi | Détruire |
2.3 | Administration de la paie ( notamment les T-4 et TD-1) |
6 ans | Détruire |
2.4 | Documents de griefs | 3 ans après que la décision finale est rendue | Détruire |
2.5 | Gestion du personnel (notamment les documents ayant trait à la politique et aux procédures et le guide de la politique) | 2 ans ou jusqu'à leur remplacement | Détruire |
2.6 | Dossiers de concours et d'embauche (notamment les demandes des candidats non choisis, les documents ayant trait aux concours et les autres documents pertinents) | 1 an | Détruire |
3. ADMINISTRATION | |||
3.1 | Courrier (courrier ordinaire sans effet fiscal, juridique ou administratif permanent, y compris les copies d'information, les lettres d'accompagnement, les invitations, les lettres explicatives, les copies des procès-verbaux et des rapports reçus des organismes à but non lucratif ou à financement municipal) | 1 an | Détruire |
3.2 | Autres documents administratifs | ||
3.2a) |
Dossiers d'acheminement des documents (inventaires, documents relatifs au déclassement) |
Garder indéfiniment aux bureaux d'où ils proviennent | |
3.2b) |
Documents d'administration générale des divisions opérationnelles |
Garder selon ce qui est prévu | Détruire |
3.3 | Politique et procédures administratives | Jusqu'à leur remplacement | Détruire |
3.4 | Documents d'assurance | ||
3.4a) |
Polices |
Durée de la police + 1 an | Détruire |
3.4b) |
Réclamations |
1 an après le règlement | Détruire |
3.5 | Documents de contentieux | 6 ans après le règlement, le jugement, le désistement ou le rejet | Détruire |
3.6 | Sécurité et hygiène du travail | ||
3.6a) |
Système d'information sur les matières dangereuses utilisées au travail |
30 ans | Détruire |
3.6b) |
Tous les autres documents, y compris les procès-verbaux et les rapports connexes |
Conservation et déclassement selon les exigences provinciales ou fédérales | |
3.7 | État de taxes | 6 ans | Détruire |
4. GESTION FINANCIÈRE | |||
4.1 | Créances et comptes débiteurs (notamment les demandes, les bons de commande, les rentrées de fonds, les comptes, les factures de services publics, les relevés de compteurs et les autres documents de base) | 6 ans | Détruire |
4.2 | Documents bancaires | 6 ans | Détruire |
4.3 | Documents de travail relatifs au budget | 3 ans | Détruire |
4.4 | États financiers | ||
4.4a) |
mensuels |
1 an | Détruire |
4.4b) |
annuels |
5 ans | Détruire |
4.4c) |
rapport annuel du vérificateur |
5 ans | Archives |
4.5 | Comptes | ||
4.5a) |
généraux |
10 ans | Archives |
4.5b) |
autres (grands livres auxiliaires) |
10 ans | Détruire |
4.6 | Journaux | 10 ans | Détruire |
4.7 | Obligations (y compris les coupons) | Terme + 1 an | Détruire |
4.8 | Prêt et billets annulés | Durée + 1 an | Détruire |
4.9 | Ententes (documents de travail) | Terme + 1 an | Détruire |
4.10 | Documents d'investissement | Terme + 1 an | Détruire |
4.11 | Soumissions et propositions de prix | 3 ans | Détruire |
4.12 | Privilèges | Durée + 1 an | Détruire |
5. PERMIS ET LICENCES | |||
5.1 | Permis (bâtiments, services publics, occupation, plomberie et électricité, y compris les rapports d'inspection et les documents pertinents) | Durée de vie du bâtiment + 1 an | Détruire |
5.2 | Permis (bicyclettes, animaux, commerces, etc., y compris les demandes et les documents pertinents) | Période de validité + 1 an | Détruire |
6. TRAVAUX PUBLICS | |||
6.1 | Rapports d'activités | 5 ans | Détruire |
6.2 | Documents de projets d'immobilisation | ||
6.2a) |
dessins d'ouvrages exécutés |
Durée de vie de l'installation | Détruire |
6.2b) |
tous les autres documents de projets |
1 an après la réalisation du projet | Détruire |
6.3 | Documents relatifs à l'équipement ( acquisitions, garanties, entretien et réparations) | Durée de vie de l'unité | Détruire |
