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Retention and Disposition of Municipal Records Regulation, M.R. 53/97

Règlement sur la conservation et le déclassement des documents municipaux, R.M. 53/97

The Municipal Act, C.C.S.M. c. M225

Loi sur les municipalités, c. M225 de la C.P.L.M.


Regulation 53/97
Registered March 4, 1997

bilingual version (HTML)

Règlement 53/97
Date d'enregistrement : le 4 mars 1997

version bilingue (HTML)
Definitions

1   In this regulation,

"archives" means an agency responsible for the permanent storage of records that are designated as archival in the Schedule; (« archives »)

"designated as archival" means a record that is required under the Schedule to be transferred to an archives; (« désigné document d'archives »)

"disposition" means transfer to an archives ("Archive") or destroy, ("Destroy") as provided in the Schedule; (« déclassement »)

"minimum retention period" means the minimum time period for which a record must be retained before it is destroyed or transferred to an archives. (« période de conservation minimale »)

Définitions

1   Les définitions qui suivent s'appliquent au présent règlement.

« archives » Organisme chargé de l'entreposage permanent des documents désignés documents d'archives dans l'annexe. ("archives")

« déclassement » Transfert aux archives ou destruction d'un document selon ce que prévoit l'annexe. ("disposition")

« désigné document d'archives » Document qui doit, en vertu de l'annexe, être transféré aux archives. ("designated as archival")

« période de conservation minimale » Période minimale pendant laquelle un document doit être conservé avant sa destruction ou son transfert aux archives. ("minimum retention period")

Retention and disposition requirements respecting records

2   A council must ensure

(a)  in respect of each record, that

(i) the record is retained by the municipality for the minimum retention period,

(ii) documentation of the disposition of the record is maintained which provides details of the destruction of a record, or its transfer to an archives;

(b) in respect of each record designated as archival, that

(i) the record is not destroyed, and

(ii) the record is transferred to the Archives of Manitoba, or to an archives that the council has determined meets established minimum archival standards, as soon as is reasonably possible after the minimum retention period.

Exigences — conservation et déclassement

2   Le conseil s'assure que :

a) dans le cas de chaque document :

(i) la municipalité le conserve pendant la période de conservation minimale,

(ii) est gardée la documentation relative à son déclassement et contenant les détails de son transfert aux archives ou de sa destruction;

b) dans le cas des documents désignés documents d'archives :

(i) les documents ne sont pas détruits,

(ii) les documents sont transférés le plus tôt possible après la période de conservation minimale aux Archives du Manitoba ou aux archives qui, selon le conseil, répondent aux normes archivistiques minimales établies.

Other requirements respecting records

3(1)   A council must ensure in respect of each record that reasonable care is taken to protect the record against damage, deterioration, unauthorized destruction or alienation.

Autres exigences

3(1)   Le conseil s'assure que les documents sont protégés de façon convenable contre les dommages, la détérioration ainsi que la destruction et l'aliénation non autorisées.

3(2)   A council that retains a record in electronic form must ensure that the record is retained and retrievable for the minimum retention period.

3(2)   Le conseil s'assure que les documents qu'il conserve sur support électronique sont conservés et accessibles pendant la période de conservation minimale.

3(3)   A council that retains a record that is designated as archival in electronic form must copy the record to paper or microfilm for the purpose of transfer to an archives.

3(3)   Lorsqu'il conserve sur support électronique des documents désignés documents d'archives, le conseil les copie sur papier ou microfilm aux fins de leur transfert aux archives.

3(4)   Microfilm applications of records designated as archival must conform to industry accepted technical standards and established preparation and documentation procedures.

3(4)   La transposition sur microfilms de documents désignés documents d'archives est conforme aux normes techniques reconnues dans l'industrie et aux méthodes de préparation et de documentation établies.

