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Loi sur la bibliothèque de l'Assemblée législative
Ceci est une version archivée non officielle de la Loi sur la bibliothèque de l'Assemblée législative
adoptée par L.M. 1987-88, c. 9 le 17 juillet 1987.
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L.R.M. 1987, c. L120

Loi sur la bibliothèque de l'Assemblée législative

SA MAJESTÉ, sur l'avis et du consentement de l'Assemblée législative du Manitoba, édicte :

Définitions

1

Les définitions qui suivent s'appliquent à la présente loi.

"Commission" La Commission des archives créée sous le régime de l'article 11. ("documents committee")

"document photographique" S'entend notamment des plaques photographiques, des microfilms et des négatifs; "photographie" a le sens correspondant. ("photographie film", "photograph")

"documents publics" Documents de toute nature reçus, réalisés ou détenus par un organisme ou un organisme gouvernemental, ou déposés auprès de ceux-ci. Sont ainsi visés les lettres et leurs copies, les documents, les parchemins, les manuscrits, les registres, les livres, les magazines, les périodiques, les cartes, les plans et les photographies. ("public records")

"juge en chef" S'entend, selon le cas :

a) du juge en chef du Manitoba, quant à la Cour d'appel;

b) du juge en chef de la Cour du Banc de la Reine, quant à la Cour du Banc de la Reine: c)du juge en chef de la Cour provinciale, quant à la Cour provinciale, division criminelle ou division de la famille, aux magistrats ou aux juges de paix. ("chief judge")

"ministère" Le ministère de la Bibliothèque de l'Assemblée législative. ("department")

"ministre" Le membre du conseil exécutif que le lieutenant-gouverneur en conseil charge de l'application de la présente loi. ("minister")

"organisme" et "organisme du gouvernement" Régie, commission, association ou toute autre entité, constituée ou non en corporation, établie dans le cadre d'une loi provinciale et dont les membres, ou les membres du conseil de direction ou du conseil d'administration, satisfont aux conditions suivantes :

a) être nommés par une loi provinciale ou par le lieutenant-gouverneur en conseil;

b) exécuter leurs fonctions à titre d'officiers publics ou de fonctionnaires ou répondre de l'exécution de celles-ci à la Couronne, même indirectement. ("agency", "agency of the government")

"tribunal" La Cour d'appel, la Cour du Banc de la Reine, la Cour provinciale et tout juge de paix. ("court")

PARTIE I

BIBLIOTHÈQUE DE LA LÉGISLATURE

Prorogation du ministère

2

Existe au sein du gouvernement du Manitoba le ministère de la Bibliothèque de l'Assemblée législative, présidé et dirigé par le ministre sous réserve du Règlement de l'Assemblée législative.

Nomination et rémunération de personnel

3

Peuvent être nommés conformément à la Loi sur la fonction publique un bibliothécaire, un archiviste ainsi que le personnel nécessaire aux activités du ministère.

Pouvoir de régie interne du ministre

4

Le ministre peut prendre des arrêtés et édicter des règles relatifs à la régie interne du ministère. Il peut également prendre des règlements et prescrire des formulaires à l'usage de ses cadres et de ses employés.

Entretien de la bibliothèque

5

Le ministère maintient une bibliothèque à l'usage de l'Assemblée législative ainsi qu'aux fins prévues à la présente loi. Cette bibliothèque doit se situer près du siège de l'Assemblée législative.

Achat de livres

6

Sous réserve de l'approbation du ministre, le bibliothécaire achète les livres, les journaux, les opuscules, les magazines, les revues, les rapports et les publications afin d'en garnir la bibliothèque.

Documents publiés au Manitoba

7

Un exemplaire de chaque livre, journal, opuscule, magazine, revue, rapport ou publication de quelque sorte que ce soit conçu, imprimé ou publié au Manitoba doit être déposé à la bibliothèque sur demande écrite du bibliothécaire.

Autorisation du lieutenant-gouverneur en conseil

8

Le lieutenant-gouverneur en conseil peut autoriser le bibliothécaire à poser les actes suivants :

a) prêter aux bibliothèques établies sous le régime d'une loi provinciale les livres, les journaux, les opuscules, les revues, les rapports et les publications qui ne sont pas nécessaires à l'Assemblée législative ou à ses comités;

b) prendre part à des projets de création de bibliothèques publiques dans la province.

PARTIE II

DOCUMENTS PUBLICS ET ARCHIVES

Établissement d'une direction

9(1)

Existe au sein du ministère la Direction des archives et des documents publics, ci-après appelée " Direction".

