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Private Vocational Institutions Regulation, M.R. 142/2023

Règlement sur les établissements d'enseignement professionnel privés, R.M. 142/2023

The Private Vocational Institutions Act, C.C.S.M. c. P137

Loi sur les établissements d'enseignement professionnel privés, c. P137 de la C.P.L.M.


Regulation  142/2023
Registered September 1, 2023

bilingual version (HTML)

Règlement  142/2023
Date d'enregistrement : le 1er septembre 2023

version bilingue (HTML)
Table of Contents

Section

INTRODUCTORY PROVISIONS

1Definitions

2Exemptions

3Vocations

REGISTRATION AND OPERATIONS

4Application to be registered

5Renewal of registration

6Meaning of "program of instruction"

7Approval of programs of instruction

8Advertising by private vocational institutions

9Substantial changes to program of instruction

10Notice of material changes

11Student contract

12Prohibition re student fees

13Restriction on enrolment

14When minors present

15If minors present

16Certificates or diplomas must be issued

17Transcripts must be issued

18Student records

REPORTING AND RECORDS

19Content of annual performance report

20Student employment information

21Content of public registry

22Information institutions must make public

FINANCIAL MATTERS

23Application fees

24Insurance and security

25Limit on fees charged to international students

26Refunds to students

27Providing training without registration

28Refunds re actions of students

29Refund of materials fee

30Non-refundable fees

31When student ceases to be enrolled

32Cancellation of enrolment of international students

33Payment of refunds

34Information from private vocational institutions

35Payments into fund

36Payments out of fund

37Form and maintenance of security

38Cancellation of security

39Forfeiture of security

ADMINISTRATIVE PENALTIES AND APPEALS

40Amount of penalty

41Notice of appeal

42Appeal board

GENERAL MATTERS

43Posting certificate of registration

44Restriction on advertising

45Suspension or cancellation of registration or program approval

46Cancellation of registration by registrant

TRANSITION, REPEAL AND COMING INTO FORCE

47Transition

48Repeal

49Coming into force

Table des matières

Article

DISPOSITIONS INTRODUCTIVES

1Définitions

2Exemptions

3Métiers

INSCRIPTION ET EXPLOITATION

4Demandes

5Renouvellement de l'inscription

6Sens de « programme d'enseignement »

7Approbation des programmes d'enseignement

8Publicité par les établissements d'enseignement professionnel privés

9Modification importante des programmes d'enseignement

10Avis de changement important

11Contrat de l'élève

12Interdiction relative aux frais imposés aux élèves

13Inscription limitée

14Présence de mineurs

15En cas de présence de mineurs

16Délivrance des certificats et des diplômes

17Délivrance de relevés de notes

18Dossiers des élèves

RAPPORTS ET DONNÉES

19Contenu du rapport de rendement annuel

20Renseignements concernant l'emploi des élèves

21Contenu du registre public

22Renseignements devant être rendus publics

QUESTIONS FINANCIÈRES

23Frais de demande

24Assurance et garantie

25Restrictions sur les frais imposés aux élèves internationaux

26Remboursements aux élèves

27Formation offerte sans inscription

28Remboursement des frais — conditions

29Remboursement des frais de matériel didactique

30Frais non remboursables

31Fin de l'inscription d'un élève

32Annulation de l'inscription des élèves internationaux

33Versement des remboursements

34Renseignements communiqués au directeur par les établissements

35Versements dans le Fonds

36Versements sur le Fonds

37Forme et durée de la garantie

38Annulation de la garantie

39Confiscation de la garantie

SANCTIONS ADMINISTRATIVES ET APPELS

40Montant de la sanction

41Avis d'appel

42Commission d'appel

GÉNÉRALITÉS

43Affichage du certificat d'inscription

44Restrictions applicables à la publicité

45Suspension ou annulation de l'inscription ou de l'approbation du programme

46Annulation de l'inscription par l'exploitant inscrit

DISPOSITIONS TRANSITOIRES, ABROGATION ET ENTRÉE EN VIGUEUR

47Dispositions transitoires

48Abrogation

49Entrée en vigueur

INTRODUCTORY PROVISIONS

DISPOSITIONS INTRODUCTIVES

Definitions

1   The following definitions apply in this regulation.

"Act" means The Private Vocational Institutions Act. (« Loi »)

"advertisement" means material that promotes a private vocational institution or a program of instruction provided by a private vocational institution that is distributed through any media platform, including radio, television or the Internet. (« publicité »)

"applicant" means a person applying to be registered to operate a private vocational institution or to renew their registration. (Version anglaise seulement)

"approved form" means the form approved by the director. (« formule approuvée »)

"campus" means the premises where a private vocational institution provides one or more programs of instruction, and includes two or more such premises if, because of their proximity to one another, the director considers them to function as one campus. (« campus »)

"international student" means an international student as defined in The International Education Act. (« élève international »)

"materials" means the learning aids that are required by a student to meet the expectations of the program of instruction, and includes digital and physical books or texts, supplies, equipment, instruments and computer software and hardware. (« matériel didactique »)

"materials fee" means the fee paid by a student to a private vocational institution for materials. (« frais de matériel didactique »)

"student contract" means a contract respecting a program of instruction entered into by a student and a private vocational institution that contains all the information set out in subsection 11(1). (« contrat de l'élève »)

Définitions

1   Les définitions qui suivent s'appliquent au présent règlement.

« campus » Endroit où un établissement d'enseignement professionnel privé offre un ou plusieurs programmes d'enseignement. La présente définition vise également un groupe d'endroits de ce type dont le directeur juge, en raison de leur proximité, qu'ils agissent en tant que campus unique. ("campus")

« contrat de l'élève » Contrat visant un programme d'enseignement que concluent un élève et un établissement d'enseignement professionnel privé et qui comprend les renseignements prévus au paragraphe 11(1). ("student contract")

« demande » Demande visant l'inscription à titre d'exploitant d'un établissement d'enseignement professionnel privé ou le renouvellement d'une telle inscription. (French version only)

« élève international » S'entend d'un étudiant international au sens de la Loi sur l'éducation internationale. ("international student")

« formule approuvée » La formule approuvée par le directeur. ("approved form")

« frais de matériel didactique » Les frais qu'un élève paie à un établissement d'enseignement professionnel privé pour l'obtention de matériel didactique. ("materials fee")

« Loi » La Loi sur les établissements d'enseignement professionnel privés. ("Act")

« matériel didactique » Matériel d'apprentissage dont un élève a besoin pour répondre aux attentes d'un programme d'enseignement, notamment les livres ou textes sur support papier ou numérique, les fournitures, l'équipement, les instruments, les logiciels et le matériel informatique. ("materials")

« publicité » Matériel faisant la promotion d'un établissement d'enseignement professionnel privé, ou d'un programme d'enseignement offert par un tel établissement, qui est distribué sur toute plateforme médiatique, notamment la radio, la télévision ou Internet. ("advertisement")

Exemptions

2(1)   The following institutions, schools, agencies or other entities are exempt from the Act:

(a) an institution, school, agency or other entity that is authorized to provide vocational training under an enactment of Manitoba or Canada;

(b) an institution, school, agency or other entity that provides instruction through correspondence or other means to persons other than residents of Manitoba;

(c) an entity that provides training to an individual or group of individuals under contract with

(i) the employer of the individual or a group of individuals, or

(ii) an organization that includes the individual or group of individuals.

Exemptions

2(1)   Les entités qui suivent sont exemptées de l'application de la Loi :

a) les établissements, écoles, organismes et autres entités qui sont autorisés à offrir de la formation professionnelle sous le régime d'un texte du Manitoba ou du Canada;

b) les établissements, écoles, organismes et autres entités qui offrent de l'enseignement, notamment par correspondance, aux personnes qui ne sont pas résidentes du Manitoba;

c) les entités qui offrent de la formation à un particulier ou à un groupe de particuliers au titre d'un contrat conclu avec :

(i) soit l'employeur du particulier ou du groupe,

(ii) soit une organisation dont le particulier ou le groupe fait partie.

2(2)   Despite clause (1)(b), an institution, school, agency or other entity that is authorized to provide vocational training under The Apprenticeship and Certification Act is not exempt from the Act.