Duplicate copies of records

4   A council may destroy or authorize the destruction of a duplicate copy of a record at any time.

Duplicata des documents

4   Le conseil peut, à tout moment, détruire le duplicata d'un document ou autoriser sa destruction.

February 25, 1997Minister of Rural Development/

25 février 1997Le ministre du Développement rural,

Len Derkach


SCHEDULE

RECORDS RETENTION AND DISPOSITION

Item COLUMN 1
Description of Record
COLUMN 2
Minimum Retention Period
COLUMN 3
Disposition
1.  COUNCIL
1.1 Minutes
1.1(a)

Original Minutes (not microfilmed)

10 years Archive
1.1(b)

Original Minutes (microfilmed)

None

Archive

1.1(c)

Original Microfilm of Minutes

None Archive
1.2 By-laws
1.2(a)

Original By-laws (not microfilmed)

20 years Archive
1.2(b)

Original By-laws (microfilmed)

None

Archive

1.2(c)

Original Microfilm of By-Laws

None Archive
1.3 Committee reports 10 years Archive
1.4 List of electors 4 years Archive
1.5 Nomination papers Expiration of term Destroy
1.6 Election records 1 year after election Destroy
1.7 Oath of office for members of council Expiration of term Destroy
1.8 Disclosure of assets and interests 6 years Destroy
1.9 Election appeals 1 year after appeal order Destroy
1.10 Resolutions 1 year Destroy
2.  HUMAN RESOURCES
2.1 Payroll records
2.1(a)

Registers dating from time employees participated in Municipal Employees Benefits Board

10 years Destroy
2.1(b)

Registers relating to non-Municipal Employees Benefits Board participants

60 years Destroy
2.1(c)

Time sheets (bi-weekly)

1 year Destroy
2.2 Employee files (includes applications, leaves for vacation, sickness, education, leaves of absence, performance appraisals, Workers Compensation Board claims) 1 year after cessation of employment or 6 years after dismissal Destroy
2.3 Payroll administration (includes T-4's, TD-1's) 6 years Destroy
2.4 Grievance records 3 years after final decision Destroy
2.5 Personnel administration (includes policy and procedure records, policy manual) 2 years or until superseded Destroy
2.6 Competition and hiring records (includes applications of unsuccessful candidates, competition records, and other supporting documents) 1 year Destroy
3.  ADMINISTRATION
3.1 Correspondence (routine correspondence of no continuing fiscal, legal or administrative value, including informational copies, letters of transmittal, invitations and cover letters, copies of minutes and reports received from non-profit or municipally funded organizations) 1 year Destroy
3.2 Other administrative records
3.2(a)

Records management tracking files (inventories, disposition documentation)

Maintain indefinitely in office of origin
3.2(b)

General administrative records held by all operational divisions

Retain as required Destroy
3.3 Administrative policies and procedures Until superseded Destroy
3.4 Insurance records
3.4(a)

Policies

Term + 1 year Destroy
3.4(b)

Claims

1 year after resolution Destroy
3.5 Litigation records 6 years after settlement, judgement, discontinuance or dismissal Destroy
3.6 Workplace, Safety and Health
3.6(a)

Workplace Hazardous Materials Information System (WHMIS)

30 years Destroy
3.6(b)

All other records, including minutes and associated reports

Retention and disposition in accordance with appropriate federal or provincial requirements
3.7 Tax certificates 6 years Destroy
4.  FINANCIAL MANAGEMENT
4.1 Accounts payable and receivable (includes requisitions, purchase orders, receipts, invoices, utility billings, meter readings, and other source documents) 6 years Destroy
4.2 Banking records 6 years Destroy
4.3 Budget working papers 3 years Destroy
4.4 Financial statements
4.4(a)

monthly

1 year Destroy
4.4(b)

annual statement

5 years Destroy
4.4(c)

annual report of auditor

5 years Archive
4.5 Ledgers
4.5(a)

general

10 years Archive
4.5(b)

other (all subsidiary ledgers)

