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It has been in effect since February 26, 2022.
Legislative history
| C.C.S.M. c. G90 | The Government Purchases Act | ||
| Enacted by | Proclamation status (for any provisions coming into force by proclamation) | ||
| RSM 1987, c. G90 | • whole Act – in force: 1 Feb. 1988 (Man. Gaz.: 6 Feb. 1988) | ||
| Amended by | |||
| SM 2001, c. 39, s. 31 |
• in force: 1 May 2002 (Man. Gaz.: 18 May 2002) |
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| SM 2007, c. 16 |
• in force: 1 Apr. 2009 (Man. Gaz.: 28 Feb. 2009) |
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| SM 2011, c. 37, s. 10 | |||
| SM 2021, c. 11, s. 65 |
• in force: 26 Feb. 2022 (proclamation published: 18 Feb. 2022) |
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NOTE: Proclamations published in The Manitoba Gazette before December 1, 2009 are not available online.
Proclamations published after May 10, 2014 are published only on this website.
Previous version(s)
Note: Earlier consolidated versions are not available online.
Regulations
Regulations under The Government Purchases Act in force on April 12, 2024 (unless otherwise noted).
| Number | Title | |||
| 65/2009 | Government Purchases RegulationRegistered: March 31, 2009Published: April 11, 2009 NOTE: This is the first version. It has not been amended. |
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The Government Purchases Act, C.C.S.M. c. G90
Loi sur les achats du gouvernement, c. G90 de la C.P.L.M.
Table of Contents
Section
3Appointment of General Purchasing Agent and staff
4Duties of General Purchasing Agent
5All purchases subject to review of General Purchasing Agent
6Where purchase made without authority
8Establishment of standards and uniform contracts
9Purchases in bulk and appropriation for same
10Authority to pay incidental charges and expenses
12Except in certain cases, goods to be requisitioned
14Repealed
16Duty of General Purchasing Agent on receipt of a requisition
Table des matières
HER MAJESTY, by and with the advice and consent of the Legislative Assembly of Manitoba, enacts as follows:
SA MAJESTÉ, sur l'avis et du consentement de l'Assemblée législative du Manitoba, édicte :
Definitions
1 In this Act,
"compliant bid" means a bid
(a) made by a person who has met all conditions imposed in the request for tenders on persons seeking the contract in question, and
(b) that meets all requirements for the goods to be purchased set out in the request for tenders; (« soumission conforme »)
"General Purchasing Agent" means the General Purchasing Agent appointed under this Act; (« responsable général des Achats »)
"minister" means the member of the Executive Council charged by the Lieutenant Governor in Council with the administration of this Act. (« ministre »)
Définitions
1 Les définitions qui suivent s'appliquent à la présente loi.
« ministre » Le membre du Conseil exécutif chargé par le lieutenant-gouverneur en conseil de l'application de la présente loi. ("minister")
« responsable général des Achats » Le responsable général des Achats nommé aux termes de la présente loi. ("General Purchasing Agent")
« soumission conforme » Soumission qui :
a) d'une part, est présentée par un soumissionnaire qui respecte les conditions imposées dans l'appel d'offres;
b) d'autre part, répond aux exigences applicables aux biens que vise l'appel d'offres. ("compliant bid")
BUREAU AND STAFF
BUREAU ET PERSONNEL
Purchasing bureau
2 To provide more efficiently for the requirements of the public service, there shall be a Purchasing Bureau over which the minister shall preside, and he shall have the direction and management of that bureau.
Constitution du Bureau
2 Le Bureau des achats est constitué afin de pourvoir de façon plus efficace aux besoins de l'Administration publique. Il est placé sous la direction du ministre qui en a la gestion et l'administration.
Appointment of General Purchasing Agent and staff
3 A special officer, who shall be known as: "the General Purchasing Agent", and such other officers and employees as may be required for the proper conduct of the work of the Purchasing Bureau may be appointed under Part 3 of The Public Service Act.
Nominations
3 Peuvent être nommés en conformité avec la partie 3 de la Loi sur la fonction publique le responsable général des Achats ainsi que le personnel nécessaire au fonctionnement du Bureau des achats.