2(2)   Par dérogation à l'alinéa (1)b), les établissements, écoles, organismes et autres entités qui sont autorisés à offrir de la formation professionnelle sous le régime de la Loi sur l'apprentissage et la reconnaissance professionnelle ne sont pas soustraits à l'application de la Loi.

Vocations

3(1)   For the purpose of the definition "vocation" in subsection 1(1) of the Act, each job title listed in the Government of Canada's National Occupational Classification, as amended from time to time, is a vocation.

Métiers

3(1)   Pour l'application de la définition de « métier » figurant au paragraphe 1(1) de la Loi, les emplois énumérés dans la version la plus récente de la Classification nationale des professions du gouvernement du Canada sont des métiers.

3(2)   Despite subsection (1), the following job titles listed in the Government of Canada's National Occupational Classification are not vocations:

(a) 31209 — other professional occupations in health diagnosing and treating;

(b) 31303 — physician assistants, midwives and allied health professionals;

(c) 32209 — other practitioners of natural healing;

(d) 41302 — religious leaders;

(e) 55109 — other performers;

(f) 65229 — other support occupations in personal services.

3(2)   Par dérogation au paragraphe (1), les emplois qui suivent ne sont pas des métiers :

a) 31209 — autres professionnels/ professionnelles en diagnostic et en traitement de santé;

b) 31303 — adjoints au médecin, sages-femmes et professionnels paramédicaux;

c) 32209 — autres praticiens/praticiennes des médecines douces;

d) 41302 — chefs religieux;

e) 55109 — autres artistes de spectacle;

f) 65229 — autres professions de soutien dans les services personnels.

REGISTRATION AND OPERATIONS

INSCRIPTION ET EXPLOITATION

Registration

Inscription

Application to be registered

4(1)   An application to operate a private vocational institution must be made to the director in an approved form.

Demandes

4(1)   Les demandes visant l'exploitation d'un établissement d'enseignement professionnel privé sont présentées au directeur au moyen de la formule approuvée.

4(2)   A separate application must be made by an applicant for each private vocational institution that the applicant operates or proposes to operate.

4(2)   Une demande distincte est présentée pour chaque établissement d'enseignement professionnel privé que l'auteur de la demande exploite ou propose d'exploiter.

4(3)   Under this section, a private vocational institution that is proposed to be operated under a distinct name is deemed to be a separate private vocational institution and, if an institution is applying to provide programs of instruction from more than one premises, the application for registration must

(a) specify each premises; and

(b) include evidence that the registrant holds the insurance required under section 24.

4(3)   Pour l'application du présent article, l'établissement d'enseignement professionnel privé qu'on propose d'exploiter sous un nom distinct est réputé distinct. Si elle vise l'offre de programmes d'enseignement depuis plus d'un endroit, la demande :

a) fait mention de chaque endroit;

b) comporte la preuve que l'auteur de la demande souscrit l'assurance prévue à l'article 24.

Renewal of registration

5(1)   A registrant who applies to renew the registration of a private vocational institution must provide the director with

(a) any proposed change to the information provided in the application for registration or previous application for renewal of registration;

(b) an updated security if the amount required has changed since the registrant applied to be registered to operate the private vocational institution; and

(c) evidence that the registrant holds the insurance required under section 24.

Renouvellement de l'inscription

5(1)   L'exploitant inscrit qui demande le renouvellement de l'inscription d'un établissement d'enseignement professionnel privé fournit au directeur :

a) tout changement qu'il propose d'apporter aux renseignements fournis dans la demande d'inscription ou dans la demande précédente de renouvellement de l'inscription;

b) une garantie dont le montant a été ajusté si la somme exigée a changé depuis que l'exploitant a demandé d'être inscrit en vue de l'exploitation de l'établissement;

c) la preuve que l'exploitant souscrit l'assurance prévue à l'article 24.

5(2)   A registrant who seeks to expand the number of campuses from which it operates a private vocational institution must satisfy the director that the programs provided at its existing campus or campuses meet the performance measures for the program and standards and performance objectives that the program must meet, as established under subsection 8(6) of the Act.

5(2)   L'exploitant inscrit qui cherche à accroître le nombre de campus où il exploite un établissement d'enseignement professionnel privé doit convaincre le directeur que les programmes offerts dans le ou les campus actuels répondent aux exigences applicables en matière de rendement ainsi qu'aux normes et aux objectifs de rendement auxquels ils doivent satisfaire, selon ce que prévoit le paragraphe 8(6) de la Loi.

Programs of Instruction

Programmes d'enseignement

Meaning of "program of instruction"

6   Under the Act, a course or series of courses is a program of instruction if

(a) the total amount of fees charged to a student for the program exceeds $3,000; or

(b) at least 40 hours of instruction and training are provided.

Sens de « programme d'enseignement »

6   Sous le régime de la Loi, un cours ou une série de cours constitue un programme d'enseignement dans les cas suivants :

a) le total des frais que doit payer chaque élève inscrit au programme excède 3 000 $;

b) au moins 40 heures d'enseignement ou de formation sont offertes.

Approval of programs of instruction

7(1)   Before approving a program of instruction the director must be satisfied that there is a demand in the labour market for graduates of the program.

Approbation des programmes d'enseignement

7(1)   Le directeur ne peut approuver un programme d'enseignement que s'il est convaincu que l'on recherche, sur le marché de l'emploi, des personnes qui ont obtenu un diplôme à la suite du programme.

7(2)   In making a determination under subsection (1), the director may require an applicant to submit an evaluation of the proposed program that has been done by employers or industry associations who are acceptable to the director.

7(2)   Aux fins de l'approbation visée au paragraphe (1), le directeur peut exiger que l'auteur de la demande lui fournisse une évaluation du programme projeté faite par des employeurs ou des associations industrielles que le directeur juge acceptables.

Advertising by private vocational institution

8   A private vocational institution must not advertise a program of instruction before the program is approved by the director.

Publicité par les établissements d'enseignement professionnel privés

8   Les établissements d'enseignement professionnel privés ne peuvent publiciser un programme d'enseignement avant que le directeur ne l'approuve.

Substantial changes to program of instruction

9   Under section 9 of the Act, a substantial change is made to an approved program of instruction if

(a) there is a change in

(i) the name of the program,

(ii) the duration of the program,

(iii) the mode of delivery of the program,

(iv) the admission requirements for the program, or

(v) the sequence of training for the program, as set out in the program's syllabus,

(b) there is a reduction or loss of equipment, facilities or learning resources available to the students enrolled in the program; or

(c) a practicum requirement is introduced or removed.

Modification importante des programmes d'enseignement

9   Pour l'application de l'article 9 de la Loi, une modification apportée à un programme d'enseignement approuvé est importante dans les cas suivants :

a) la modification vise, selon le cas :

(i) le nom du programme,

(ii) sa durée,

(iii) son mode de livraison,

(iv) ses conditions d'admission,

(v) l'ordre des éléments de la formation indiqué dans le plan du programme;

b) l'équipement, les installations ou les ressources d'apprentissage mis à la disposition des élèves inscrits au programme sont réduits ou ne sont plus disponibles;

c) une exigence relative à un stage est supprimée ou ajoutée.

Notice of material change

10   For the purpose of clause 35(2)(c) of the Act, a registrant must notify the director of any change in

(a) the name of a private vocational institution operated by the registrant;

(b) an accreditation, approval or recognition concerning the institution or one or more of its program of instruction by any regulatory authority; or

(c) the insurance required under section 24.

Avis de changement important

10   Pour l'application de l'alinéa 35(2)c) de la Loi, les exploitants inscrits sont tenus d'aviser le directeur de tout changement touchant un des éléments suivants :

a) le nom de tout établissement d'enseignement professionnel privé qu'ils exploitent;

b) toute accréditation, approbation ou reconnaissance provenant d'un organisme de réglementation et visant l'établissement ou un ou plusieurs de ses programmes d'enseignement;

c) l'assurance prévue à l'article 24.