7. PARCS ET LOISIRS | |||
7.1 | Documents relatifs à l'entretien des installations | 5 ans | Détruire |
7.2 | Documents relatifs à l'exploitation des installations (y compris les contrats et les tarifs d'utilisation, les documents de dotation, les documents de programmation) | 2 ans | Détruire |
7.3 | Documents de projets d'immobilisation | ||
7.3a) |
dessins d'ouvrages exécutés |
Durée de vie de l'installation | Détruire |
7.3b) |
tous les autres documents de projets |
1 an après la réalisation du projet | Détruire |
8. GESTION IMMOBILIÈRE | |||
8.1 | Titres fonciers | Jusqu'au transfert du titre | sans objet |
8.2 | Feuilles des grands livres fonciers | Jusqu'au transfert du bien | Détruire |
8.3 | Ententes relatives aux servitudes | Durée de l'entente + 1 an | Détruire |
8.4 | Documents de location (copies des baux et des documents pertinents) | Durée + 1 an | Détruire |
8.5 | Plans enregistrés | Jusqu'à leur remplacement | Détruire |
9. GESTION DES CIMETIÈRES | |||
9.1 | Plans de situation / Registre des concessions / Index | ||
9.1a) |
copies de travail |
sans objet | sans objet |
9.1b) |
copies de sécurité |
transférer au moment de la préparation | Archives |
9.2 | Copies des permis d'inhumer ou d'exhumer | 1 an | Détruire |
10. GESTION DE L'ENVIRONNEMENT | |||
10.1 | Permis et licences d'exploitation (lagune, traitement des eaux, terrains destinés à l'élimination des déchets, y compris les demandes de permis de gestion de l'environnement et les documents pertinents, les documents d'audience et les rapports techniques) | Durée de vie de l'installation | Archives |
10.2 | Documents sur la surveillance des lieux | Jusqu'à la fermeture des lieux et la fin des exigences | Détruire |
11. TRANSPORT | |||
11.1 | Transport en commun | ||
11.1a) |
Projets d'immobilisation (documents d'acquisition ou définitifs) |
Durée de vie des installations ou de l'équipement | Détruire |
11.1b) |
Projets d'immobilisation (tous les autres documents de projet) |
1 an après la réalisation du projet | Détruire |
11.1c) |
Documents relatifs à l'exploitation et à l'entretien (équipement et installations) |
Durée de vie de l'équipement ou des installations | Détruire |
11.1d) |
Registres des parcours Handi-van (demandes d'utilisation et documents relatifs aux subventions d'exploitation, etc.) |
2 ans | Détruire |
11.1e) |
Documents de programmation (planification, aménagement des horaires, dotation en personnel, formation, statistiques) |
2 ans | Détruire |
11.2 | Aéroports | ||
11.2a) | -ententes ou subventions avec le ministère du transport (documents de travail) | Durée + 1 an | Détruire |
11.2b) |
Projets d'immobilisation (documents d'acquisition ou définitifs) |
Durée de vie des installations ou de l'équipement | Détruire |
11.2c) |
Projets d'immobilisation (tous les autres documents de projet) |
1 an après la réalisation du projet | Détruire |
11.2d) |
Documents relatifs à l'exploitation et l'entretien (équipement et installations) |
Durée de vie de l'équipement ou des installations | Détruire |
12. SERVICES SOCIAUX | |||
12.1 | Documents relatifs à la clientèle (demandes, documents relatifs aux prestations, dossiers médicaux, acceptations et refus, documents financiers personnels, documents relatifs aux appels, etc.) | 3 ans | Détruire |
12.2 |
Rapports de programmes mensuels (y compris les détails des opérations financières accompagnés de récépissés, et les sommaires financiers ou statistiques) |
2 ans | Détruire |
13. OCCUPATION ET AMÉNAGEMENT DU SOL | |||
13.1 | Dossiers pertinents relatifs aux projets d'urbanisme, à la déclaration de planification de base et aux schémas d'aménagement, y compris les copies des plans, les modifications, les demandes et les documents relatifs à la publicité, aux audiences et aux appels) | 6 ans après l'abrogation du règlement | Détruire |