HOW PURCHASES TO BE MADE
FAÇON DE FAIRE LES ACHATS
Duties of General Purchasing Agent
4 The General Purchasing Agent shall arrange for the purchase of any and all commodities of any nature whatsoever that may be required for the use of the various departments of the public service of the province with the following exceptions:
(a) materials required for work to be done under departmental orders issued in connection with "Repair and Alteration Requisitions" or supplies, equipment, and apparatus of technical nature, all of which may be purchased as may be necessary by such other official as the minister may designate and subject to the direction and approval of the minister of the department affected;
(b) contracts for the erection, repair, or alteration of buildings for the use of any service under the government do not come within the jurisdiction of the General Purchasing Agent;
(c) such supplies as may be required in emergency, as drugs at the various institutions and sundry supplies, the need for which it is not possible to anticipate until the actual necessity is apparent, may be purchased in the discretion of the responsible official in charge of the department or institution or the work where the need arises, without reference to the General Purchasing Agent, but subject at all time to the approval of the minister presiding over the department in which the occasion arises and with all due economy.
Fonctions du responsable général des Achats
4 Le responsable général des Achats pourvoit à l'achat des marchandises de toute nature nécessaires à l'usage des divers ministères de l'Administration publique de la province, sous réserve des exceptions suivantes :
a) les matériaux nécessaires aux travaux à entreprendre suite aux arrêtés ministériels ayant trait aux "réquisitions relatives aux réparations et modifications", ainsi que les fournitures, équipements et appareillages techniques. Sous réserve de l'approbation et des instructions du ministre concerné, le fonctionnaire désigné par le ministre peut les acheter selon les besoins;
b) l'édification, la réparation et la modification des bâtiments affectés aux divers services du gouvernement;
c) les fournitures nécessaires en cas d'urgence et dont le besoin n'est pas prévisible, notamment des médicaments et approvisionnements divers, qui peuvent, sous réserve de l'approbation du ministre responsable du ministère touché par l'urgence, être achetées avec toute l'économie nécessaire par le responsable du ministère, de l'institution ou des travaux pour lequel leur besoin se fait sentir.
All purchases subject to review of General Purchasing Agent
5 All such purchases made without prior reference to the General Purchasing Agent or any of his assistants are subject to review and report by him to the minister of the department affected.
Examen des achats par le responsable général
5 Le responsable général des Achats peut examiner les achats faits sans que lui ou un de ses adjoints ne soient consultés et en faire rapport au ministre concerné.
Where purchase made without authority
6 Where a purchase is made without due authority by any official on the plea of emergency, if it appears from the invoice that excessive prices were charged, and the purchase was not warranted on the ground of emergency, or the emergency was due to the negligence of the official in failing to make proper requisitions in proper time, the General Purchasing Agent shall report the facts to the minister of the department affected with evidence of the negligence, lack of emergency, or exorbitant price, and the minister may surcharge the official with any excess cost to the government on the purchase, and deduct that excess from the salary of the official.
Achats non fondés
6 Le responsable général des Achats fait parvenir au ministre concerné un rapport motivé des cas où il appert que les achats faits au motif d'urgence l'ont été pour un prix exorbitant, qu'aucune urgence ne les motivait ou que l'urgence invoquée était due à la négligence du responsable de faire les achats voulus en temps opportun. Le ministre peut alors imputer aux responsables les coûts supplémentaires reliés à ces achats et déduire ces coûts de leur salaire.
Purchasing rules
7(1) All purchases of goods made under authority of this Act are subject to the following rules:
(a) all purchases must be made in the most economical manner possible;
(b) whenever possible, competitive offers are to be obtained through the use of public tenders or similar means;
(b.1) whenever possible, purchases must be made in accordance with the barrier-free purchasing guidelines, if such guidelines are prescribed by regulations made under this Act;
(c) every request for tenders must set out
(i) the conditions that must be met by persons bidding on the contract in question,
(ii) the requirements for the goods in question, and
(iii) the criteria on which compliant bids will be evaluated;
(d) subject to the regulations, when public tenders or similar means are used, the contract must be awarded as follows:
(i) if the request for tenders states that price is to be the deciding factor between compliant bids, the contract must be awarded to the compliant bid with the lowest price,
(ii) in any other case, the contract must be awarded to the compliant bid that receives the highest rating using the evaluation criteria set out in the request for tenders.