Students

Élèves

Student contract

11(1)   For the purpose of the Act, a student is considered to have entered into a contract with a private vocational institution in respect of a program of instruction on the day the student signs a contract that contains each the following:

(a) the name of the institution;

(b) the name of the registrant;

(c) the address of service of the institution;

(d) in respect of the program of instruction,

(i) the name of the program,

(ii) the start and end dates of the program,

(iii) the address of the premises where the program is to be provided, if applicable,

(iv) a statement in Canadian currency itemizing all fees to be charged to a student in the program, including application, administrative, tuition, materials and exam fees, and identifying any fees that are non-refundable,

(v) in addition to the fees under subclause (iv), if the following fees are charged, the amount of the fee:

(A) subject to clause 25(a), a registration fee,

(B) subject to clause 25(b), an international student administration fee,

(vi) the date or dates on which fees are due,

(vii) the date or dates on which a student's refund eligibility period changes or ends, and

(viii) the name of the certificate or diploma that the student is to receive when the student successfully completes the program;

(e) the name and signature of the person who has the authority to enter into the contract on behalf of the institution and the date on which they signed the contract;

(f) the name and signature of the student and the date on which they signed the contract;

(g) the student's mailing address.

Contrat de l'élève

11(1)   Pour l'application de la Loi, l'élève est réputé avoir conclu un contrat avec l'établissement d'enseignement professionnel privé relativement à un programme d'enseignement le jour où il signe un contrat comportant les éléments suivants :

a) le nom de l'établissement;

b) le nom de l'exploitant inscrit;

c) l'adresse de l'établissement aux fins de signification;

d) relativement au programme d'enseignement :

(i) son nom,

(ii) les dates du début et de la fin du programme,

(iii) l'adresse des locaux où il sera offert, le cas échéant,

(iv) la ventilation des frais, en devise canadienne, que doivent payer les élèves inscrits au programme, y compris les frais de demande, d'administration, de scolarité, de matériel didactique et d'examen, et une mention des frais non remboursables,

(v) outre les frais prévus au sous-alinéa (iv), le montant des frais applicables suivants :

(A) sous réserve de l'alinéa 25a), les frais d'inscription,

(B) sous réserve de l'alinéa 25b), les frais d'administration pour élève international,

(vi) la ou les dates où les frais sont exigibles,

(vii) la ou les dates où la période pendant laquelle un élève est admissible au remboursement change ou prend fin,

(viii) le nom du certificat ou diplôme que l'élève doit recevoir lorsqu'il aura réussi le programme;

e) le nom et la signature de la personne habilitée à conclure le contrat au nom de l'établissement et la date de la signature;

f) le nom et la signature de l'élève et la date de la signature;

g) l'adresse postale de l'élève.

11(2)   At the time a student signs a contract, the private vocational institution must provide the student with the institution's policies that apply to students, including the sexual violence policy and any harassment or attendance policies.

11(2)   L'établissement fournit à l'élève, au moment où ce dernier signe un contrat, ses politiques applicables aux élèves, y compris en matière de violence à caractère sexuel, de harcèlement et d'assiduité.

Prohibition re student fees

12   A private vocational institution must not charge any fees to a student related to the student's participation in a program of instruction or personally attending the institution's campus other than those listed in the contract as required under subclauses 11(1)(d)(iv) and (v).

Interdiction relative aux frais imposés aux élèves

12   Les seuls frais que l'établissement d'enseignement professionnel privé peut imposer à l'élève relativement à sa participation à un programme d'enseignement ou à sa présence en personne sur le campus de l'établissement sont ceux que prévoit le contrat en application des sous-alinéas 11(1)d)(iv) et (v).

Minors

Mineurs

Restriction on enrolment

13   A private vocational institution must not enroll a person who is of compulsory school age under The Public Schools Act as a student in the institution without the prior written consent of the director.

Inscription limitée

13   L'établissement d'enseignement professionnel privé ne peut inscrire une personne d'âge scolaire obligatoire, au sens de la Loi sur les écoles publiques, à titre d'élève dans l'établissement sans l'accord préalable du directeur.

When minors present

14   For the purpose of this regulation, a private vocational institution has minors present if

(a) a person under 18 years of age is enrolled in the institution;

(b) the institution provides services to a person under 18 years of age;

(c) a child care centre, as that term is defined in section 1 of The Community Child Care Standards Act, is located on the institution's campus; or

(d) the institution provides care and supervision to a student's child while the student is participating in a program of instruction.

Présence de mineurs

14   Pour l'application du présent règlement, des mineurs sont présents dans un établissement d'enseignement professionnel privé dans les cas suivants :

a) une personne de moins de 18 ans y est inscrite;

b) l'établissement offre des services à une personne de moins de 18 ans;

c) une garderie au sens de l'article 1 de la Loi sur la garde d'enfants se trouve sur le campus de l'établissement;

d) l'établissement offre des soins et de la supervision à l'enfant d'un élève pendant que ce dernier participe à un programme d'enseignement.

If minors present

15(1)   If a private vocational institution has minors present, the registrant must ensure that each person who works at the institution provides a child abuse registry check and a criminal record check dated within three months prior to commencing work at the institution.

En cas de présence de mineurs

15(1)   L'exploitant inscrit d'un établissement d'enseignement professionnel privé où des mineurs sont présents veille à ce que chaque personne qui y travaille fournisse un relevé des mauvais traitements et un relevé des antécédents judiciaires datés d'au plus trois mois avant le jour où elle a commencé à y travailler.

15(2)   The registrant must

(a) examine the checks referred to in subsection (1) to

(i) determine if the person may be a risk to the minors present, and

(ii) assess the person's ability to discharge their responsibilities; and

(b) maintain the records checked on the person's personnel record for as long as the person works at the institution.

15(2)   L'exploitant inscrit :

a) examine les relevés afin d'évaluer :

(i) si la personne pose un risque pour les mineurs présents,

(ii) si elle est apte à assumer ses responsabilités;

b) conserve les relevés dans le dossier de la personne tant qu'elle travaille à l'établissement.

15(3)   If the registrant receives information that causes them to believe that the person may pose a risk to minors or be unable to discharge their responsibilities, the registrant may request that the person consent to a subsequent child abuse registry check and criminal record check. Subsection (2) applies, with necessary changes, when a subsequent check is requested under this subsection.

15(3)   L'exploitant inscrit qui reçoit des renseignements qui lui font croire que la personne pourrait poser un risque pour les mineurs ou être inapte à assumer ses responsabilités peut demander qu'elle consente à obtenir un nouveau relevé des mauvais traitements et un nouveau relevé des antécédents judiciaires. Le paragraphe (2) s'applique à l'examen de ces nouveaux relevés, avec les adaptations nécessaires.

15(4)   The following definitions apply in this section.

"child abuse registry check" means a child abuse registry check under The Child and Family Services Act. (« relevé des mauvais traitements »)

"criminal record check" means a record, including a vulnerable sector search, obtained from a law enforcement agency about a person stating

(a) whether the person has any conviction or outstanding charge awaiting court disposition under any federal, provincial or territorial enactment; and

(b) the details of any conviction or charge. (« relevé des antécédents judiciaires »)

15(4)   Les définitions qui suivent s'appliquent au présent article.

« relevé des antécédents judiciaires » Document, y compris un relevé portant sur la vérification des antécédents en vue d'un travail auprès de personnes vulnérables, qui provient d'un organisme d'application de la loi et qui indique :

a) si une personne a fait l'objet d'une déclaration de culpabilité ou si elle fait l'objet d'une accusation en instance sous le régime d'un texte fédéral, provincial ou territorial;

b) les détails de toute déclaration de culpabilité ou accusation à son égard. ("criminal record check")

« relevé des mauvais traitements » S'entend au sens de la Loi sur les services à l'enfant et à la famille. ("child abuse registry check")

Student Records

Dossiers des élèves

Certificates or diplomas must be issued

16   A private vocational institution must give the certificate or diploma set out in the student contract to a student who successfully completes the student's program of instruction.

Délivrance des certificats et des diplômes

16   L'établissement d'enseignement professionnel privé remet à l'élève ayant réussi son programme d'enseignement le certificat ou diplôme indiqué dans le contrat de l'élève.

Transcripts must be issued

17(1)   A private vocational institution must provide a student with a transcript detailing the marks or grades achieved by the student at the following times:

(a) after the student graduates or ceases to be enrolled in a program of instruction;

(b) if the student's program of instruction is longer than one year, at the end of each year of the program;

(c) any time the student requests a transcript during the 25 years after the student graduates or ceases to be enrolled.