10 years Destroy
4.6 Journals 10 years Destroy
4.7 Debentures (includes coupons) Term + 1 year Destroy
4.8 Loans and cancelled notes Term + 1 year Destroy
4.9 Agreements (working copies) Term + 1 year Destroy
4.10 Investment records Term + 1 year Destroy
4.11 Tenders/quotes 3 years Destroy
4.12 Liens Term + 1 year Destroy
5.  LICENSING/PERMITS
5.1 Permits (buildings, utilities, occupancy, plumbing and electrical, including inspection reports and all supporting documents) Lifetime of building + 1 year Destroy
5.2 Licences (bicycle, animal, business etc., including applications and any supporting documents) Term + 1 year Destroy
6. WORKS/OPERATIONS
6.1 Operations activity reports 5 years Destroy
6.2 Capital project records
6.2(a)

As-built drawings

Lifetime of facility Destroy
6.2(b)

All other project records

1 year following project completion Destroy
6.3 Equipment Records (includes acquisitions, warranties, maintenance and repair) Lifetime of unit Destroy
7.  PARKS AND RECREATION
7.1 Facilities maintenance records 5 years Destroy
7.2 Facilities operations records (includes user contracts/rates, staffing records, programming records) 2 years Destroy
7.3 Capital project records
7.3(a)

As-built drawings

Lifetime of facility Destroy
7.3(b)

All other project records

1 year following project completion Destroy
8.  PROPERTY MANAGEMENT
8.1 Property titles Until title transferred Not applicable
8.2 Land ledger sheets Until property transferred Destroy
8.3 Easement agreement Term + 1 year Destroy
8.4 Leasing records (copy of lease and supporting documents) Term + 1 year Destroy
8.5 Registered plans Until superseded Destroy
9.  CEMETERY ADMINISTRATION
9.1 Site plans/Plot Register/Index
9.1(a)

working copy

Not applicable Not applicable
9.1(b)

security copy

Transfer upon preparation Archive
9.2 Copies of burial or exhumation permits 1 year Destroy
10.  ENVIRONMENTAL CONTROL
10.1 Operating Licences or Permits (lagoon, water treatment, waste disposal grounds, including application for environmental control licences and all supporting documents, hearing records and technical reports Lifetime of facility Archive
10.2 Site monitoring records Until site closed and requirements cease Destroy
11.  TRANSPORTATION
11.1 Local Transit
11.1(a)

Capital projects (acquisition or as-built records)

Lifetime of facility/equipment Destroy
11.1(b)

Capital projects (all other project records)

1 year following project completion Destroy
11.1(c)

Operating and maintenance records (equipment/facility)

Lifetime of equipment/facility Destroy
11.1(d)

Handivan transit records (including user applications, operating grant documentation, etc.)

2 years Destroy
11.1(e)

Program records (including planning, scheduling, staffing, training, statistics)

2 years Destroy
11.2 Airports
11.2(a)

Department of Transport agreements or grants (working copy)

Term + 1 year Destroy
11.2(b)

Capital projects (acquisition or as-built records)

Lifetime of facility/equipment Destroy
11.2(c)

Capital projects (all other project records)

1 year following project completion Destroy
11.2(d)

Operating and maintenance records (equipment/facility)