Règles applicables aux achats
7(1) Les règles qui suivent s'appliquent à l'achat de biens sous le régime de la présente loi :
a) les achats sont faits aussi économiquement que possible;
b) autant que faire se peut, des offres à prix concurrentiel sont obtenues au moyen de soumissions publiques ou par une méthode semblable;
b.1) autant que faire se peut, les achats doivent être faits en conformité avec les directives sur l'approvisionnement sans entrave qui ont pu avoir été prises par les règlements d'application de la présente loi;
c) les appels d'offres font état :
(i) des conditions imposées aux soumissionnaires,
(ii) des exigences applicables aux biens en question,
(iii) des critères d'évaluation des soumissions conformes;
d) sous réserve des règlements, lorsque des soumissions publiques ou une méthode semblable sont utilisées, le marché est attribué comme suit :
(i) si l'appel d'offre précise que le prix est le facteur déterminant, le marché est attribué au moins-disant ayant présenté une soumission conforme,
(ii) dans tous les autres cas, le marché est attribué au soumissionnaire ayant présenté la soumission conforme la mieux cotée à la suite d'une évaluation faite selon les critères indiqués dans l'appel d'offres.
Responsible manufacturer policy
7(2) For the purchase of classes of goods prescribed by regulation, persons bidding must establish that the goods have been or will be produced in accordance with minimum fair labour practices prescribed by regulation.
Pratiques équitables minimales en matière de travail
7(2) En ce qui concerne l'achat de catégories de biens établies par règlement, le soumissionnaire est tenu de démontrer que les biens ont été produits ou le seront conformément aux pratiques équitables minimales fixées par règlement en matière de travail.
Establishment of standards and uniform contracts
8 The General Purchasing Agent, subject to the approval of the minister of the department affected, shall establish standards for all articles for the use of the various departments of the public service and branches thereof, and shall make, or cause to be made, any test or examination or analysis necessary therefor, and frame, or cause to be framed, uniform specifications therefor, and standard and uniform forms of contract for the supply of such articles.
Établissement de normes et de formulaire
8 Sous réserve d'approbation par le ministre concerné, le responsable général des Achats fixe les normes de tous les articles destinés à l'usage des divers ministères de l'Administration publique ainsi qu'à leurs directions. Il fait à cet égard les essais, examens et analyses nécessaires, ou y pourvoit. Il détermine ou fait déterminer les caractéristiques de ces articles et établit, ou fait établir, des contrats-types d'approvisionnement.
Purchases in bulk and appropriation for same
9 Where the General Purchasing Agent is of the opinion that purchases in bulk of commodities and supplies of any kind for use in or for the purposes of the various departments of the public service, are advisable, he may, with the approval of the Lieutenant Governor in Council, cause such bulk purchases to be made; in which event the total cost of those purchases shall be defrayed out of an account to be provided for the purpose in the accounts of the government, to be known as: "Open Ledger Account Stores Stock", and that appropriation shall be reimbursed from the various appropriations affected as the commodities in question are distributed to the respective branches of the public service.
Achats en gros
9 Le responsable général des Achats peut, avec l'approbation du lieutenant-gouverneur en conseil, faire les achats en gros qu'il juge opportuns de marchandises et de fournitures de toutes sortes destinées à l'usage des divers ministères de l'Administration publique, ou y pourvoir. Le coût total de ses achats est imputé à un des comptes du grand livre général du gouvernement, compte désigné sous le nom de « marchandises en stock ». Ce débit est compensé par les diverses affectations faites au fur et à mesure que ces marchandises sont distribuées aux différentes directions de l'Administration publique.
Authority to pay incidental charges and expenses
10 Where in this Act authority is given for the purchase or purchase in bulk of commodities, goods, or supplies of any kind, that authority includes authority to pay charges necessary and incidental for the purpose of the acquirement and delivery of the commodities, goods, or supplies, in a form or condition in which, and at a place where, they can be used for the purpose for which they are acquired; and without restricting the generality of the foregoing, includes authority to pay, with respect to the commodities, goods, or supplies, so acquired,
(a) railway, ship, or other freight charges, trucking charges, and express charges, and the charges for packing, loading, and unloading, them;
(b) storage charges;
(c) insurance charges; and
(d) charges for processing or fabricating them as may be necessary and incidental for the purpose aforesaid.
Frais et dépenses accessoires
10 Le pouvoir conféré par la présente loi d'acheter des marchandises, biens et fournitures divers, même en gros, comprend celui d'assumer les frais accessoires nécessaires à l'achat et à la livraison de ces biens dans l'état et à l'endroit qui en permettent l'usage pour lequel ils sont acquis. Ce pouvoir comprend notamment l'habilité de payer, à l'égard de ces biens :
a) les frais de transport par chemin de fer, bateau ou autre fret, ceux de camionage et de livraison exprès, ainsi que ceux d'emballage et de manutention;
b) les frais d'entreposage;
c) les frais d'assurance;
d) les frais reliés à la conception et à la réalisation des modifications nécessaires pour adapter ces biens à l'usage pour lequel ils sont acquis.