Délivrance de relevés de notes

17(1)   L'établissement d'enseignement professionnel privé remet à l'élève, aux moments indiqués ci-dessous, un relevé de notes faisant état des notes qu'il a obtenues :

a) lorsque l'élève a réussi son programme d'enseignement ou qu'il cesse d'y être inscrit;

b) à la fin de chaque année du programme, si ce dernier est d'une durée supérieure à un an;

c) lorsque l'élève en fait la demande au cours des 25 ans suivant sa réussite du programme ou la fin de son inscription.

17(2)   The institution must not charge a student a fee for a transcript provided in accordance with clauses (1)(a) or (b), but may charge a fee not in excess of $25 for a transcript provided in any other circumstance.

17(2)   L'établissement ne peut imposer de frais à l'élève pour les relevés remis en application des alinéas (1)a) ou b), mais il peut lui imposer des frais n'excédant pas 25 $ pour tout autre relevé remis.

Student records

18(1)   A private vocational institution must retain copies of each of the following student records for a period of at least 25 years after the date the record is created:

(a) each student contract into which it enters;

(b) each student's transcript;

(c) each certificate or diploma given by the institution to a student.

Dossiers des élèves

18(1)   Pour chaque élève, l'établissement d'enseignement professionnel privé conserve des copies des documents indiqués ci-dessous pendant au moins 25 ans à compter de leur création :

a) les contrats de l'élève qu'il a conclus avec lui;

b) les relevés de notes de l'élève;

c) les certificats ou diplômes qu'il lui a décernés.

18(2)   The student records must be retained, in either paper or electronic form, for at least 25 years after the later of the date on which

(a) the institution entered into the student contract; or

(b) the student ceases to be enrolled in the institution.

18(2)   Les dossiers des élèves sont conservés en format papier ou électronique pendant au moins 25 ans à compter de la dernière des dates suivantes :

a) celle où l'établissement conclut le contrat de l'élève;

b) celle où l'élève cesse d'être inscrit à l'établissement.

18(3)   If the student records are retained in

(a) paper form, the institution must

(i) ensure that the records are stored securely in an accessible location, and

(ii) on request, provide a student with their records; or

(b) electronic form, the institution must

(i) ensure the records are accessible to students and are in a format that allows for copies to be made,

(ii) back up the records in accordance with the regular schedule the institution has established for backing up electronic records,

(iii) use a third-party storage company that stores the records off-site from the private vocational institution, and

(iv) establish a recovery plan for the records to be followed in the event of a disaster.

18(3)   L'établissement a les obligations qui suivent relativement aux dossiers des élèves :

a) s'ils sont conservés en format papier :

(i) il veille à ce qu'ils le soient de façon sûre à un endroit accessible,

(ii) il remet à l'élève qui en fait la demande le dossier le concernant;

b) s'ils sont conservés en format électronique :

(i) il veille à ce qu'ils soient accessibles aux élèves en un format permettant la création de copies,

(ii) il en fait des copies de sûreté à intervalle régulier, selon l'échéancier qu'il prévoit à cette fin,

(iii) il fait appel à une entreprise tierce pour stocker les dossiers ailleurs qu'à l'établissement,

(iv) il possède un plan permettant de récupérer les dossiers en cas de désastre.

REPORTING AND RECORDS

RAPPORTS ET DONNÉES

Annual Public Performance Reporting

Publication d'un rapport de rendement annuel

Content of annual performance report

19(1)   A private vocational institution must publish on its website an annual performance report that contains the following information for each of its programs of instruction provided in the year:

(a) the number of students who enrolled in the program in the year;

(b) the number of students in the year who received a certificate or diploma for successfully completing the program.

Contenu du rapport de rendement annuel

19(1)   L'établissement d'enseignement professionnel privé publie sur son site Web un rapport de rendement annuel indiquant, pour l'année visée, le nombre d'élèves qui étaient inscrits à chaque programme d'enseignement qu'il offrait et le nombre de ceux ayant reçu un certificat ou un diplôme pour avoir réussi le programme.

19(2)   The institution must publish its annual performance report no later than three months after the end of the year to which the report relates.

19(2)   L'établissement publie le rapport au plus tard trois mois après la fin de l'année visée.

Student employment information

20(1)   In respect of the number of students who successfully complete a program of instruction in a year, the private vocational institution that provided the program must publish on its website the number of students who found employment in their occupation in accordance with subsection (2).

Renseignements concernant l'emploi des élèves

20(1)   En conformité avec l'exigence prévue au paragraphe (2), l'établissement d'enseignement professionnel privé publie sur son site Web, relativement aux élèves ayant réussi un de ses programmes d'enseignement, le nombre d'élèves ayant trouvé de l'emploi dans leur profession.

20(2)   The institution must publish the information about students who found employment in their occupation at least quarterly in the year following the year in which the students successfully completed the program of instruction.

20(2)   L'établissement publie les renseignements au moins tous les trois mois au cours de l'année suivant celle où les élèves ont réussi leur programme d'enseignement.

Public Registry

Registre public

Content of public registry

21(1)   For the purpose of section 18 of the Act, the public registry maintained by the director must contain the following information for each registered private vocational institution:

(a) the name of the institution and the name of its registrant;

(b) the name of each approved program of instruction provided or to be provided by the institution;

(c) the physical address of each campus operated by the institution;

(d) if different from the physical address, the mailing address of the institution where a student may send or deliver a notice of rescission;

(e) the website and e-mail address of the institution;

(f) the date the institution was first registered;

(g) any performance measures, standards or objectives imposed by the director under subsection 8(6) of the Act, and any outcomes;

(h) the results of any evaluation carried out by the director under subsection 21(1) of the Act;

(i) whether the institution has been subject to any order issued by an inspector under subsection 26(1) of the Act;

(j) whether the institution has been subject to any administrative penalty imposed by the director under subsection 28(1) of the Act;

(k) whether the institution's registration has been suspended or cancelled, or if the approval of any program of instruction has been suspended or cancelled;

(l) any other information that, in the director's opinion, may concern public health or safety.

Contenu du registre public

21(1)   Pour l'application de l'article 18 de la Loi, le registre public tenu par le directeur contient les renseignements qui suivent concernant chaque établissement d'enseignement professionnel privé inscrit :

a) le nom de l'établissement et celui de son exploitant inscrit;

b) le nom de chacun des programmes d'enseignement approuvés que l'établissement offre ou doit offrir;

c) l'adresse civique de chacun des campus que l'établissement exploite;

d) si elle diffère de l'adresse civique, l'adresse postale de l'établissement où un élève peut envoyer ou livrer un avis d'annulation;

e) l'adresse du site Web de l'établissement et son adresse électronique;

f) la date de l'inscription initiale de l'établissement;

g) les mesures, normes et objectifs de rendement que le directeur impose en vertu du paragraphe 8(6) de la Loi, de même que tout résultat;

h) les résultats de toute évaluation effectuée par le directeur en vertu du paragraphe 21(1) de la Loi;

i) tout ordre que l'établissement a reçu de la part d'un inspecteur en vertu du paragraphe 26(1) de la Loi;

j) toute sanction administrative que l'établissement s'est vu imposer par le directeur en vertu du paragraphe 28(1) de la Loi;

k) toute suspension ou annulation de l'inscription de l'établissement ou de l'approbation d'un de ses programmes d'enseignement;

l) tout autre renseignement qui, de l'avis du directeur, peut être dans l'intérêt public ou dans l'intérêt de la sécurité du public.

21(2)   Information listed on the registry under clauses (1)(i) to (k) must be removed from the registry seven years after the date on which the information first appeared.

21(2)   Les renseignements prévus aux alinéas (1)i) à k) sont supprimés du registre sept ans après la date où ils ont été consignés pour la première fois.

21(3)   The director must make the registry available on a government website and in any other manner determined by the director.

21(3)   Le directeur met le registre à la disposition du public sur un site Web du gouvernement et de toute autre façon qu'il juge indiquée.