Garde des archives

9(2)

Les archives et les documents publics de la province du Manitoba sont constitués des documents placés sous la garde de l'archiviste et des archives transférées à la Direction.

Objet de la Direction

9(3)

La Direction a pour objet les activités suivantes :

a) la conservation, le classement, l'indexation et le catalogage des archives et des documents publics confiés à l'archiviste ou transférés à la Direction;

b) la recherche, la collecte et la préservation des documents ayant un rapport avec l'histoire du Manitoba, quelle que soit leur origine;

c) la copie et l'impression des documents publics relatifs à l'histoire législative et à l'histoire du Manitoba.

Acquisition

10(1)

L'archiviste peut acquérir des documents à titre gracieux, à titre de prêt ou à titre onéreux. Il peut mettre sous la garde de la Direction tout document, toute photographie ou toute carte offrant quelque intérêt quant à l'histoire du Manitoba. Il le fait, le cas échéant, selon les modalités stipulées par le donateur, par le testateur, par le prêteur ou par le vendeur.

Dépôt de certaines archives

10(2)

Avec le consentement de l'archiviste, les cités, les villes, les villages, les municipalités rurales, les districts scolaires, les divisions scolaires ou les zones scolaires peuvent déposer leurs archives et leurs autres documents auprès de la Direction afin que celle-ci les conserve.

Décret ministériel

10(3)

Le ministre peut prendre des arrêtés et édicter des règles relatifs à la régie interne de la Direction. Il peut également prendre des arrêtés et prescrire des formulaires à l'usage des cadres et des employés de la Direction.

Commission des archives

11(1)

Existe la Commission des archives, composée des personnes suivantes :

a) le sous-procureur général ou son délégué:

b) le vérificateur provincial ou son délégué;

c) le sous-ministre des Finances ou son délégué;

d) le sous-ministre des Travaux publics ou son délégué;

e) l'archiviste ou son délégué;

f) les personnes nommées dans le cadre du paragraphe (2).

Nomination

11(2)

Le lieutenant-gouverneur en conseil peut nommer jusqu'à trois membres de la Commission, pour un mandat de trois ans. Les personnes ainsi nommées restent en fonction jusqu'à nomination de leur successeur.

Quorum

11(3)

Le quorum de la Commission est constitué de la majorité des membres.

Président

11(4)

L'archiviste ou son délégué est le président de la Commission.

Interdiction de détruire ou d'enlever des documents publics

12(1)

À moins que la présente loi ne le prévoie ou que les règlements ne l'autorise, il est interdit de détruire des documents publics, de les enlever des classeurs ou des bureaux d'un ministère ou d'un organisme gouvernemental ou de les prendre au représentant d'un ministère ou d'un organisme qui les possède ou qui en a la garde. Le présent paragraphe s'applique malgré toute autre loi, mais sous réserve des dispositions de la Loi sur l'administration financière.

Utilisation des documents publics

12(2)

Lorsque le ministre responsable d'un ministère ou le responsable d'un organisme gouvernemental estime que pour réaliser une économie d'espace dans les édifices publics le ministère ou l'organisme a intérêt à détruire, à photographier avant de détruire ou à confier à la Direction les documents publics dont il a la garde, qu'il possède ou détient dans ses classeurs ou bureaux, ou ceux qu'un de ses représentants possède ou garde, il doit exiger de la Commission quelle agisse à cet égard conformément aux dispositions de la présente loi, à moins que cela soit contraire à l'intérêt public.

Modification de la nomenclature

12(3)

Lorsqu'il apparaît nécessaire ou opportun de modifier une nomenclature préparée par la Commission, le ministre, le président ou le représentant visé au paragraphe (2) peut demander à la Commission de revoir la nomenclature initiale.

Réunions

12(4)

La Commission se réunit sur convocation du président. Elle doit s'acquitter des tâches suivantes :

a) examiner les questions que lui soumettent les ministères et les organismes;

b) classer les documents publics du ministère ou de l'organisme que vise l'avis;

c) préparer une nomenclature indiquant les catégories de documents publics et préparer des recommandations à l'égard des questions suivantes :

(i) les documents publics que le ministère ou l'organisme doit garder indéfiniment;

(ii) les documents publics qui peuvent être détruits après avoir été photographiés;

(iii) les documents publics pouvant être détruits sans avoir été photographiés;

(iv)les documents publics qui doivent être confiés à la Direction.

Période de conservation avant destruction

12(5)

Lorsque la Commission recommande la destruction d'une catégorie quelconque de documents publics d'un ministère ou d'un organisme, elle peut également établir dans la nomenclature qu'elle a préparé la période pendant laquelle les documents publics visés doivent être conservés avant que ne soit autorisée leur destruction.