Lifetime of equipment/facility Destroy
12.  SOCIAL SERVICES
12.1 Client file (includes application, record of benefits, medical records, acceptance or rejection, personal financial records, appeal records, etc.) 3 years Destroy
12.2 Program reports - monthly (includes details of all financial transactions with recipients, and statistical or financial summaries) 2 years Destroy
13.  LAND USE AND DEVELOPMENT
13.1 Support files re: Planning Scheme, Basic Planning Statement, Development Plan (including copies of plans, amendments, and applications, advertising, hearing and appeal records) 6 years after By-law repealed Destroy
13.2 Zoning files (including applications, advertising, copy of by-laws, maps, hearing and appeal records) 6 years after By-law repealed Destroy
13.3 Conditional use files (including applications, advertising, hearing records and permit) 1 year after conditional use ceases Destroy
13.4 Variation orders (including applications, advertising, hearing records and order) 1 year after variation requirement ceases Destroy
13.5 Zoning memorandums and certificates of non-conformity Lifetime of structure Destroy
13.6 Subdivision files (including copy of application, copy of report from Province or Planning Board, any copy of notices, and a copy of hearing, copy of approval conditions or denial by municipal resolution, conditional approval or denial by Province or Planning Board, and all supporting documents, any subdivision construction plan or engineering reports, environmental assessment or impact study, dedication and legal fees documents, letter of credit, development agreement, performance bond, appeals to Municipal Board or Planning Board and all supporting documents. 6 years after registration of plan of subdivision Destroy
14.  ASSESSMENT AND TAXATION
14.1 Assessment rolls
14.1(a)

Preliminary rolls

1 year Destroy
14.1(b)

Final roll (up to and including 1982)

Transfer immediately Archive
14.1(c)

Final roll (1983 and following)

10 years Destroy
14.2 Tax collectors roll or tax collection activity report 10 years Archive
14.3 Tax collection records
14.3(a)

Tax notices (statement and demand for taxes)

1 year Destroy
14.3(b)

Receipts

6 years Destroy
14.4 Tax rolls maintenance
14.4(a)

monthly roll trial balance

2 years Destroy
14.4(b)

All other records (including changes of address, additions and cancellation to rolls)

2 years Destroy
14.5 Boards of Revision Records (including advertising, applications to Board, notice of sitting to applicant, decisions, appeals by applicants, and copy of decision of Municipal Board or Court of King's Bench) 1 year after final decision Destroy
14.6 Tax sale records
14.6(a)

Warrant for sale (tax sale ledger)

10 years Archive
14.6(b)

All other records (including list of lands for tax sale, advertisement of sale, return to District Registrar, tax sale certificate(s), assignment of tax sale certificates, certificate(s) of redemption, return of non-redemption to District Registrar, and application(s) for title)

1 year after redemption or registration of title Destroy
15.  POLICE, AMBULANCE, FIRE, EMERGENCY RESPONSE
15.1 Administrative records See item 3 of this Schedule See item 3 of this Schedule
15.2 Operational records See appropriate federal or provincial regulations See appropriate federal or provincial regulations

ANNEXE

CONSERVATION ET DÉCLASSEMENT DE DOCUMENTS

Article Colonne 1
Description du document
Colonne 2
Période de conservation minimale
Colonne 3
Déclassement
1.  CONSEIL
1.1 Procès-verbaux
1.1a)

Procès-verbaux originaux (ne sont pas sur microfilms)

10 ans Archives
1.1b)

Procès-verbaux originaux


(sur microfilms)
aucune Archives
1.1c)

Microfilms originaux des procès-verbaux

aucune Archives
1.2 Règlements
1.2a)

Règlements originaux (ne sont pas sur microfilms)

20 ans Archives
1.2b)

Règlements originaux (sur microfilms)

aucune Archives
1.2c)

Microfilms originaux des règlements

aucune Archives
1.3 Rapports de comités 10 ans Archives
1.4 Listes électorales 4 ans Archives
1.5 Déclarations de candidatures Fin du mandat Détruire
1.6 Documents d'élections 1 an après l'élection Détruire
1.7 Serments professionnels des conseillers Fin du mandat Détruire
1.8 Déclaration des biens et des intérêts 6 ans Détruire
1.9 Appels en matière d'élections 1 an après que l'ordonnance relative à l'appel a été rendue Détruire
1.10 Résolutions 1 an Détruire
2.  RESSOURCES HUMAINES
2.1 Livres de paie
2.1a)

Registres remontant à la période où les employés participaient à la Commission des avantages sociaux des employés municipaux

10 ans Détruire
2.1b)