Information institutions must make public

22   A private vocational institution must make the following information publicly available on its website:

(a) the start and end dates of each program of instruction;

(b) a list of all fees charged in respect of each program of instruction, including fees for

(i) tuition,

(ii) registration,

(iii) materials, and

(iv) exams;

(c) the institution's refund policy;

(d) the institution's policies that apply to students, including the sexual violence policy and any harassment or attendance policies;

(e) any other information required by the director.

Renseignements devant être rendus publics

22   L'établissement d'enseignement professionnel privé rend publics sur son site Web les renseignements suivants :

a) la date du début et de la fin de chaque programme d'enseignement;

b) la liste des frais exigés relativement à chaque programme d'enseignement, notamment en ce qui a trait :

(i) aux frais de scolarité,

(ii) à l'inscription,

(iii) au matériel didactique,

(iv) aux examens;

c) sa politique de remboursement;

d) ses politiques applicables aux élèves, y compris en matière de violence à caractère sexuel, de harcèlement et d'assiduité;

e) tout autre renseignement qu'exige le directeur.

FINANCIAL MATTERS

QUESTIONS FINANCIÈRES

Applicants and Registrants

Demandes

Application fees

23(1)   An applicant or registrant who makes an application described in the first column of the following table must pay the fee listed opposite in the second column at the time listed in the third column:

Application Fee amount Time
Application for certificate of registration $300 Upon application
Application to renew certificate of registration — renewal after fewer than three years $300 Annually, at the time specified by the director
Application to renew certificate of registration — renewal after three years $900 Once every three years
Application for program of instruction approval $300 for each program Upon application
Application to renew an approved program of instruction — renewal after fewer than three years $150 for each program Annually, at the time specified by the director
Application to renew an approved program of instruction — renewal after three years $450 for each program Once every three years
Application to register an additional campus $100 for each campus Upon application
Frais de demande

23(1)   L'auteur d'une demande visée à la première colonne du tableau qui suit, y compris un exploitant inscrit, paie les frais indiqués en regard dans la deuxième colonne au moment prévu à la troisième colonne :

Demande Frais Moment du paiement
Demande de certificat d'inscription 300 $ Au moment de la demande
Demande de renouvellement du certificat d'inscription moins de trois ans après sa délivrance 300 $ Annuellement, au moment que précise le directeur
Demande de renouvellement du certificat d'inscription trois ans ou plus après sa délivrance 900 $ Une fois tous les trois ans
Demande d'approbation d'un programme d'enseignement 300 $ par programme Au moment de la demande
Demande de renouvellement de l'approbation d'un programme d'enseignement moins de trois ans après son obtention 150 $ par programme Annuellement, au moment que précise le directeur
Demande de renouvellement de l'approbation d'un programme d'enseignement trois ans ou plus après son obtention 450 $ par programme Une fois tous les trois ans
Demande d'inscription d'un campus additionnel 100 $ par campus Au moment de la demande

23(2)   An application for renewal is subject to a $150 late fee if the fee listed in the table is not paid within 60 days after the date on which it is due.

23(2)   Les demandes de renouvellement sont assujetties à des frais de retard de 150 $ si les frais indiqués au tableau ne sont pas payés dans les 60 jours suivant la date correspondant au moment qui y est prévu.

23(3)   A fee payable under this section must be made payable to the Minister of Finance and is not refundable.

23(3)   Les frais exigibles au titre du présent article sont payables au ministre des Finances et sont non remboursables.

Insurance and security

24   Before an applicant's application is approved, the applicant must provide the director

with

(a) evidence that the applicant holds a valid and subsisting general liability insurance policy that

(i) provides insurance in respect of each campus from which the private vocational institution provides or will provide a program of instruction, and

(ii) sufficiently insures the risks associated with the provision of those programs; and

(b) security that meets the requirements of section 37.

Assurance et garantie

24   Avant qu'une demande puisse être approuvée, son auteur fournit ce qui suit au directeur :

a) la preuve qu'il souscrit une assurance responsabilité civile générale valide qui offre une couverture :

(i) relativement à chaque campus d'où l'établissement d'enseignement professionnel privé offre ou offrira un programme d'enseignement,

(ii) suffisante relativement aux risques associés à l'offre de ces programmes;

b) une garantie conforme aux exigences de l'article 37.

Student Fees

Frais à la charge des élèves

Limit on registration and international students fees

25   The amount of the fees that a private vocational institution may charge

(a) a student for registration in a program of instruction must not exceed $275; and

(b) an international student for a program of instruction must not exceed, by more than $1,500, the fee charged a Canadian citizen or a permanent resident within the meaning of the Immigration and Refugee Protection Act (Canada) for the same program.

Restrictions sur les frais d'inscription et les frais imposés aux élèves internationaux

25   Le montant des frais qu'un établissement d'enseignement professionnel privé peut imposer :

a) à un élève pour son inscription à un programme d'enseignement ne peut excéder 275 $;

b) à un élève international à l'égard d'un programme d'enseignement ne peut excéder de plus de 1 500 $ les frais imposés pour le même programme à un citoyen canadien ou à un résident permanent au sens de la Loi sur l'immigration et la protection des réfugiés (Canada).

Refunds to students

26   A private vocational institution must refund all money received or realized in respect of a student being enrolled in a program of instruction it provides if

(a) the registration of the registrant to operate the institution is cancelled; or

(b) the institution

(i) ceases to provide instruction in the program while the student is still enrolled, or

(ii) expels the student without cause.

Remboursements aux élèves

26   L'établissement d'enseignement professionnel privé rembourse la totalité des sommes reçues ou réalisées relativement à un élève inscrit à un programme d'enseignement qu'il offre dans les cas suivants :

a) l'inscription de l'exploitant inscrit visant l'établissement est annulée;

b) l'établissement :

(i) cesse d'offrir de l'enseignement dans ce programme alors que l'élève y est inscrit,

(ii) expulse l'élève sans motif valable.

Providing training without registration

27   A person who provides a program of instruction before being registered as a registrant must refund all fees that have been paid in respect of the vocational training.

Formation offerte sans inscription

27   Quiconque fournit un programme d'enseignement avant d'être inscrit à titre d'exploitant inscrit rembourse les frais payés relativement à la formation professionnelle.

Refunds re actions of students

28(1)   Subject to section 16 of the Act, the private vocational institution must refund the following fees:

(a) if the student ceases to be enrolled before the start date of the program, all money received or realized in respect of the program except any non-refundable fees specified as required under subclause 11(1)(d)(iv);

(b) if the student ceases to be enrolled after the start date of the program, the percentage of paid tuition fees set out in first column of the following table based on the percentage of the program completed by the student at the time the student ceases to be enrolled as set out opposite in the second column:

Percentage of paid tuition fees refunded Percentage of program completed at time the student ceases to be enrolled
75% of paid tuition fees refunded Up to 20%
50% of paid tuition fees refunded 21% to 50%
No tuition fees refunded 51% or more
Remboursement des frais — conditions

28(1)   Sous réserve de l'article 16 de la Loi, l'établissement d'enseignement professionnel privé rembourse les frais qui suivent :

a) si l'élève cesse d'être inscrit avant la date du début du programme, les sommes reçues ou réalisées relativement au programme, à l'exception des frais non remboursables qui sont prévus comme étant obligatoires au sous-alinéa 11(1)d)(iv);

b) si l'élève cesse d'être inscrit après la date du début du programme, le pourcentage des frais de scolarité indiqué à la première colonne du tableau qui suit compte tenu du pourcentage du programme qu'il a achevé au moment où il cesse d'être inscrit et qui est indiqué en regard à la deuxième colonne :

Remboursement Pourcentage du programme que l'élève a achevé
75 % des frais de scolarité payés jusqu'à 20 %
50 % des frais de scolarité payés de 21 à 50 %
Aucun remboursement des frais de scolarité 51 % ou plus

28(2)   In determining the percentage of the program completed at the time the student ceases to be enrolled,

(a) each assignment and each hour or class in a program of instruction is of equal value; and

(b) a student is deemed to have attended every regularly scheduled hour of instruction or, in the case of a program provided by correspondence or other means, to have submitted each regularly scheduled assignment until the day immediately before the date the student ceases to be enrolled.