Procédure et principes de classement des documents publics

12(6)

La Commission suit la procédure et les principes établis par règlement lorsqu'elle classe des documents publics dans le cadre du présent article.

Envoi de la nomenclature

12(7)

La Commission envoie au ministre la nomenclature dès celle-ci achevée. Elle peut y joindre un rapport supplémentaire ou un mémoire pertinent si elle le désire.

Archives judiciaires

12(8)

Aux fins de la présente partie, les archives judiciaires sont des documents publics que l'entité administrative sous la responsabilité du membre du conseil exécutif chargé de l'administration de la justice dans la province conserve dans ses classeurs, ses bureaux, qu'elle a en sa possession ou qu'elle garde.

Instruments gardés par le registraire de district

12(9)

Aux fins de la présente partie, les instruments, les archives, les dossiers et le courrier gardés par le registraire de district des bureaux de district des titres fonciers sont des documents publics placés sous la possession ou la garde du registraire de district afin qu'il en soit disposé conformément à la Loi sur les biens réels ou à la Loi sur l'enregistrement foncier.

Approbation de la nomenclature

13(1)

Le ministre peut, par arrêté écrit, approuver les nomenclatures préparées par la Commission aux termes de l'article 12, ainsi que les rapports et les mémoires qui les accompagnent. Dans le cas contraire, il peut les renvoyer à la Commission.

Autorisation du ministre pour la disposition des documents publics

13(2)

Dès approbation de la nomenclature en vertu du paragraphe (1) et, le cas échéant, des rapports et des mémoires qui l'accompagnent, le ministre, le président ou encore le cadre du ministère ou de l'organisme concerné peut autoriser la disposition des documents publics de la manière prévue à la nomenclature et dans les rapports ou les mémoires qui l'accompagnent, le cas échéant. Il en est alors disposer en conséquence.

Photographie des documents publics devant être détruits

13(3)

Lorsqu'est autorisée la destruction d'une catégorie de documents publics sous réserve de leur photographie préalable, le ministre, le président ou le cadre visé au paragraphe (2) voit à réaliser des documents photographiques de tous les documents publics de cette catégorie et à les conserver de la manière prévue à la nomenclature.

Approbation du juge en chef

13(4)

Avant d'approuver une nomenclature préparée par la Commission dans le cadre de l'article 12 eu égard à la destruction des archives judiciaires, le ministre doit attendre que le juge en chef du tribunal ait approuvé la nomenclature ainsi que les rapports ou les mémoires qui les accompagnent, le cas échéant.

Valeur probante des documents photographiques

14

L'épreuve tirée des documents photographiques des documents publics photographiés aux termes de l'article 13 ou selon un usage établi pour la photographie de tels documents peut être reçue à titre de preuve valant original pour les fins et dans les circonstances pour lesquelles celui-ci peut être reçu en preuve, pourvu que les conditions qui suivent soient satisfaites :

a) l'original du document gouvernemental concerné n'est pas disponible;

b) le ministre, le président ou le cadre du ministère ou de l'organisme, ou l'archiviste, qui a la garde du document photographique atteste que le document public en question a été photographié conformément à l'article 13 ou selon un usage établi pour la photographie des documents publics.

Consultation des documents publics

15

Lorsque l'intérêt public l'exige, le lieutenant-gouverneur en conseil peut ordonner qu'un document gouvernemental d'un ministère ou d'un organisme, ou qu'un document gouvernemental confié à la Direction, ne puisse plus être consulté par le public pour la période qu'il fixe.

Règlementation

16

Le lieutenant-gouverneur ne conseil peut prendre des règlements d'application compatibles avec la présente loi et conformes à son esprit; ces règlements ont force de loi. Il peut notamment, par règlement :

a) prévoir la nature des documents publics ayant valeur d'archive qui doivent être conservés indéfiniment;

b) sans limiter la portée de l'alinéa a), indiquer les catégories de lettres ou de mémoires qui sont d'une nature si éphémères que leur destruction peut être autorisée par le ministre responsable d'un ministère, ou par le président ou le responsable d'un organisme gouvernemental;

c) donner les principes que doit suivre la Commission dans la classification des documents publics et la préparation des nomenclatures prévues à la présente loi;

d) régir les questions découlant de l'application de la présente loi et, en particulier, la procédure de disposition ou de conservation des documents publics ainsi que le transfert des documents publics à la Direction des archives.

PARTIE III

DISPOSITION GÉNÉRALE

Rapport annuel

17

Est préparé annuellement, et déposé devant l'Assemblée lors de la session suivante, un rapport des activités du ministère.