Registres portant sur les employés qui ne participaient pas à la Commission des avantages sociaux des employés municipaux

60 ans Détruire
2.1c)

Feuilles de temps (bimensuelles)

1 an Détruire
2.2 Dossiers des employés (notamment les demandes, les vacances, les absences-maladie, les congés de formation, les absences autorisées, les évaluations de performance et les demandes d'indemnisation à la Commission des accidents du travail) 1 an après la cessation de l'emploi ou 6 ans après le renvoi Détruire
2.3 Administration de la paie
( notamment les T-4 et TD-1)
6 ans Détruire
2.4 Documents de griefs 3 ans après que la décision finale est rendue Détruire
2.5 Gestion du personnel (notamment les documents ayant trait à la politique et aux procédures et le guide de la politique) 2 ans ou jusqu'à leur remplacement Détruire
2.6 Dossiers de concours et d'embauche (notamment les demandes des candidats non choisis, les documents ayant trait aux concours et les autres documents pertinents) 1 an Détruire
3.  ADMINISTRATION
3.1 Courrier (courrier ordinaire sans effet fiscal, juridique ou administratif permanent, y compris les copies d'information, les lettres d'accompagnement, les invitations, les lettres explicatives, les copies des procès-verbaux et des rapports reçus des organismes à but non lucratif ou à financement municipal) 1 an Détruire
3.2 Autres documents administratifs
3.2a)

Dossiers d'acheminement des documents (inventaires, documents relatifs au déclassement)

Garder indéfiniment aux bureaux d'où ils proviennent
3.2b)

Documents d'administration générale des divisions opérationnelles

Garder selon ce qui est prévu Détruire
3.3 Politique et procédures administratives Jusqu'à leur remplacement Détruire
3.4 Documents d'assurance
3.4a)

Polices

Durée de la police + 1 an Détruire
3.4b)

Réclamations

1 an après le règlement Détruire
3.5 Documents de contentieux 6 ans après le règlement, le jugement, le désistement ou le rejet Détruire
3.6 Sécurité et hygiène du travail
3.6a)

Système d'information sur les matières dangereuses utilisées au travail

30 ans Détruire
3.6b)

Tous les autres documents, y compris les procès-verbaux et les rapports connexes

Conservation et déclassement selon les exigences provinciales ou fédérales
3.7 État de taxes 6 ans Détruire
4.  GESTION FINANCIÈRE
4.1 Créances et comptes débiteurs (notamment les demandes, les bons de commande, les rentrées de fonds, les comptes, les factures de services publics, les relevés de compteurs et les autres documents de base) 6 ans Détruire
4.2 Documents bancaires 6 ans Détruire
4.3 Documents de travail relatifs au budget 3 ans Détruire
4.4 États financiers
4.4a)

mensuels

1 an Détruire
4.4b)

annuels

5 ans Détruire
4.4c)

rapport annuel du vérificateur

5 ans Archives
4.5 Comptes
4.5a)

généraux

10 ans Archives
4.5b)

autres (grands livres auxiliaires)

10 ans Détruire
4.6 Journaux 10 ans Détruire
4.7 Obligations (y compris les coupons) Terme + 1 an Détruire
4.8 Prêt et billets annulés Durée + 1 an Détruire
4.9 Ententes (documents de travail) Terme + 1 an Détruire
4.10 Documents d'investissement Terme + 1 an Détruire
4.11 Soumissions et propositions de prix 3 ans Détruire
4.12 Privilèges Durée + 1 an Détruire
5.  PERMIS ET LICENCES
5.1 Permis (bâtiments, services publics, occupation, plomberie et électricité, y compris les rapports d'inspection et les documents pertinents) Durée de vie du bâtiment + 1 an Détruire
5.2 Permis (bicyclettes, animaux, commerces, etc., y compris les demandes et les documents pertinents) Période de validité + 1 an Détruire
6.  TRAVAUX PUBLICS
6.1 Rapports d'activités 5 ans Détruire
6.2 Documents de projets d'immobilisation
6.2a)