28(2)   Aux fins du calcul du pourcentage du programme que l'élève a achevé au moment où il cesse d'être inscrit :

a) chaque travail, chaque heure et chaque classe au sein du programme a valeur égale;

b) l'élève est réputé avoir assisté à chaque heure d'enseignement faisant partie de l'horaire régulier et, dans le cas d'un programme offert par correspondance ou autrement, avoir remis tous les travaux réguliers jusqu'à la veille du jour où il cesse d'être inscrit.

Refund of materials fee

29(1)   Subject to subsection (2), a private vocational institution must refund any materials fee when a student rescinds their contract under section 16 of the Act or when a student ceases to be enrolled in the program of instruction if the student returns the materials to the institution

(a) within 10 days after ceasing to be enrolled in the program; and

(b) in substantially the same condition as the materials were in when they were received by the student.

Remboursement des frais de matériel didactique

29(1)   Sous réserve du paragraphe (2), l'établissement d'enseignement professionnel privé rembourse les frais de matériel didactique à l'élève qui annule son contrat en vertu de l'article 16 de la Loi ou qui cesse d'être inscrit au programme d'enseignement. À cette fin, l'élève doit toutefois avoir rendu à l'établissement, au plus tard 10 jours après avoir cessé d'être inscrit au programme, le matériel didactique essentiellement dans le même état qu'au moment où il l'a reçu.

29(2)   A materials fee is not refundable for materials that

(a) are personal use items; or

(b) have been removed from their packaging.

29(2)   Les frais de matériel didactique ne sont pas remboursables à l'égard de matériel servant à un usage personnel ou ayant été retiré de leur emballage.

29(3)   For certainty, a digital version of a book or text is eligible for a refund if the code used to access its contents has not been used.

29(3)   La version numérique d'un livre ou d'un texte est remboursable tant que le code permettant l'accès à son contenu n'a pas été utilisé.

Non-refundable fees

30   Except as provided under section 16 of the Act, a student is not entitled to a refund of

(a) a registration fee; or

(b) in the case of an international student, the international student administration fee under subclause 11(1)(d)(v) of their student contract.

Frais non remboursables

30   Sauf selon ce que prévoit l'article 16 de la Loi, les élèves ne peuvent se voir rembourser :

a) leurs frais d'inscription;

b) le cas échéant, leurs frais d'administration pour élève international prévus au sous-alinéa 11(1)d)(v) et indiqués dans le contrat de l'élève.

When student ceases to be enrolled

31   Under this regulation, a student ceases to be enrolled in a program of instruction on the earliest of the date that

(a) the private vocational institution

(i) receives the student's written notice of withdrawal from the program of instruction,

(ii) cancels the student's enrolment under section 32, or

(iii) expels the student from their program of instruction; or

(b) the student

(i) exceeds the number of absences allowed under the private vocational institution's attendance policy, or

(ii) graduates from the institution.

Fin de l'inscription d'un élève

31   Pour l'application du présent règlement, un élève cesse d'être inscrit à un programme d'enseignement à la date où survient le premier des événements suivants :

a) l'établissement d'enseignement professionnel privé :

(i) reçoit un avis écrit de la part de l'élève concernant son retrait du programme d'enseignement,

(ii) annule l'inscription de l'élève en vertu de l'article 32,

(iii) renvoie l'élève du programme;

b) l'élève :

(i) excède le nombre d'absences permis selon la politique de l'établissement d'enseignement professionnel privé en matière d'assiduité,

(ii) devient diplômé de l'établissement.

Cancellation of enrolment of international students

32   A private vocational institution that receives written notice that a prospective international student is unable to obtain entry into Canada

(a) must

(i) not enroll the student in a program of instruction, or

(ii) if the student is enrolled, cancel the student's enrolment within five days after receiving the notice; and

(b) must refund any money received from or on behalf of the student.

Annulation de l'inscription des élèves internationaux

32   L'établissement d'enseignement professionnel privé qui reçoit un avis écrit indiquant qu'un futur élève international ne peut obtenir un droit d'entrée au Canada :

a) ne peut inscrire l'élève à un programme d'enseignement ou, s'il y est déjà inscrit, annule l'inscription au plus tard cinq jours après avoir reçu l'avis;

b) rembourse les sommes reçues de l'élève ou en son nom.

Payment of refunds

33(1)   Subject to subsection (2), if a student is entitled to a refund from a private vocational institution, the refund must be paid directly to the student.

Versement des remboursements

33(1)   Sous réserve du paragraphe (2), l'établissement d'enseignement professionnel privé verse le remboursement directement à l'élève qui y a droit.

33(2)   If a student is entitled to a refund and the institution received any payment of the student's fees from a government program, an agency or a person other than the student, the institution must pay the refund, on the student's behalf, to the government, agency or other person.

33(2)   L'établissement qui reçoit, au nom d'un élève qui a droit à un remboursement, le paiement des frais de l'élève de la part d'un programme gouvernemental, d'un organisme ou d'une personne autre que l'élève rembourse la somme directement au gouvernement, à l'organisme ou à la personne au nom de l'élève.

33(3)   The institution must issue a refund payment within 30 days after the refund becomes payable.

33(3)   L'établissement verse dans les 30 jours tout remboursement devenu exigible.

Training Completion Fund

Fonds d'aide à la formation

Information from private vocational institutions

34   To enable administration of the fund, a private vocational institution must provide the following information to the director, at the time and in the manner specified by the director, for each student enrolled in a program of instruction provided by the institution:

(a) the student's name, address and contact information;

(b) the program in which the student is enrolled;

(c) if any portion of the student's fees were paid by or received from a government program, an agency or other person, the name and contact information of the government program, agency or other person;

(d) any other information required by the director to determine eligibility for payments out of the fund.

Renseignements communiqués au directeur par les établissements

34   Aux fins d'administration du Fonds, l'établissement d'enseignement professionnel privé fournit les renseignements qui suivent au directeur, au moment et de la façon que précise ce dernier, à l'égard de chaque élève inscrit à un programme d'enseignement offert par l'établissement :

a) les nom, adresse et coordonnées de l'élève;

b) le programme auquel il est inscrit;

c) si toute partie des frais de l'élève a été payée par un programme gouvernemental, un organisme ou une autre personne, ou reçue de la part d'un d'eux, le nom et les coordonnées du programme, de l'organisme ou de la personne;

d) tout autre renseignement qu'exige le directeur afin d'établir l'admissibilité à des versements provenant du Fonds.

Payments into fund

35(1)   A private vocational institution must pay into the fund 0.5% of the tuition fee paid or payable under each student contract.

Versements dans le Fonds

35(1)   L'établissement d'enseignement professionnel privé verse dans le Fonds 0,5 % des frais de scolarité payés ou exigibles au titre de chaque contrat de l'élève.

35(2)   The institution must make payments due under subsection (1) quarterly throughout the year, and the payment must be in the name of the Minister of Finance and be given to the director.

35(2)   L'établissement remet au directeur les paiements exigibles au titre du paragraphe (1) en quatre versements trimestriels au nom du ministre des Finances.

35(3)   If the institution fails to make a quarterly payment listed in the first column of the following table on or before the date listed opposite in the second column, the institution must also pay a late fee of $150.

January – March April 15
April – June July 15
July – Sept October 15
October – December January 15 of the following year

35(3)   L'établissement qui n'a pas, à la date indiquée en regard à la deuxième colonne, effectué le paiement pour le trimestre visé à la première colonne paie des frais de retard de 150 $ :

janvier à mars le 15 avril
avril à juin le 15 juillet
juillet à septembre le 15 octobre
octobre à décembre le 15 janvier de l'année suivante

35(4)   The director must deposit all payments received into the fund.

35(4)   Le directeur verse dans le Fonds les paiements qu'il reçoit.

35(5)   If the institution is in arrears on their payments into the fund, the minister may, after giving the institution 30 days' notice, suspend or cancel the registrant's registration.

35(5)   Le ministre peut, après avoir accordé un préavis de 30 jours à l'établissement, suspendre ou annuler l'inscription de l'exploitant inscrit lorsque les paiements de l'établissement sont en retard.

Payments out of fund

36(1)   This section applies when amounts in the fund are required to be used to refund tuition fees or to pay for students to complete their program of instruction, as set out in subclauses 11(1)(a)(i) to (iii) of the Act.