Requisitions in writing
11 All requisitions for the purchase of all kinds of commodities and supplies required for the purposes of the public service of the province shall be in writing and in such form as may be approved by the Minister of Finance.
Demandes écrites
11 Les demandes relatives aux achats de marchandises et fournitures nécessaires à l'Administration publique de la province sont faites par écrit et présentées en la forme que peut approuver le ministre des Finances.
Except in certain cases, goods to be requisitioned
12 Except in cases of emergency as hereinbefore provided and of the purchase of goods in bulk for stores stock, no purchase shall be made by the General Purchasing Agent or any of his assistants unless there is a written requisition therefor signed by the officer requiring them, and the requisition is approved in writing by the member of the Executive Council in charge of the department affected, or his deputy, or the incumbent to an authorized position of the department designated for the purposes of this section by the member of the Executive Council in charge of that department.
Nécessité de présenter des demandes écrites
12 Sauf dans les cas d'urgence visés par la présente loi et les achats en gros aux fins de stockage, le responsable général des Achats et ses adjoints ne peuvent faire d'achat sans une demande écrite signée par celui qui la fait. Cette demande est approuvée par le membre du Conseil exécutif responsable du ministère concerné, ou encore par le sous-ministre ou le titulaire d'un poste reconnu au sein du ministère visé que ce membre du Conseil exécutif désigne pour l'application du présent article.
Formal contracts
13 On approval by the minister of the department affected the General Purchasing Agent shall cause formal contracts to be drawn up for the signature of the parties concerned and present them to that minister for execution.
Contrats formels
13 Une fois l'approbation du ministre concerné donnée, le responsable général des Achats fait préparer des contrats formels destinés à être signés par les parties. Il les présente alors au ministre concerné pour qu'ils soient passés.
14 [Repealed]
14 [Abrogé]
Records, etc., to be kept
15 The General Purchasing Agent shall cause to be kept such books of record, price lists, tabulation of quotations and forms of account as shall be approved by the Minister of Finance; and those records shall at all times be available to the Auditor General or the minister of any department interested.
Conservation de documents comptables
15 Le responsable général des Achats fait dresser les registres, listes de prix, tableaux de devis et formulaires comptables qu'approuve le ministre des Finances. Le vérificateur général et les ministres touchés ont en tout temps accès à ces documents.
Duty of General Purchasing Agent on receipt of a requisition
16 Where the General Purchasing Agent has received a requisition in due form he shall
(a) secure quotations for the commodities required; and
(b) indicate by means of the issuing of an order from whom the purchase is to be made.
Exécution des demandes
16 Sur réception des demandes en bonne et due forme, le responsable général des Achats :
a) obtient des devis relatifs aux marchandises demandées;
b) désigne le fournisseur en lui adressant un bon de commande.
REGULATIONS
RÉGLEMENTATION
Regulations
17 The Lieutenant Governor in Council may make regulations
(a) for the purpose of clause 7(1)(d), respecting when a contract need not be awarded to the compliant bid with the lowest price or the highest-rated compliant bid;
(b) prescribing minimum fair labour practices and classes of goods for the purpose of subsection 7(2);
(c) respecting when the responsible manufacturer policy set out in subsection 7(2) does not apply;
(c.1) establishing barrier-free purchasing guidelines for the purpose of clause 7(1)(b.1);
(d) respecting any matter necessary or advisable to carry out the purposes of this Act.
Règlements
17 Le lieutenant-gouverneur en conseil peut, par règlement :
a) pour l'application de l'alinéa 7(1)d), prévoir dans quels cas le marché n'est pas obligatoirement attribué au soumissionnaire ayant présenté la soumission conforme la moins élevée ou la mieux évaluée;
b) fixer des pratiques équitables minimales en matière de travail et établir des catégories de biens pour l'application du paragraphe 7(2);
c) prévoir dans quels cas la politique visée au paragraphe 7(2) ne s'applique pas;
c.1) prendre des directives sur l'approvisionnement sans entrave pour l'application de l'alinéa 7(1)b.1);
d) prendre toute autre mesure nécessaire ou utile à l'application de la présente loi.