dessins d'ouvrages exécutés

Durée de vie de l'installation Détruire
6.2b)

tous les autres documents de projets

1 an après la réalisation du projet Détruire
6.3 Documents relatifs à l'équipement ( acquisitions, garanties, entretien et réparations) Durée de vie de l'unité Détruire
7.  PARCS ET LOISIRS
7.1 Documents relatifs à l'entretien des installations 5 ans Détruire
7.2 Documents relatifs à l'exploitation des installations (y compris les contrats et les tarifs d'utilisation, les documents de dotation, les documents de programmation) 2 ans Détruire
7.3 Documents de projets d'immobilisation
7.3a)

dessins d'ouvrages exécutés

Durée de vie de l'installation Détruire
7.3b)

tous les autres documents de projets

1 an après la réalisation du projet Détruire
8.  GESTION IMMOBILIÈRE
8.1 Titres fonciers Jusqu'au transfert du titre sans objet
8.2 Feuilles des grands livres fonciers Jusqu'au transfert du bien Détruire
8.3 Ententes relatives aux servitudes Durée de l'entente + 1 an Détruire
8.4 Documents de location (copies des baux et des documents pertinents) Durée + 1 an Détruire
8.5 Plans enregistrés Jusqu'à leur remplacement Détruire
9.  GESTION DES CIMETIÈRES
9.1 Plans de situation / Registre des concessions / Index
9.1a)

copies de travail

sans objet sans objet
9.1b)

copies de sécurité

transférer au moment de la préparation Archives
9.2 Copies des permis d'inhumer ou d'exhumer 1 an Détruire
10.  GESTION DE L'ENVIRONNEMENT
10.1 Permis et licences d'exploitation (lagune, traitement des eaux, terrains destinés à l'élimination des déchets, y compris les demandes de permis de gestion de l'environnement et les documents pertinents, les documents d'audience et les rapports techniques) Durée de vie de l'installation Archives
10.2 Documents sur la surveillance des lieux Jusqu'à la fermeture des lieux et la fin des exigences Détruire
11.  TRANSPORT
11.1 Transport en commun
11.1a)

Projets d'immobilisation (documents d'acquisition ou définitifs)

Durée de vie des installations ou de l'équipement Détruire
11.1b)

Projets d'immobilisation (tous les autres documents de projet)

1 an après la réalisation du projet Détruire
11.1c)

Documents relatifs à l'exploitation et à l'entretien (équipement et installations)

Durée de vie de l'équipement ou des installations Détruire
11.1d)

Registres des parcours Handi-van (demandes d'utilisation et documents relatifs aux subventions d'exploitation, etc.)

2 ans Détruire
11.1e)

Documents de programmation (planification, aménagement des horaires, dotation en personnel, formation, statistiques)

2 ans Détruire
11.2 Aéroports
11.2a) -ententes ou subventions avec le ministère du transport (documents de travail) Durée + 1 an Détruire
11.2b)

Projets d'immobilisation (documents d'acquisition ou définitifs)

Durée de vie des installations ou de l'équipement Détruire
11.2c)

Projets d'immobilisation (tous les autres documents de projet)

1 an après la réalisation du projet Détruire
11.2d)

Documents relatifs à l'exploitation et l'entretien (équipement et installations)

Durée de vie de l'équipement ou des installations Détruire
12.  SERVICES SOCIAUX
12.1 Documents relatifs à la clientèle (demandes, documents relatifs aux prestations, dossiers médicaux, acceptations et refus, documents financiers personnels, documents relatifs aux appels, etc.) 3 ans Détruire
12.2

Rapports de programmes mensuels (y compris les détails des opérations financières accompagnés de récépissés, et les sommaires financiers ou statistiques)