Versements sur le Fonds

36(1)   Le présent article s'applique lorsque le Fonds doit servir à rembourser des frais de scolarité ou à payer des élèves pour qu'ils terminent leur programme d'enseignement, comme le prévoient les sous-alinéas 11(1)a)(i) à (iii) de la Loi.

36(2)   If the director is satisfied that it is not reasonably possible to arrange for students to complete their program of instruction, the director must give notice to the following that refunds of the tuition paid for the program may be available:

(a) each affected student;

(b) a government program, agency or other person who paid tuition on behalf of an affected student.

36(2)   Lorsqu'il est convaincu qu'il n'est pas raisonnablement possible de faire en sorte que certains élèves terminent leur programme d'enseignement, le directeur remet aux personnes ou entités qui suivent un avis les informant qu'elles pourraient avoir droit à un remboursement des frais de scolarité payés pour le programme :

a) chaque élève concerné;

b) tout programme gouvernemental ou organisme, ou toute autre personne, ayant payé ces frais au nom d'un élève concerné.

36(3)   The notice must be given by e-mail or regular mail to the student or government program, agency or other person using the address provided under section 34, and include information respecting how the person or entity receiving the notice may claim a refund.

36(3)   L'avis indique la marche à suivre pour demander un remboursement et est remis par courrier ordinaire ou électronique à l'adresse fournie conformément à l'article 34.

36(4)   For certainty, a government program, agency or other person who receives a notice under subsection (2) may submit a claim on behalf of a student.

36(4)   Il demeure entendu qu'un programme gouvernemental, un organisme ou une autre personne qui reçoit l'avis prévu au paragraphe (2) peut demander un remboursement au nom d'un élève.

36(5)   A person who receives notice under this section may claim a refund to be paid out from the fund by

(a) applying for a refund in the approved form;

(b) including with their application, in the case of

(i) a student who makes a claim, a complete copy of their student contract and proof of the amount of tuition paid by or on behalf of the student, or

(ii) a government program, agency or other person who makes a claim, proof, to the satisfaction of the director, of payment of tuition claimed on behalf of the student; and

(c) making the application to the director within six months after the day the director gave notice under subsection (2).

36(5)   La personne qui reçoit l'avis prévu au présent article peut demander un remboursement devant être payé sur le Fonds comme suit :

a) elle utilise la formule approuvée;

b) elle accompagne sa demande :

(i) dans le cas d'un élève, d'une copie de son contrat de l'élève en entier et d'une preuve du montant des frais de scolarité payé par l'élève ou en son nom,

(ii) dans le cas d'un programme gouvernemental, d'un organisme ou d'une autre personne, d'une preuve convainquant le directeur du paiement des frais de scolarité visés;

c) elle présente la demande au directeur au plus tard six mois après le jour où le directeur a remis l'avis.

Security

Garantie

Form and maintenance of security

37(1)   Before being registered, an applicant must provide security in the amount determined under subsection (2) that is in the form of

(a) a bond of a guarantee insurance or surety company authorized to conduct business in the province;

(b) a certified cheque, money order or negotiable bond acceptable to the director; or

(c) an irrevocable letter of credit.

Forme et durée de la garantie

37(1)   Avant son inscription, l'auteur d'une demande fournit une garantie dont le montant est établi en conformité avec le paragraphe (2) et qui prend une des formes suivantes :

a) un cautionnement établi par une compagnie d'assurance de cautionnement ou une compagnie de garantie autorisée à faire affaire dans la province;

b) un chèque certifié, un mandat ou des obligations négociables jugées acceptables par le directeur;

c) une lettre de crédit irrévocable.

37(2)   The amount of the security is determined as follows:

(a) for the initial year of operations, for the amount of tuition revenue the registrant's private vocational institution reasonably expects to collect in the year, as listed in the first column of the following table, the amount listed opposite in the second column;

(b) for each subsequent year, for the amount of tuition revenue collected by the registrant's private vocational institution in the previous year, as listed in the first column of the following table, the amount listed opposite in the second column.

Annual tuition revenue Security amount
$800,000 or less $10,000
$800,001 to $900,000 $20,000
$900,001 to $1,000,000 $30,000
$1,000,001 to $1,100,000 $40,000
$1,100,001 to $1,200,000 $50,000
$1,200,001 to $1,300,000 $60,000
$1,300,001 to $1,400,000 $70,000
$1,400,001 to $1,500,000 $80,000
$1,500,001 to $1,600,000 $90,000
$1,600,001 or more $100,000

37(2)   Le montant de la garantie correspond :

a) pendant la première année d'exploitation, à la somme indiquée à la deuxième colonne du tableau qui suit en regard des revenus provenant des frais de scolarité indiqués à la première colonne que l'établissement d'enseignement professionnel privé de l'exploitant inscrit prévoit raisonnablement de recevoir au cours de l'année;

b) pour chaque année subséquente, à la somme indiquée à la deuxième colonne du tableau qui suit en regard des revenus provenant des frais de scolarité indiqués à la première colonne que l'établissement d'enseignement professionnel privé de l'exploitant inscrit a reçus au cours de l'année précédente :

Revenus provenant des frais de scolarité Garantie
800 000 $ ou moins 10 000 $
800 001 $ à 900 000 $ 20 000 $
900 001 $ à 1 000 000 $ 30 000 $
1 000 001 $ à 1 100 000 $ 40 000 $
1 100 001 $ à 1 200 000 $ 50 000 $
1 200 001 $ à 1 300 000 $ 60 000 $
1 300 001 $ à 1 400 000 $ 70 000 $
1 400 001 $ à 1 500 000 $ 80 000 $
1 500 001 $ à 1 600 000 $ 90 000 $
1 600 001 $ ou plus 100 000 $

37(3)   The security does not bear interest.

37(3)   La garantie ne porte pas intérêt.

37(4)   The security must be maintained

(a) while the application for registration or renewal of registration is pending;

(b) while the registration continues; and

(c) for at least six months after the registration is terminated.

37(4)   La garantie doit demeurer en vigueur :

a) tant qu'une décision n'a pas été rendue à l'égard de la demande d'inscription ou de la demande de renouvellement de l'inscription;

b) pendant la durée de l'inscription;

c) pendant au moins six mois suivant la date à laquelle l'inscription a pris fin.

Cancellation of security

38(1)   A person bound by a security provided under section 37 may cancel the security by giving at least 90 days' notice in writing of intention to cancel to the director and to the person secured.

Annulation de la garantie

38(1)   Les personnes liées par la garantie prévue à l'article 37 peuvent annuler celle-ci après avoir donné au directeur et à la personne garantie un préavis écrit d'au moins 90 jours de leur intention en ce sens.

38(2)   The security is deemed to be cancelled on the date stated in the notice, which date must be at least 90 days after the receipt of the notice by the director.

38(2)   La garantie est réputée annulée à la date mentionnée dans l'avis, laquelle survient au moins 90 jours après la réception de l'avis par le directeur.

38(3)   When a security has been cancelled or the registration has been cancelled or surrendered and the security has not been forfeited, the director must, within six months after the event, deliver the security and any collateral security to the person bound under it or to the person who deposited the security, as the case may be.

38(3)   S'il y a eu annulation de la garantie ou encore annulation ou abandon de l'inscription et que la garantie n'ait pas été confisquée, le directeur peut, dans les six mois qui suivent, remettre cette garantie ainsi que toute garantie accessoire à la personne liée par celle-ci ou à la personne qui l'a déposée, selon le cas.

Forfeiture of security

39(1)   The director may, in their discretion, declare any security provided by a registrant forfeited and, upon such declaration, the amount of the security becomes due and owing by the person bound by it as a debt due the government if

(a) the registrant's private vocational institution is required under a student contract or this regulation to refund fees paid by or on behalf of a student and fails or refuses to do so;

(b) the registrant has been convicted of an offence

(i) under the Act, or

(ii) involving fraud or theft or conspiracy to commit an offence involving fraud or theft under the Criminal Code (Canada),

and the conviction has become final; or

(c) proceedings by or in respect of a registrant have been taken under the Bankruptcy and Insolvency Act (Canada) either by way of assignment or by petition or proceedings have been taken by way of winding-up and, in the case of a petition, a receiving order under the Bankruptcy and Insolvency Act (Canada) or a winding-up order has been made and the order has become final.