13.2 | Dossiers de zonage (y compris les demandes, la publicité, les copies des règlements, les documents relatifs aux cartes, aux audiences et aux appels) | 6 ans après l'abrogation du règlement administratif | Détruire |
13.3 | Dossiers sur l'utilisation conditionnelle (y compris les demandes, la publicité, les documents relatifs aux audiences et les permis) | 1 an après la cessation de l'utilisation conditionnelle | Détruire |
13.4 | Ordres de dérogation (y compris les demandes, la publicité, les documents relatifs aux audiences et les ordres) | 1 an après la cessation des exigences de l'ordre | Détruire |
13.5 | Protocoles de zonage et certificats de non-conformité | Durée de vie de l'ouvrage | Détruire |
13.6 | Dossiers de lotissement (y compris les copies des demandes, des rapports de la de la province ou de la Commission d'aménagement, des avis, des audiences, des conditions d'autorisation ou des refus adoptés par résolutions municipales, les autorisations conditionnelles ou les refus émanant de la province ou de la Commission d'aménagement, et tous les documents pertinents, les plans d'exécution des lotissements, les rapports techniques, les évaluations et les études d'impact environnementales, les documents relatifs aux affectations et aux frais juridiques, les lettres de créance, les ententes d'aménagement, les garanties de bonne exécution, les appels à la Commission municipale ou à la Commission d'aménagement et les documents pertinents | 6 ans après l'enregistrement du plan de subdivision | Détruire |
14. ÉVALUATION ET TAXATION | |||
14.1 | Rôle d'évaluation | ||
14.1a) |
Rôle préliminaire |
1 an | Détruire |
14.1b) |
Rôle définitif ( jusqu'en 1982) |
Transfert immédiat | Archives |
14.1c) |
Rôle définitif (à partir de 1983) |
10 ans | Détruire |
14.2 | Rôle de perception ou rapport de perception de l'impôt | 10 ans | Détruire |
14.3 | Dossiers de perception de l'impôt | ||
14.3a) |
Avis d'imposition (relevés d'impôt et demandes formelles de paiement) |
1 an | Détruire |
14.3b) |
Reçus |
6 ans | Détruire |
14.4 | Tenue à jour des rôles d'impôt | ||
14.4a) |
balance de vérification du rôle mensuel |
2 ans | Détruire |
14.4b) |
tous les autres dossiers (y compris les changements d'adresse, les ajouts et les annulations apportés aux rôles) |
2 ans | Détruire |
14.5 | Documents des conseils de révision (y compris la publicité, les demandes aux conseils, les avis d'audience destinés aux requérants, les décisions, les appels des requérants et les copies des décisions de la Commission municipale ou de la Cour du Banc du Roi) | 1 an après que la décision finale a été rendue | Détruire |
14.6 | Vente pour non-paiement de taxes | ||
14.6a) |
Mandat de vente (grand livre des ventes pour non-paiement de taxes) |
10 ans | Archives |
14.6b) |
tous les autres documents (y compris la liste des biens-fonds devant être mis en vente pour non-paiement de taxes, la publicité relative aux ventes, les rapports au registraire de district, les certificats de vente pour non-paiement de taxes, les cessions de certificats de vente pour non-paiement de taxes, les certificats de rachat, les rapports concernant les biens-fonds non rachetés au registraire de district et les demandes de titre) |
1 an après le rachat ou l'enregistrement du titre | Détruire |
15. SERVICES DE POLICE, D'AMBULANCE, D'INCENDIE ET D'INTERVENTION D'URGENCE | |||
15.1 | Dossiers administratifs | Voir article 3 | Voir article 3 |
15.2 | Dossiers d'exploitation | Voir les règlements provinciaux ou fédéraux pertinents | Voir les règlements provinciaux ou fédéraux pertinents |