2 ans Détruire
13.  OCCUPATION ET AMÉNAGEMENT DU SOL
13.1 Dossiers pertinents relatifs aux projets d'urbanisme, à la déclaration de planification de base et aux schémas d'aménagement, y compris les copies des plans, les modifications, les demandes et les documents relatifs à la publicité, aux audiences et aux appels) 6 ans après l'abrogation du règlement Détruire
13.2 Dossiers de zonage (y compris les demandes, la publicité, les copies des règlements, les documents relatifs aux cartes, aux audiences et aux appels) 6 ans après l'abrogation du règlement administratif Détruire
13.3 Dossiers sur l'utilisation conditionnelle (y compris les demandes, la publicité, les documents relatifs aux audiences et les permis) 1 an après la cessation de l'utilisation conditionnelle Détruire
13.4 Ordres de dérogation (y compris les demandes, la publicité, les documents relatifs aux audiences et les ordres) 1 an après la cessation des exigences de l'ordre Détruire
13.5 Protocoles de zonage et certificats de non-conformité Durée de vie de l'ouvrage Détruire
13.6 Dossiers de lotissement (y compris les copies des demandes, des rapports de la de la province ou de la Commission d'aménagement, des avis, des audiences, des conditions d'autorisation ou des refus adoptés par résolutions municipales, les autorisations conditionnelles ou les refus émanant de la province ou de la Commission d'aménagement, et tous les documents pertinents, les plans d'exécution des lotissements, les rapports techniques, les évaluations et les études d'impact environnementales, les documents relatifs aux affectations et aux frais juridiques, les lettres de créance, les ententes d'aménagement, les garanties de bonne exécution, les appels à la Commission municipale ou à la Commission d'aménagement et les documents pertinents 6 ans après l'enregistrement du plan de subdivision Détruire
14.  ÉVALUATION ET TAXATION
14.1 Rôle d'évaluation
14.1a)

Rôle préliminaire

1 an Détruire
14.1b)

Rôle définitif ( jusqu'en 1982)

Transfert immédiat Archives
14.1c)

Rôle définitif (à partir de 1983)

10 ans Détruire
14.2 Rôle de perception ou rapport de perception de l'impôt 10 ans Détruire
14.3 Dossiers de perception de l'impôt
14.3a)

Avis d'imposition (relevés d'impôt et demandes formelles de paiement)

1 an Détruire
14.3b)

Reçus

6 ans Détruire
14.4 Tenue à jour des rôles d'impôt
14.4a)

balance de vérification du rôle mensuel

2 ans Détruire
14.4b)

tous les autres dossiers (y compris les changements d'adresse, les ajouts et les annulations apportés aux rôles)

2 ans Détruire
14.5 Documents des conseils de révision (y compris la publicité, les demandes aux conseils, les avis d'audience destinés aux requérants, les décisions, les appels des requérants et les copies des décisions de la Commission municipale ou de la Cour du Banc du Roi) 1 an après que la décision finale a été rendue Détruire
14.6 Vente pour non-paiement de taxes
14.6a)

Mandat de vente (grand livre des ventes pour non-paiement de taxes)

10 ans Archives
14.6b)

tous les autres documents (y compris la liste des biens-fonds devant être mis en vente pour non-paiement de taxes, la publicité relative aux ventes, les rapports au registraire de district, les certificats de vente pour non-paiement de taxes, les cessions de certificats de vente pour non-paiement de taxes, les certificats de rachat, les rapports concernant les biens-fonds non rachetés au registraire de district et les demandes de titre)

1 an après le rachat ou l'enregistrement du titre Détruire
15.  SERVICES DE POLICE, D'AMBULANCE, D'INCENDIE ET D'INTERVENTION D'URGENCE
15.1 Dossiers administratifs Voir article 3 Voir article 3
15.2 Dossiers d'exploitation Voir les règlements provinciaux ou fédéraux pertinents Voir les règlements provinciaux ou fédéraux pertinents