Confiscation de la garantie

39(1)   Dans les cas qui suivent, le directeur a le pouvoir discrétionnaire de confisquer toute garantie fournie par l'exploitant inscrit, auquel cas le montant de la garantie devient alors une dette du garant envers le gouvernement :

a) l'établissement d'enseignement professionnel privé de l'exploitant inscrit est tenu, en vertu du présent règlement ou d'un contrat de l'élève, de rembourser les frais payés par l'élève ou en son nom, mais ne les rembourse pas ou refuse de le faire;

b) l'exploitant inscrit a été déclaré coupable de l'une ou l'autre des infractions qui suivent, la déclaration de culpabilité étant devenue définitive :

(i) une infraction à la Loi,

(ii) une infraction prévue par le Code criminel (Canada) qui est liée à une fraude ou à un vol ou à un complot en vue de commettre une fraude ou un vol;

c) une procédure a été entamée en vertu de la Loi sur la faillite et l'insolvabilité (Canada), par voie de cession ou de requête, par l'exploitant inscrit ou à l'égard de celui-ci, ou une procédure a été entamée par voie de liquidation, et, dans le cas d'une requête, une ordonnance de séquestre prévue par la Loi sur la faillite et l'insolvabilité (Canada) ou une ordonnance de mise en liquidation a été rendue, et l'ordonnance est devenue définitive.

39(2)   The director must distribute the proceeds of the security forfeited

(a) first, in full satisfaction of any amount refundable under a student contract or this regulation; and

(b) after that, to the government on account of the reasonable legal and administrative expenses incurred by the government.

39(2)   Le directeur distribue le produit de la garantie confisquée de la manière suivante :

a) il règle d'abord entièrement les sommes remboursables au titre des contrats de l'élève ou du présent règlement;

b) il rembourse ensuite au gouvernement les dépenses raisonnables de nature juridique ou administrative qu'il a engagées.

39(3)   If the amount of all tuition fees to be refunded exceeds the amount of the security, the security must be distributed pro rata.

39(3)   Si le montant de tous les frais de scolarité à rembourser dépasse le montant de la garantie, le produit de la garantie est réparti au prorata.

39(4)   The director may settle and determine all claims with respect to the security under this regulation without notice to the person providing the security.

39(4)   Le directeur peut régler et trancher toute demande d'indemnité touchant la garantie prévue par le présent règlement, et ce, sans obligation d'en aviser la personne l'ayant fournie.

ADMINISTRATIVE PENALTIES AND APPEALS

SANCTIONS ADMINISTRATIVES ET APPELS

Amount of penalty

40   The amount of an administrative penalty issued under section 28 of the Act is as follows:

(a) $1,000 for the first penalty;

(b) $3,000 for a second penalty issued within a three year period;

(c) $5,000 for the third and each subsequent penalty issued within a three year period.

Montant de la sanction

40   Le montant d'une sanction administrative imposée en vertu de l'article 28 de la Loi correspond :

a) à 1 000 $, pour la première sanction;

b) à 3 000 $, pour la deuxième sanction imposée au cours d'une même période de trois ans;

c) à 5 000 $, pour toute sanction subséquente au cours d'une même période de trois ans.

Notice of appeal

41   A notice of appeal filed in accordance with subsection 32(4) of the Act must be submitted in an approved form.

Avis d'appel

41   L'avis d'appel prévu au paragraphe 32(4) de la Loi est déposé au moyen de la formule approuvée.

Appeal board

42(1)   Subject to this section, an appeal board appointed under subsection 33(1) of the Act may establish its own rules of practice and procedure.

Commission d'appel

42(1)   Sous réserve du présent article, la Commission d'appel nommée en application du paragraphe 33(1) de la Loi peut établir ses propres règles de procédure.

42(2)   An appeal board may receive evidence in any manner that it considers appropriate and is not bound by the rules of law respecting evidence applicable to judicial proceedings.

42(2)   La Commission d'appel peut recevoir des éléments de preuve de la façon qu'elle estime indiquée et n'est pas liée par les règles de droit concernant la preuve qui s'appliquent aux instances judiciaires.

GENERAL MATTERS

GÉNÉRALITÉS

Posting certificate of registration

43   A registrant must post on each of the campuses of its private vocational institutions, in a place where it can easily be seen by students and the public, a copy of the certificate of registration issued under subsection 5(1) of the Act.

Affichage du certificat d'inscription

43   L'exploitant inscrit affiche sur chacun des campus de ses établissements d'enseignement professionnel privés, à un endroit où elle sera facilement vue par les élèves et le public, une copie du certificat d'inscription qui lui a été délivré en vertu du paragraphe 5(1) de la Loi.

Restriction on advertising

44   In any advertisement or correspondence or communication with a student or prospective student, a private vocational institution must not refer to the minister, the government or any department of the government other than by the use of the words "registered as a private vocational institution under The Private Vocational Institutions Act".

Restrictions applicables à la publicité

44   L'établissement d'enseignement professionnel privé ne peut, dans ses publicités ou dans la correspondance ou les communications avec un élève actuel ou futur, faire mention du ministre, du gouvernement ou de tout ministère du gouvernement, sauf au moyen des termes « inscrit à titre d'établissement d'enseignement professionnel privé en vertu de la Loi sur les établissements d'enseignement professionnel privés ».

Suspension or cancellation of registration or program approval

45   If the director suspends or cancels a registration or the approval of a program of instruction, the registrant must ensure that

(a) no new students are enrolled in the private vocational institution or program of instruction; and

(b) any students currently enrolled in the private vocational institution or program of instruction complete their training in accordance with their student contract.

Suspension ou annulation de l'inscription ou de l'approbation du programme

45   Lorsque le directeur suspend ou annule l'inscription ou l'approbation d'un programme d'enseignement, l'exploitant inscrit veille :

a) à ce qu'aucun nouvel élève ne soit inscrit à l'établissement d'enseignement professionnel privé ou au programme;

b) à ce que les élèves déjà inscrits à l'établissement ou au programme puissent terminer leur formation comme le prévoit le contrat de l'élève.

Cancellation of registration by registrant

46   Upon request by a registrant, the director may cancel a registration after all currently registered students have completed their programs of instruction and the registrant has provided satisfactory evidence that no new students have been enrolled in the private vocational institution.

Annulation de l'inscription par l'exploitant inscrit

46   À la demande d'un exploitant inscrit, le directeur peut annuler une inscription après que les élèves actuellement inscrits ont terminé leurs programmes d'enseignement et que l'exploitant a fourni une preuve satisfaisante indiquant qu'aucun nouvel élève n'a été inscrit à l'établissement d'enseignement professionnel privé.

TRANSITION, REPEAL AND COMING INTO FORCE

DISPOSITIONS TRANSITOIRES, ABROGATION ET ENTRÉE EN VIGUEUR

Transition

47   A student contract for a program of instruction entered into before this regulation comes into force is subject to the Private Vocational Institutions Regulation, Manitoba Regulation 237/2002, as that regulation read immediately before its repeal.

Dispositions transitoires

47   Les contrats de l'élève visant un programme d'enseignement qui ont été conclus avant l'entrée en vigueur du présent règlement sont assujettis au Règlement sur les établissements d'enseignement professionnel privés, R.M. 237/2002, dans sa version antérieure à son abrogation.

Repeal

48   The Private Vocational Institutions Regulation, Manitoba Regulation 237/2002, is repealed.

Abrogation

48   Le Règlement sur les établissements d'enseignement professionnel privés, R.M. 237/2002, est abrogé.

Coming into force

49   This regulation comes into force on the same day that The Private Vocational Institutions Act, S.M. 2019, c. 10, comes into force.

Entrée en vigueur

49   Le présent règlement entre en vigueur en même temps que la Loi sur les établissements d'enseignement professionnel privés, c. 10 des L.M. 2019.

August 31, 2023Minister of Advanced Education and Training/

31 août 2023La ministre de l'Éducation postsecondaire et de la Formation,

Sarah Guillemard